O conceito que as pessoas têm do que é um escritório moderno não existe mais, o que exigiu das empresas que reinventassem sua gestão de registros, afinal, hoje, esse escritório pode ser a sala da casa do funcionário.
Claro, isso impactou diretamente na forma com que todos lidam com documentos físicos e digitais, já que, agora, essas informações precisam estar disponíveis em qualquer lugar, a qualquer hora e pode ter decretado o começo do fim do uso (abuso) de papel nas empresas.
Apesar dessa transição ainda ser lenta, com muitas empresas presas ao passado, a verdade é uma só: com equipes distribuídas remotamente ou de maneira híbrida é urgente acabar com a dependência do papel. Empresas que já embarcaram nessa jornada, estão descobrindo que podem ser muito mais eficientes dessa maneira.
Integração de sistemas ao processo digital
As empresas estão entrando em uma nova era de registros e governança da informação, e a gestão de registros, outrora realizada sobre papeis espalhados por mesas, armários, salas de arquivos, gavetas e depósitos, aos poucos está se tornando digital.
Conforme a gestão de registros é transformada de um processo baseado em documentos físicos e impressos para o DRIP, esse processo é automatizado e algumas restrições, como proximidade e distribuição são eliminadas. Além disso, é possível integrar outros sistemas e processos.
E isso é possível capturando e convertendo qualquer registro ou documento em papel no ponto de entrada, tornando-o digital e criando um processo consistente de redução do uso de papel, mesmo que, por algum motivo, seja necessária uma abordagem híbrida para manter o documento físico.
Da mesma forma, conforme a transição para um processo digital caminha, é possível reduzir a necessidade de armazenar cópias impressas desses documentos e registros. Simplificando, no momento que a digitalização alcançar todos os setores da empresa e, por meio de um aplicativo baseado na nuvem, os funcionários consigam acessar as informações que desejam, o processo de reinvenção da gestão de registros já estará em andamento.
Uma nova gestão de registros
Existem alguns componentes críticos para migrar de um programa de gestão de registros híbrida para o DRIP, que é um processo totalmente digital. Há uma complexidade inerente ao processo que exige que todas as peças interdependentes se alinhem e tornem a gestão de registros mais consiste.
O primeiro desafio é tornar o registro digital no registro oficial da empresa e não como uma cópia conveniente de um registro físico. Com a adoção de órgãos governamentais aos registros digitais, essa mudança já vem ocorrendo. Além disso, já é possível gerar um original digital completo com autenticação, como uma assinatura digital, que já é aceito como um documento oficial por todas as empresas.
Dessa forma, o objetivo é criar e reter documentos digitais usando repositórios eletrônicos e que esses repositórios sejam integrados ao processo de informação completo. Isso significa que sistemas de negócios, marketing, atendimento ao cliente precisam trabalhar de forma integrada.
Mas não é isso que se vê na maioria das empresas. Mesmo quando as informações são eletrônicas elas se espalham por drives compartilhados, pen drives, aplicativos, caixas de e-mail e na nuvem sem padrões ou governança adequada.
Portanto, chegou a hora de reinventar todo o processo de registros com DRIP e reconhecer como as informações são criadas e fluem por toda a empresa com mais eficiência, para, na sequência, construir um sistema que atenda às necessidades da empresa.
Apesar do modelo de gestão de registros físicos ter funcionado muito bem no passado, ele não resolve os problemas digitais, nem é uma resposta para reduzir o uso de papel e permitir uma migração para processos digitais mais eficientes.
Então, em um momento de crescimento do trabalho remoto ou híbrido, que as empresas precisam encontrar maneiras de facilitar o acesso aos documentos não importando o local onde o funcionário estiver, o DRIP pode ser a solução. Quer saber mais? Fale com um dos nossos especialistas.
