Desde 2013 o Banco Central vem anunciando medidas para reduzir os custos operacionais que envolvem o recebimento e manutenção de informações enviadas por instituições financeiras – o projeto Otimiza BC. Uma das mais recentes iniciativas do projeto, que visa melhorar a eficiência e aumentar a competitividade do setor financeiro, foi a publicação da Resolução CNM 4.474/16, que estabelece procedimentos para a produção e a gestão de documentos digitalizados nas instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil.
Em linhas gerais, a Resolução aponta que o documento digitalizado tem o mesmo valor legal que o documento de origem e, também, que os documentos de origem podem ser descartados, desde que o processo de digitalização de documentos cumpra regras como:
- Produção e manutenção de cópia de segurança dos documentos digitalizados
- Utilização do padrão de assinatura digital
- Proteção contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados
- Padrão de qualidade na digitalização de documentos
- Indexação dos documentos
- Manutenção dos documentos digitalizados e suas cópias de segurança em território nacional
Como garantir a autoria e integridade na digitalização de documentos
Nos procedimentos instituídos pela Resolução 4.474, o Banco Central determinou que a única assinatura produzida com certificado digital legalmente reconhecida é o padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, apenas a tecnologia ICP-Brasil produz os efeitos desejados pela Resolução, a saber: integridade, autenticidade, confidencialidade e a possibilidade de rastreamento do documento digitalizado.
Para o procurador André Garcia, “o processo de digitalização, em quaisquer de suas vertentes, seja para o direito público, seja, mesmo, para o privado, imprescinde da utilização do certificado digital ICP-Brasil, única forma de se assegurar a autoria e a integridade do documento eletrônico, pois gera-se a certeza de que aquele documento foi digitalizado por quem afirma o ser bem como permite que quaisquer alterações posteriores sejam verificadas”.
Indexando o documento
No processo de digitalização de documentos, devem ser inseridos metadados de indexação, possibilitando a sua localização, gerenciamento e preservação, assim como posterior conferência da regularidade do processo adotado.
Mas quais seriam esses metadados? Para garantir o seu total reconhecimento jurídico, advogados aconselham que o documento seja indexado com:
- Dados biométricos da assinatura
- Vínculo do documento com assinatura
- Assinatura digital do documento
- Carimbo de tempo
- Geolocalização
- Imagens do usuário
- Documentos do usuário
- Validação biométrica em tempo real
- Trilha de auditoria do processo de assinatura
- Trilha de auditoria do processo de validação biométrica
Foque no realmente importa para o negócio
Manter a conformidade com as normas da Resolução 4.474 não deve ser uma preocupação dos líderes de negócios. Bancos e demais instituições financeiras devem aproveitar a expertise oferecida por empresas como a Access, especializadas na digitalização de documentos, e a sua guarda, gestão, destruição e armazenamento, de forma segura, evitando falhas que causam a perda de confiança do cliente, danos à reputação, multas e sanções regulatórias.
Oferecido no modelo BPO (Business Process Outsourcing), as nossas soluções de guarda e gestão de documentos oferecem, com total segurança, para o setor financeiro:
- Armazenamento de ativos físicos e digitais
- Destruição segura e serviços de eliminação
- Digitalização e indexação de arquivos
- Rápida recuperação de documentos
Além disso, oferecemos locais separados e seguros para a guarda dos documentos digitalizados e suas cópias de segurança, caso não tenhamos efetuado o serviço de digitalização, como dispõe o Art.13 – 3º., com processos fim a fim documentados e auditáveis.
