Saiba como a digitalização de documentos e processos dá suporte aos princípios do Lean

Desenvolvido pela indústria automobilística na década de 1990, o Lean é uma filosofia de gestão inspirada em práticas e resultados do Sistema Toyota, que visa eliminar desperdícios continuamente e resolver problemas de forma sistemática, orientado à criação de valor para o cliente. Conhecida como Lean Manufacturing, o conceito foi ampliado e levado para fora das fábricas e, com a chegada de inovadoras soluções para a digitalização de documentos e processos, chegamos ao chamado Lean Office.

Segundo Marcelo Cavaglieri e Jordan Paulesky Juliani, especialistas em Gestão Empresarial e Gestão da Informação, durante muito tempo os arquivos foram considerados como um local de depósito de documentos que só precisavam ser utilizados eventualmente para comprovar alguma transação em caso de fiscalização ou processos jurídicos.

Mas, com o tempo, líderes de negócios identificaram a importância da informação no processo decisório e o papel do arquivo passou de um simples depósito de documentos a um setor estratégico, capaz de organizar, armazenar e processar informações utilizadas pelos diversos setores da empresa.

Mas organizar, armazenar e processar informações distribuídas em centenas ou milhares de documentos em papel e outros meios, como e-mails e imagens, por exemplo, é uma tarefa quase impossível. Nesse cenário entram em cena as tecnologias de digitalização de documentos e processos, integradas ao conceito Lean, que permitem tornar o fluxo de trabalho e as informações mais visíveis, com uma gestão da informação sem desperdícios como demora na recuperação de documentos, falta de padronização na criação de documentos e ausência de uma trilha de auditoria.

Os maiores desperdícios

 Migrar o conceito Lean da área fabril para o “escritório” não é simples, já que é bem mais fácil identificar o desperdício na cadeia de suprimentos do que na área administrativa. O caminho das informações e o passo a passo de processos muitas vezes são intangíveis, o que torna difícil a identificação de desperdícios e problemas.

Com a digitalização de documentos e processos, é possível evitar desperdícios como:

• Espera: é o recurso perdido enquanto pessoas esperam por informações, reuniões, assinaturas e assim por diante
• Estratégia: é o valor perdido ao implementar processos que satisfazem objetivos de curto prazo, mas que não agregam valor aos clientes e investidores
• Confiabilidade: é o esforço necessário para corrigir resultados imprevisíveis devido a causas desconhecidas
• Padronização: é a energia gasta por causa de um trabalho não ter sido feito da melhor forma possível por todos os responsáveis
• Agenda: é a má utilização dos horários e da agenda
• Erros: são causados pelos esforços necessários para refazer um trabalho que não pôde ser utilizado
• Tradução: é o esforço requerido para alterar dados, formatos e relatórios entre passos de um processo ou seus responsáveis
• Informação perdida: ocorre quando recursos são requeridos para reparar ou compensar as consequências da falta de informações chave
• Falta de integração: é o esforço necessário para transferir informações (ou materiais) dentro de uma organização (departamento ou grupos) que não estão completamente integradas à cadeia de processos utilizados
• Ativos subutilizados: são os equipamentos e prédios que não estão sendo usados de forma máxima
• Transporte: todo transporte de materiais e informações, exceto aqueles utilizados para entregar produtos e serviços aos clientes
• Falta de foco: ocorre toda vez que a energia e a atenção de um empregado não estão voltadas para os objetivos críticos da organização

Os princípios Lean no ambiente administrativo

A aplicação dos princípios Lean, facilitada pela digitalização de documentos e processos, tem a capacidade de melhorar a qualidade dos serviços e a eficiência operacional. E qual seria o melhor caminho para implantar o Lean? Especialistas indicam o DMAIC, o acrônimo em inglês para cinco passos: Definir, Medir, Analisar, Controlar e Melhorar (Define, Measure, Analyze, Improve e Control), um ciclo de melhoria conduzido por dados usado para melhorar, otimizar e estabilizar processos e projetos de negócios.

Bianca Minetto Napoleão, engenheira de computação, explica em linhas gerais cada um desses passos:

D – Definir

O primeiro passo é definir as oportunidades, escopo, objetivos e participantes. De maneira geral, nesse passo você define o que será feito e qual é o resultado esperado ao final da execução do ciclo. Uma dica importante é: reflita sobre as melhorias que podem ser realizadas e foque nas mais relevantes e viáveis.

M – Medir

O objetivo desse passo é coletar dados e informações para analisar e avaliar o cenário atual, preferencialmente de forma quantitativa e estatística, para assim estabelecer baselines para as melhorias pretendidas e, ao final do ciclo, conseguir comparar o cenário atual com o resultado obtido e assim verificar se as melhorias implantadas foram satisfatórias.

A – Analisar

O foco aqui é identificar a causa raiz do problema. Geralmente ao analisar um processo várias possíveis causas raízes são identificadas, mas a chave para o sucesso desse passo é priorizar e validar a causa raiz do problema a ser tratado. Como resultado desse passo, espera-se que oportunidades de melhorias sejam criadas.

I – Melhorar (Improve)

É a hora de tratar as oportunidades de melhorias identificadas no passo anterior. Primeiramente você deve identificar as possíveis soluções para corrigir e evitar a causa raiz do problema, em seguida, é recomendado testar para descobrir se a solução proposta é efetiva, caso não seja, ela deve ser repensada e replanejada; se o resultado do teste for promissor, a ação deve ser implementada.

C – Controlar

Do que adianta você identificar ou criar soluções se elas não forem implementadas? O foco desse passo é controlar as ações do plano de ação para que ele não se perca. Para isso, é fundamental que você defina critérios de controle como, por exemplo, checklists, metas e estatísticas para servir como fonte de informação para o monitoramento da implementação das ações. Você deve verificar o desempenho do plano de ação para garantir que os resultados pretendidos sejam alcançados e consequentemente, conseguir responder ao final desse passo se as ações de melhorias implementadas foram ou não eficazes.

E de onde vem esses dados que vão conduzir esses passos e mudanças e, posteriormente, a melhorias? Da implantação de uma eficiente solução de gestão documental baseada na correta digitalização de documentos e processos, levando a ganhos de produtividade como:

• Ganho de tempo com a eliminação de tarefas sem valor agregado
• Ganho financeiro com a redução de desperdícios, uso de materiais ou impressões
• Rapidez no resgate de informações por conta da melhor organização de arquivos
• Padronização do trabalho oferecendo maior rapidez aos processos