Você sabia que quase 3% do lucro de uma empresa é gasto em papel, impressão, arquivamento, armazenamento e preservação de documentos? Além disso, segundo a consultoria Gartner, cada funcionário gasta cerca de 10 mil folhas de papel por ano. Para completar o cenário desfavorável, 50% do desperdício das empresas está relacionado a, adivinhem, papel. Então, está claro que existe bastante espaço para cortar e economizar custos e esse objetivo pode ser alcançado com uma política de digitalização de documentos.

Com a digitalização de documentos é possível economizar custos, por exemplo, com aluguel ou manutenção de espaço físico. E a demanda por espaço não é pequena: uma empresa com 200 funcionários pode gerar 800 caixas com documentos por ano. É só fazer uma conta simples e imaginar quanto espaço será necessário para armazenar todos os documentos daqui a 10 anos. E diversos desses documentos já podem ser nato digitais – aqueles que já nascem no meio digital. Com isso, a empresa começa a economizar custos com impressão, cópias, papel, toner e outros suprimentos.

Agora, vamos pensar na execução dos serviços de digitalização documental. A possibilidade de economizar custos com essa estratégia já está clara, mas como deve ser o investimento em pessoal e equipamentos?

Muito provavelmente a sua empresa não conta com essa expertise e nem mesmo com equipamentos adequados para o serviço. Será que vale a pena investir em pessoal, máquinas, manutenção? Terceirizar esse serviço certamente irá economizar custos e tempo. Para se ter uma ideia, um scanner de boa qualidade, com capacidade para escanear 50 páginas por minuto, pode custar mais de R$ 10 mil. E ainda temos que somar a esse custo as despesas com manutenção e operação.

O mais indicado para realmente economizar custos e aproveitar todos os benefícios da digitalização é terceirizar esse serviço, encontrando um parceiro com toda a expertise e equipamentos adequados para atender as suas demandas.

E essa expertise na digitalização de documentos é que também vai economizar custos a partir do momento em que a sua empresa esteja em conformidade com normas e regras, e também encontre com facilidade documentos fundamentais, por exemplo, para atender a auditorias.

E, finalmente, a digitalização irá permitir ter acesso ágil a todas as informações, seja para aumentar internamente a produtividade, ou gerar insights que podem levar o atendimento ao cliente a um novo patamar.

Não cometa esses erros!

Saiba quais são os principais erros que podem comprometer a sua estratégia para economizar custos com a gestão documental:

  • Não alinhar a política de gestão documental

Todos os setores da empresa devem obedecer às mesmas regras em relação à digitalização e gestão dos arquivos. Caso contrário, cada setor pode escolher um método diferente. Por isso, vale a pena terceirizar esses processos, o que vai garantir a consistência em todos os departamentos.

  • Não usar documentos eletrônicos

Quando o processo é feito manualmente, o tempo demandado para a organização de papéis e assinaturas de contratos é significativo. Por isso, a tendência do mercado é investir cada vez mais na digitalização da gestão documental.

  • Não cuidar da organização de arquivos

Isso afeta diretamente a produtividade, uma vez que a simples tarefa de encontrar um arquivo se transforma em um gargalo operacional. Por isso, é essencial ter regras claras de indexação. Dessa forma, fica bem mais fácil encontrar o que se procura.

  • Não ter um sistema de armazenamento adequado

Um serviço de armazenamento eletrônico deve fornecer espaço de alocação escalável, permitir a conexão de diversos dispositivos, além de proporcionar níveis diferentes de permissões de acesso, entre outras funcionalidades. Essa interação evita inconsistências e, consequentemente, falhas na comunicação com clientes internos e externos.

  • Não controlar o acesso aos documentos

O acesso indevido aos documentos pode resultar em vazamento de informações confidenciais, extravio e até mesmo roubo. Para os documentos que estão em papel, as medidas de controle devem incluir, por exemplo, o uso de cartões de acesso e câmeras de segurança. Já no caso do uso de soluções de gestão documental, é preciso adotar permissões de acesso ao sistema por meio de login e senha, registrando as ações efetuadas pelos usuários. Um bom sistema de gerenciamento de documentos oferece as funcionalidades de salvar, pesquisar, visualizar e editar documentos eletrônicos de todos os tipos, além de oferecer o chamado controle de versão, que permite observar quando o documento foi alterado, por quem e qual é a versão final aprovada.

  • Não providenciar cópias de segurança

No caso de documentos físicos, gerar cópias pode trazer muitos custos com papel, espaço e pessoal para arquivamento. Sem contar que, com o tempo, os dados tendem a se apagar. Não restam dúvidas: a digitalização é a melhor forma para obter economia e maior segurança. Caso contrário, sua empresa estará constantemente exposta à possibilidade de sofrer grandes prejuízos. E os arquivos digitais devem estar armazenados em instalações desenhadas para esse fim, ajudando a economizar custos e garantir a continuidade dos negócios.