Existem muitos fatores envolvidos na prestação de assistência médica de alta qualidade ao paciente. O mais óbvio é o acesso a bons profissionais e instalações médicas. Para médicos, administradores e outros funcionários do hospital, e também da operadora de saúde, o acesso a informações essenciais do paciente tem um enorme impacto nos serviços que eles prestam. Dado o número de doenças, enfermidades, emergências e condições crônicas que requerem atenção diariamente, é muito fácil que se ainda estiverem armazenados em papel, os registros médicos se percam pelo caminho.
A correta gestão de registros médicos é, portanto, crucial. Isso é especialmente pertinente quando vários médicos ou instalações diferentes estão contribuindo simultaneamente para o atendimento de um paciente. Sem acesso fácil e seguro aos arquivos médicos do paciente, podem ocorrer problemas como atrasos administrativos ou tratamento incorreto ou, em breve, problemas em relação à privacidade dos dados dos pacientes por conta da entrada em vigor da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) que, devido à pandemia do coronavírus, pode ser adiada para 2022.
Mas, mesmo sem a LGPD, problemas na gestão de registros médicos podem custar tempo e dinheiro desnecessários a pacientes e instalações de saúde – e colocar em risco a saúde dos pacientes.
Melhores processos de tomada de decisão
Os registros médicos desempenham um papel importante nos processos de tomada de decisão administrativa e gerencial do sistema de saúde público e particular. Esses arquivos garantem que as necessidades dos pacientes sejam otimizadas para a prestação eficaz de cuidados. Essas informações também servem para reforçar a pesquisa médica e ajudar a promover tratamentos, medicamentos e equipamentos inovadores.
Os registros médicos vêm em vários formatos que variam de notas clínicas manuscritas mais tradicionais a registros clínicos computadorizados. O arquivo de um paciente pode consistir em e–mails, registros digitalizados, raios-X / ressonância magnética / ecocardiogramas e registros de tipos semelhantes de procedimentos, mensagens de texto e scripts. É importante que todas essas informações sigilosas sejam mantidas juntas com segurança – além de serem facilmente acessíveis pelo pessoal autorizado.
Muitos sistemas e nem uma visão única de um paciente?
Sem dúvida, você já possui soluções de tecnologia que oferecem uma ou mais funções especializadas de gestão de documentos nos diversos setores da instituição de saúde e ou na operadora de saúde. Todas essas tecnologias têm um propósito, mas podem criar silos de informações para as organizações. É difícil integrá-los em uma única visão abrangente de um paciente. Você precisa fazer login em cada sistema e lembrar como cada um funciona. Você estará sempre em uma caçada para obter uma visão abrangente de um paciente.
Os mesmos documentos ou informações podem existir em mais de um sistema, mas podem ser versões diferentes. Em alguns casos, as pessoas estão imprimindo documentos de um sistema para adicioná-los a outro ou colocá-los em um arquivo pessoal de papel. Infelizmente, o papel é frequentemente o único mecanismo de integração comum que todos esses sistemas entendem.
E se você pudesse juntar tudo e criar facilmente uma visão abrangente e única de um paciente? E se houvesse uma maneira de conectar diversos sistemas e arquivos em papel? A resposta é ter todos os sistemas integrados em um repositório digital central, oferecendo uma visão completa do paciente, garantindo total aderência e conformidade às regras da LGPD.
Dado o alto volume de registros médicos, bem como seus períodos de retenção variados, é difícil para os profissionais de saúde gerenciar todos eles somente com recursos internos. Até os maiores hospitais lutam para encontrar espaço para acomodar todas as necessidades em relação a todas as informações de um paciente. A supervisão de um sistema de arquivamento eficiente e bem gerenciado requer recursos dedicados. Sem acesso imediato às informações corretas, vidas podem literalmente ser colocadas em risco.
Opções de armazenamento de registros médicos
Se você decidir terceirizar o armazenamento e gestão de registros médicos, há algumas coisas que precisa considerar. Em primeiro lugar, a maioria dos registros médicos precisa ser facilmente recuperável, pois podem ser necessários inesperadamente a qualquer momento. A falha em obter acesso imediato a esses arquivos pode ter consequências terríveis, incluindo danos à reputação, questões legais e perda financeira. É preciso contar com uma solução flexível de gerenciamento de documentos médicos com serviços de entrega e coleta responsivos, necessários à maioria das práticas médicas.
Além disso, o método para armazenar os registros médicos precisa ser preciso: pode haver centenas de tipos diferentes de documentos que você precisa armazenar e, se você não os catalogar adequadamente, terá dificuldade em recuperar as informações corretas quando precisar. É preciso ter um sistema sob medida para catalogar e organizar esses registros, para que você possa obter exatamente o documento correto do sistema de armazenamento de registros médicos.
Por fim, você precisa garantir que todos os seus documentos sejam mantidos em sigilo e de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo setor e pela LGPD. Não fazer isso pode resultar em multas e danos à reputação.
