Na era 4.0 todos os negócios giram em torno da agilidade e da experiência do cliente, seja interno ou externo. Operações precisam ser automatizadas, inteligentes e ágeis e, como cada vez mais geramos informação, a terceirização da digitalização de documentos é a melhor estratégia para agilizar o fluxo de trabalho diário, com regras e processos estruturados.
Segundo Brian Quinn, Vice-Presidente da área de Conversion Services da Access, o processo de transformação digital dos negócios passa necessariamente pela digitalização dos documentos produzidos em todas as áreas. A questão está na decisão de se esse processo será levado adiante com recursos internos ou com a adoção da terceirização da digitalização de documentos.
Então, qual será a melhor opção? Um parceiro confiável, com expertise global, será capaz de acompanhar e facilitar a jornada digital da sua empresa, descomplicando os processos de digitalização de documentos e reduzindo seu custo de implantação.
Porque você deve adotar a terceirização da digitalização de documentos
Preservação das informações – Não importa o porte da sua empresa – pequena, média ou grande – você certamente possui informações que precisam ser preservadas. Armazenados em salas seguras, o ciclo de vida desses documentos só termina quando expira o seu prazo obrigatório de guarda e eles são submetidos a processos de destruição segura.
Facilidade de acesso – Além de armazenados em mídias digitais, os documentos também devem estar indexados e integrados em sistemas na nuvem, gerenciados pelo seu serviço de terceirização da digitalização de documentos, o que vai garantir fácil acesso com a sua indexação, quando eles recebem uma identidade que permite a sua localização rapidamente via portal de serviços.
Maior colaboração – A digitalização dos documentos permite que equipes alocadas em qualquer local possam compartilhar e acessar documentos em tempo real, com funcionalidades que indicam qual a versão mais recente que está em uso e quando, quem e quais modificações foram realizadas no documento. Com isso, o trabalho em equipe se torna muito mais ágil e eficiente.
Melhor uso do tempo – Em plena era 4.0 não existe mais a possibilidade de funcionários perderem horas procurando documentos ou informações em meios físicos ou mesmo digitais que não tenham sido bem integrados. Todos precisam ter acesso a qualquer hora, em qualquer local, aos documentos necessários para executarem as suas tarefas, de acordo com políticas de permissões. Com a terceirização da digitalização de documentos sua empresa ganha mais agilidade e reduz o tempo de resposta a desafios legais ou de mercado.
Redução do espaço físico do escritório – O VP Quinn lembra que, em média, em funcionário produz cerca de 10 mil página de papel por ano, o que corresponde a quatro caixas. Para “imaginar” o espaço de arquivo morto necessário para guardar essas caixas, basta uma conta rápida: 200 funcionários, 800 caixas por ano, 5 mil caixas em 4 anos… E por aí vai. Além da redução de custos com aluguel de espaços, mesmo com escritórios próprios as empresas podem oferecer um melhor ambiente de trabalho sem a guarda de caixas e mais caixas. O espaço de arquivo morto pode ser transformado em uma nova sala compartilhada para que as equipes trabalhem com mais conforto, por exemplo, livre de poeira e de cheiro de papel velho.
Redução do custo de aquisição, de manutenção de máquinas e de recursos humanos – Será que vale a pena investir em recursos físicos e humanos para implantar e manter uma política de digitalização de documentos? Certamente não, já que esse não é o core do seu negócio. Gaste a sua energia inovando e buscando novas formas de obter vantagem competitiva. Com a terceirização da digitalização de documentos você garante que terá as melhores máquinas, os mais recentes sistemas e os profissionais mais gabaritados à sua disposição, 24X7.
Manter a conformidade – Soluções oferecidas por provedores com experiência global podem ser customizadas para atender a requisitos legais de todos os segmentos, independentemente do local ou locais de atuação, garantindo a segurança e privacidade dos dados, prazos de guarda e também oferecendo rápida localização em caso de auditorias.
Segundo a consultoria IDC, conforme as empresas e a economia global se deslocam cada vez mais em direção ao mundo digital, a prioridade número um dos líderes de negócios deve ser a preparação de suas organizações para se reinventarem e também devem selecionar parceiros que estejam se reinventando para essa nova economia. Entre em contato e descubra como a Access será a sua parceira ideal nessa jornada com a nossa oferta de terceirização da digitalização de documentos.
