Saiba como armazenar seus documentos com alta segurança

Mesmo que os documentos produzidos pela sua empresa não sejam tão secretos ou antigos quanto os que fazem parte do arquivo do Vaticano, a preocupação com a sua segurança e integridade devem ser os mesmos. Por isso é tão importante contar com um local especialmente construído para a guarda de mídias – a chamada sala cofre, em conformidade com a norma NBR 11.515, que estabelece condições ambientais para o armazenamento de dados em condições operacionais ou cópia de segurança (backup), transporte e situações de emergência.

As salas cofre surgiram na década de 1980 na Alemanha, visando proteger os antigos CPDs (Centro de Processamento de Dados), principalmente contra incêndios. Ao longo dos anos outras proteções foram sendo incorporadas, como contra o risco de roubo de informações.

O processo de certificação de uma sala cofre é muito rigoroso, e exige não só do fabricante como também da empresa que a opera a manutenção de um programa de qualidade ISO 9001.

Auditorias rotineiras são realizadas pela entidade certificadora para garantir a conformidade de todo o processo de fabricação, instalação e manutenção da sala cofre. O programa de certificação também exige que a sala cofre passe por manutenções preventivas e corretivas, realizadas única e exclusivamente pelo fabricante ou por um representante autorizado.

Localização requer muito cuidado

E não são apenas normas técnicas que precisam ser levadas em consideração na hora de implantar uma sala cofre. Segundo recomendações do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos), o local destinado ao armazenamento de documentos deve seguir alguns parâmetros, evitando áreas com as seguintes características:

• Proximidade com o mar, zonas pantanosas, rios ou locais sujeitos a inundações
• Terrenos e subsolos úmidos
• Regiões de fortes ventos e tempestades
• Regiões de ventos salinos e com resíduos arenosos
• Proximidade com indústrias que liberam poluentes
• Proximidade com usinas químicas, elétricas e nucleares
• Proximidade com linhas de alta tensão
• Proximidade com entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos
• Terminais de tráfego aéreo e terrestre
• Áreas de intenso tráfego sujeitas à trepidação, ruído e poluição

Conte com a expertise de um parceiro

Além de precisar atender a todos esses requisitos de conformidade e local de instalação, montar internamente uma infraestrutura desse porte requer da empresa um grande espaço físico, construção e manutenção das instalações e alocação de pessoal especializado para o seu funcionamento. Certamente não faz sentido investir em uma sala cofre.

Para garantir a segurança de suas mídias, confira a estrutura da sala cofre Access:

• Umidade e temperatura controladas, em conformidade com a norma ABNT 11.515
• Porta corta-fogo
• Sistema Vesda para detecção antecipada de fumaça – detecta partículas de fumaça mesmo se elas estiverem inodoras e invisíveis
• Sistema de combate a incêndio com gás FM200, que suprime o fogo em até 10 segundos retirando o oxigênio do ambiente
• Alarme contra invasão
• Acesso restrito por biometria, câmeras de vigilância por infravermelho, capazes de iluminar uma área de 15 a 30 metros, oferecendo uma qualidade de imagem maior que outros modelos, nas áreas internas e externas
• Contingência de energia elétrica por geradores primários
• Nobreaks de 30KVA para os servidores de mídias
• Servidores contingenciados
• Transporte em veículos próprios
• Maletas apropriadas – anti impacto, térmicas e resistentes ao fogo