Em primeiro lugar, vamos entender o que é a captura no contexto da gestão documental: segundo a ARMA. Org, associação internacional que reúne profissionais dos setores de gestão de documentos e governança da informação, a captura é o processo que vai adicionar um pedaço de informação em um sistema de informações. Basicamente a captura consiste em adicionar ou disponibilizar as informações da sua organização dentro dos seus sistemas de gerenciamento de documentos.
Capturar, por exemplo, é a capacidade de organizar documentos inserindo um contrato ou fatura ao sistema apropriado. Também permite integrar todos os sistemas e gerar metadados que são fundamentais para uma eficiente automação de processos, permitindo que robôs “leiam” as informações e que a empresa tenha a capacidade de pesquisar, acessar, rastrear as informações e gerenciar o ciclo de vida de cada documento.
Carlos Alberto Ferraiuolo Jr., diretor de tecnologia e produtos da Access, ressalta que “a maioria das empresas usa tecnologias digitais para transformar e melhorar processos, independentemente de já ter ou não um ambiente totalmente digitalizado. A captura de imagens pode levar a melhoras significativas na forma de usar as informações”.
E uma das tecnologias mais comumente usadas para a captura de documentos é o OCR (Optical Character Recognition).
O que é OCR?
As ferramentas de OCR permitem converter tipos diferentes de documentos digitalizados em dados pesquisáveis ou editáveis, ou seja, convertem imagens de texto em texto real. A técnica é amplamente usada para a entrada de dados de diferentes tipos de registros de papéis de dados, sejam eles contratos, faturas, documentos, cartões de visita, cartas, ou outros tipos de arquivos impressos.
Para entender melhor o funcionamento de uma ferramenta OCR, imagine que você deseja digitalizar contratos e faturas de um determinado fornecedor. Para realizar essa tarefa, podemos utilizar um scanner e os documentos estarão disponíveis em um arquivo digital no formato PDF ou de imagem. Mas eles ainda são simplesmente imagens e não geram inteligência para a empresa.
Essa situação ocorre porque a simples digitalização de um documento não é suficiente para disponibilizar as informações em um formato editável, ou seja, em formato textual, que poderia ser facilmente editado e também interpretado por um leitor de tela. Por isso, após digitalizar qualquer documento que contenha texto, necessitaremos de um software OCR que irá extrair o conteúdo da imagem, transformando-a em texto e permitindo o acesso ao conteúdo original do documento por qualquer usuário autorizado.
A ferramenta OCR funciona analisando o documento e comparando seus caracteres com fontes armazenadas em um banco de dados e/ou reconhece características típicas de determinado caractere. De maneira bem simples, um OCR é um programa que reconhece caracteres, transformando imagens de texto em texto puro.
Vantagens do OCR
1 – Aumento da produtividade
Uma das maiores vantagens percebida pela empresa que passa a utilizar o software OCR é um aumento na produtividade da equipe. Por quê? Isso ocorre simplesmente em função da agilidade no processamento de informações. Em vez de o colaborador ter que gastar um bom tempo digitando textos e números para que o seu trabalho possa transcorrer conforme os processos internos, ele passa a ter em mãos um documento editável, em que tudo pode ser realizado de uma maneira muito mais rápida e, assim, as horas de trabalho podem ser muito mais bem aproveitadas.
2 – Maior precisão e eficiência
Outra grande vantagem da tecnologia OCR reside na sua capacidade de extrair dados mais rapidamente dos documentos com uma taxa de precisão muito maior do se isso fosse feito a partir da leitura e digitação de informações. Isso economiza tempo e recursos humanos, permitindo que a empresa realoque os funcionários para tarefas de maior valor para o negócio e que se concentre em questões mais importantes que podem ter sido negligenciadas anteriormente, enquanto gastavam tempo lendo e digitando textos.
3 – Redução de custos
Como os processos se tornam mais ágeis e mais precisos com a utilização do OCR, a empresa passa a experimentar uma economia financeira considerável de recursos humanos, tanto na quantidade necessária de pessoas para que as tarefas sejam executadas quanto no aumento na capacidade de receber demandas. Isso significa economia, tendo em vista um melhor aproveitamento do capital intelectual e dos bens tecnológicos.
4 – Melhor relacionamento com clientes
Com maior agilidade e precisão nos processos, os clientes passam a receber as entregas sem ter que aguardar tanto tempo e com um índice bem menor de retrabalho. E um cliente satisfeito significa que o nome da sua empresa terá uma imagem melhor no mercado, o que possibilita o aumento no número de interessados em seus produtos ou serviços, o que consequentemente pode significar mais lucratividade.
5 – Redução do uso de papel
Reduzir a quantidade de papéis utilizados na empresa é uma vantagem que não se restringe apenas às questões ambientais ou de economia sustentável. É claro que essa questão é bastante importante em função da preservação das árvores e de todas as consequências que isso acarreta, mas reduzir a quantidade de papéis, também quer dizer economia de dinheiro. A utilização do OCR permite que os documentos sejam arquivados por meio digital, ou seja, após digitalizados, conforme as suas regras de destinação e retenção, os documentos originais podem ser reciclados, gerando renda para o negócio.
Além disso, como já destacamos diversas vezes, tudo isso evita a necessidade da alocação de espaços para arquivamento, lembrando que todo espaço físico em um negócio deve ser pensado para ser utilizado de uma forma rentável. E, também, essa prática simplesmente acaba com a necessidade de aquisição de pastas, arquivos etc.
