O RH deixou de ser um setor meramente burocrático e agora assume um papel estratégico, integrado às metas da empresa e atuando em conjunto com todos os departamentos para garantir o sucesso do negócio. A sua atuação é proativa, e não mais reativa, motivando colaboradores, retendo talentos e oferecendo treinamento, entre outras ações. Nesse novo cenário, a gestão de dados dos funcionários também não pode mais ser burocrática, e deve atender aos quatro pilares básicos do RH: atração, retenção, desenvolvimento de talentos e engajamento.
Em contraposição ao RH tradicional, que tem um perfil reativo, o RH estratégico tem um perfil proativo, apoiando o negócio em seus desafios. Mas, em muitas empresas, processos de gestão de dados dos funcionários ainda são realizados como nos anos 1990, com os colaboradores buscando documentos no Arquivo Morto, lidando com documentos atuais em papel ou ainda perdendo tempo navegando por sistemas que trabalham de forma isolada, sem qualquer tipo de integração.
Sem a integração das informações e a implantação de sistemas que permitam cruzar dados para gerar insights, o impacto na produtividade do RH é extremamente negativo: 26% dos líderes de RH gastam mais de um quarto do seu tempo na empresa arquivando e gerenciando documentos e também avaliando o desempenho de funcionários. Além disso, mais de 90% dos gestores de RH acreditam que seus funcionários gastam muito tempo em tarefas burocráticas.
Solução: investir na implantação de sistemas de automatização e digitalização de documentos que levem inteligência à gestão de dados dos funcionários, liberando a equipe de RH para tarefas mais estratégicas.
Auditorias e processos judiciais
Mesmo com a expressiva queda de ações ajuizadas após a reforma trabalhista promulgada em 2017 – 36% – as varas do Trabalho continuam “entupidas” de processos. A Lei 13.467/2017, entre outras deliberações, transfere para o litigante o pagamento das custas judiciais em caso de má fé.
Entre janeiro e setembro de 2017, as varas do Trabalho receberam 2.013.241 de reclamações trabalhistas. No mesmo período de 2018, o número caiu para 1.287.208, o que continua sendo um volume muito alto e que demanda muito tempo do RH na busca de documentos para serem entregues ao departamento jurídico da empresa.
Além de ações trabalhistas, o RH passou a ter outro grande desafio com a entrada em vigor do eSocial, que exige a integração das informações, atualizadas, em um único ambiente.
Solução: Criar um repositório central de documentos. Com uma inovadora solução de gestão de dados de funcionários, o RH pode encontrar rapidamente a documentação necessária para responder a ações trabalhistas e enviar informações para o eSocial. Essa mesma solução pode ser customizada para atender a regras específicas de cada setor da economia, alertando quando documentos estão incompletos ou fora do prazo de validade.
Espaços improdutivos
Você sabia que o valor do M2 na Avenida Paulista, centro empresarial de São Paulo, pode chegar a mais de R$ 10 mil, dependendo da estrutura oferecida pelo prédio? Uma área de cerca de 230 M2 de área útil pode chegar a um valor de venda de mais de R$ 2 milhões ou um aluguel mensal de R$ 14 mil.
Avaliando esses valores, fica mais do que claro que não vale a pena manter documentos nas dependências da empresa, no chamado Arquivo Morto.
Solução: Firmar parceria com uma empresa de guarda e gestão documental como a Access, e transferir seus arquivos para as nossas dependências, liberando o espaço no escritório. E, com a digitalização dos documentos, os arquivos são migrados para nuvem, com acesso em tempo real, em qualquer lugar, garantindo mais agilidade para o RH na gestão de dados de funcionários, tudo com total segurança.
