Em uma economia cada vez mais digital o grande desafio é identificar qual o valor gerado pelos dados provenientes das mais diversas fontes, onde eles são armazenados, quem os pode alterar e qual é o ciclo de vida de cada documento. Todos esses desafios podem ser ultrapassados com uma correta estratégia de governança da informação, que tem, resumidamente, como meta, assegurar o valor, a qualidade e a conformidade dos dados.
Sem uma estratégia de governança da informação, e consequente controle sobre a guarda e gestão de documentos, as organizações correm o risco de serem alvo de vazamento de dados que podem causar danos irreversíveis à marca e grandes prejuízos financeiros, principalmente em um cenário onde as ameaças cibernéticas estão extremamente sofisticadas. Registros mantidos além das datas de retenção exigidas podem conter informações críticas sobre pessoas ou negócios que, nas mãos dos hackers, valem pequenas fortunas. Além disso, é preciso levar em conta o custo de manter dados que já poderiam ter passado por um processo de destruição segura.
Organizando as informações
Cada vez mais as organizações criam e armazenam dados transacionais em formato digital, o que oferece a possibilidade de obter informações muito mais precisas e detalhadas sobre diversas áreas do negócio como, por exemplo, como equilibrar seus estoques às perspectivas de venda dos próximos meses ou semanas e, assim, melhorar o seu desempenho.
Segundo a consultoria IDC, em 2020 um terço de todos os dados gerados globalmente – pessoal e empresarial – podem gerar valor, mas somente se forem indexados e analisados.
Então, como as empresas podem gerenciar esse crescente aumento de dados e ao mesmo tempo manter a conformidade com normas e leis, manter custo e risco digital sob controle e, também, gerar valor com esses dados?
A resposta está em uma solução holística de governança da informação, que reúna as atividades e tecnologias capazes de maximizar o valor de suas informações enquanto reduz os riscos e custos.
Uma eficiente estratégia de governança da informação identifica e analisa toda a informação produzida por uma organização – desde os tradicionais documentos em papel e registros eletrônicos, como planilhas, até mensagens de texto, tweets e e-mails – e estabelece políticas claras sobre como cada documento deve ser criado, armazenado, gerenciado e destruído.
Uma auditoria inicial ajuda a identificar que tipo de informação é produzida pela empresa e a desenvolver políticas apropriadas e, também, a desenvolver Tabelas de Temporalidade Documental que reduzem os riscos de vazamento de dados. Essa primeira etapa inclui a digitalização dos documentos em papel e a eliminação de documentos replicados.
A sua escalabilidade é outro ponto que deve ser levado em consideração no momento da implantação de uma solução de governança da informação, que deve facilmente crescer para acompanhar o aumento dos dados armazenados.
Envolva as pessoas na governança da informação
Mas nem tudo é tecnologia. Os funcionários devem estar cientes da sua responsabilidade ao gerar e gerenciar as informações que fazem parte do dia a dia do negócio, conhecendo as melhores práticas e políticas adotadas pela empresa. Um calendário de treinamento é fundamental para que todos conheçam a solução e entendam a importância da governança da informação.
Para essa jornada, a empresa deve contar com um parceiro de confiança, que participe de todo o processo de criação e gerenciamento da solução, oferecendo ferramentas que tornem a sua empresa mais eficiente, segura e pronta para enfrentar novos desafios. Saiba como a Access pode ajudar nessa jornada em todo o ciclo de vida da informação.
