A retenção é a base de qualquer estratégia de gerenciamento de informações e guarda de documentos. Mas muitas empresas enfrentam desafios para consolidar e organizar seus arquivos, mantendo a proteção e a conformidade.
Um único modelo não pode ser aplicado a todos
Muitas empresas que oferecem o serviço de guarda propõem soluções semelhantes a todos os clientes, que têm necessidades totalmente distintas. Para ser um bom parceiro, uma empresa deve:
- oferecer a combinação certa de experiência e estratégia de gestão de dados;
- compreender as demandas do seu negócio.
Algumas perguntas podem ser feitas para avaliar se o prestador de serviços é o parceiro certo:
1 ) Estamos lidando com a guarda de documentos corretamente?
Procure um fornecedor que possa avaliar a sua prática de guarda de documentos atual, acompanhando a adequação ao compliance e aplicando transformações à rotina de digitalização e armazenamento de dados.
Além disso, é importante perceber se esse fornecedor tem condições de automatizar processos e aprovar cronogramas de retenção de registros, com o auxílio de ferramentas tecnológicas como o uso da nuvem.
A empresa ideal deve lançar mão desses dispositivos para organizar, estabelecer e distribuir calendários de retenção por toda a corporação.
2) Em que medida você pode ajudar a minha empresa a automatizar o processo de retenção?
Avalie se, ao terminar todo o planejamento e processo de guarda de documentos, já existirão novas normas de regulamentação no armazenamento de dados. Automatizar o processo de retenção de informações pode reduzir o tempo e os recursos investidos. Porém, menos de 10% das empresas estão sincronizando o ciclo de vida de seus documentos com as políticas de armazenamento.
3) Como posso me certificar de que os registros estão em conformidade com as legislações federal e estadual?
Os cronogramas de guarda de documentos devem ser baseados em regulamentos que explicitam por quanto tempo você deve reter e quando pode destruir um papel importante. Muitas empresas se esforçam para manter seus registros dentro das especificações necessárias — que podem sofrer mudanças — e confiam na ajuda de seus fornecedores para esse trabalho.
Certifique-se que seu parceiro de guarda de documentos tenha a dedicação e os recursos necessários para acompanhar essas mudanças e adaptar o cronograma de retenção.
4) Que tipos de proteção você oferece aos nossos registros?
Entender o perfil de proteção que o seu parceiro na guarda de documentos oferece é tão importante quanto dominar as medidas de segurança internas da própria empresa. Certifique-se que o prestador de serviços assuma a responsabilidade e tenha uma seleção criteriosa de todos os funcionários que vão lidar com as suas informações corporativas — desde os motoristas que farão a coleta dos arquivos aos profissionais responsáveis pela digitalização e classificação dos dados. Além disso, todas as instalações físicas devem oferecer um alto grau de segurança.
Escolher o parceiro certo para a guarda de documentos é importante para um bom programa de proteção de dados e de gerenciamento de riscos. Além disso, a empresa fica livre para pensar em ações estratégicas, voltadas para o aumento de lucros e para a contenção de crises.
Selecione o fornecedor não apenas com base na experiência, mas também na capacidade de ouvir e atender às suas necessidades.
Com um relacionamento transparente, sua corporação tende a ganhar e a guarda de documentos deixa de ser um problema.
Entre em contato com a Access, conheça as nossas soluções e saiba como podemos ajudar você a garantir a proteção das informações da sua empresa.
