Contar com uma estratégia de gestão de documentos eficiente é essencial para que o acesso às informações seja facilitado e para que erros sejam evitados. Com a grande quantidade de documentos digitais e físicos armazenados em vários locais, manter tudo organizado é um desafio enfrentado por quase todas as empresas. E, à medida que a quantidade de informações e dados cresce em um ritmo muito rápido, realizar uma abordagem de gestão de documentos errada pode levar a um grande desperdício de recursos financeiros e de pessoal.

Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) pode ser fundamental para melhorar a colaboração entre funcionários e tornar a própria gestão de documentos mais eficiente, mas é preciso entender que implementar um DMS, sem revisar processos relacionados à guarda e compartilhamento de documentos, não significa “botar ordem na casa”.

Então, para evitar erros comuns na gestão de documentos, algumas dicas são valiosas.

Centralizar a gestão de documentos

A criação de um sistema que centralize a gestão de documentos é essencial para mantê-los organizados e permitir que sejam facilmente rastreados. Automatizar a gestão desses documentos é a forma mais eficaz de fazer isso. Ao centralizar a gestão, o acesso e o compartilhamento desses documentos também são facilitados, evitando que sejam processados várias vezes.

Criar um cronograma de retenção

Cada documento tem um prazo para ser armazenado e destruído, e muitas empresas não sabem quais precisam ser mantidos por mais tempo e quais já podem ser eliminados. Isso, obviamente, aumenta a quantidade de documentos e prejudica o fluxo de trabalho. A criação de um cronograma de retenção permite que todos os prazos sejam seguidos à risca e garante que a empresa siga corretamente normas e regulamentos de conformidade.

Digitalização

Sistemas automatizados para digitalizar documentos contribuem para garantir que sejam armazenados com segurança, reduzindo o risco de serem perdidos. Dessa forma, todos os documentos, mesmo os em papel, podem ser acessados online, de forma fácil e segura.

Armazenamento de arquivos

Contratar um provedor de armazenamento externo para documentos físicos pode ser mais caro, mas é muito mais seguro, pois contam com a infraestrutura necessária para garantir a armazenagem de documentos por longos períodos. Normalmente, esses provedores contam com sistemas de monitoramento e controle de acesso, dispositivos de detecção de incêndio e tecnologias que permitem o rápido rastreamento desses documentos.

Backup

É essencial que a estratégia de gestão de documentos contemple um plano de backup para lidar com situações de emergência. Então, é crucial para os negócios manter um sistema de backup, e que esse sistema também seja seguro. Novas tecnologias permitem o rastreamento dos documentos e mantém sistemas de backups eficientes para responder rapidamente a situações inesperadas.

Descarte de documentos

Documentos expirados devem ser eliminados, mas não basta apenas jogá-los fora. Eles precisam ser destruídos corretamente e de forma segura e com a empresa encarregada da tarefa fornecendo um Certificado de Destruição no final do processo, com evidências que os documentos foram realmente destruídos.

Ajuda especializada

Todos esses processos podem ser feitos pela própria empresa, mas, talvez, o melhor caminho seja buscar ajuda de uma empresa especializada na gestão de documentos e usar um sistema automatizado para analisar cada documento, seus prazos, e criar alertas sobre o momento que devem ser destruídos.

Além dessas dicas, é muito importante que todos os documentos sejam digitalizados e mantidos em um sistema de gestão de documentos, que centralize as informações e permita o acesso fácil e rápido aos documentos da empresa.

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