Saiba como evitar riscos trabalhistas nos documentos de RH

O departamento de Recursos Humanos (RH) de uma empresa lida com centenas de papéis gerados por funcionários todos os dias. Documentos de admissão, demissão, holerites e tudo que diz respeito aos funcionários são armazenados pelo RH. Então, é compreensível que um setor que lida com uma quantidade tão grande de papel mensalmente precise de uma excelente gestão documental para que nenhum documento importante e necessário seja perdido.

Existem leis que regem a guarda de documentos. Por exemplo, documentos trabalhistas precisam ser mantidos por um prazo de cinco anos, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho, segundo o artigo 7º, XXIX, da Constituição Federal e o artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Porém, documentos como a guia de previdência dos empregados, devem ser guardados por 20 ou 30 anos, e quase todos devem ser arquivados no formato original, de acordo com a Lei 8.159 – 9/1/1991, que regula a política nacional de arquivos.

Portanto, para evitar riscos trabalhistas gerados pela má gestão de documentos, o RH precisa adotar boas práticas de gestão documental e ficar atento as tecnologias que podem facilitar esse processo. Mas primeiramente é preciso compreender quais riscos uma empresa está correndo com uma gestão documental falha ou ineficaz.

Deficiência na guarda de documentos

Hoje em dia o setor de recursos humanos lida com mais do que a área operacional. Os profissionais da área precisam lidar com os problemas de rotatividade e retenção de talentos, além das suas funções habituais. Hoje em dia, existe uma evolução no papel do profissional de RH nas empresas, o que torna a gestão documental um desafio ainda maior.

Alguns dos riscos que precisam ser evitados são:

• Documentos incompletos ou ausentes;
• Descarte ou guarda inadequados;
• Espaço físico tomado pelo armazenamento;
• Falta de controle de documentos armazenados;
• Deficiência no manuseio e conservação de documentos;
• Risco de perda e extravio;
• Dificuldade no acesso aos documentos;
• Entre outros.

Para que esses tipos de prática sejam evitados é preciso implementar uma boa gestão documental. Adotar plataformas que prestam esse serviço é uma opção segura e com um ótimo custo-benefício para a empresa.

É preciso tomar cuidado ao optar por tecnologias de armazenagem de informações. Com tecnologias que servem a diversos propósitos, os mesmos documentos podem existir em mais de um sistema. Também é preciso tomar cuidado com as pessoas que terão acesso aos documentos, para não acabar expondo arquivos às pessoas erradas.

Crie políticas de gestão documental

Para evitar problemas de compliance, uma gestão documental eficiente deve ser implantada e centralizada em um só lugar.

• Mantenha os documentos sempre atualizados – É preciso se atentar ao entra e sai de documentos do arquivo e qual o tempo de guarda de cada um deles. Alguns documentos exigem atualização anual ou semestral. Empresas com muitos funcionários podem ter dificuldade em alterar esses dados com frequência. Analise bem a situação da sua empresa e veja a necessidade da contratação de um serviço de gestão documental terceirizado.
• Mantenha cópias de segurança – Não cometa o erro básico de não possuir cópias de segurança dos documentos. Acidentes acontecem. Faça backups sempre que adicionar um novo item ao sistema, e procure verificar com certa frequência de maneira geral para ver se não tem algum arquivo sem backup no sistema.
• Evite a perda de documentos – Encontrar arquivos demanda um enorme esforço e tempo dos colaboradores direcionado especificamente para essa tarefa. Armazenar informações digitalmente pode economizar tempo e esforço dos seus colaboradores para tarefas mais produtivas.
• Acompanhe a transformação digital – A automatização dos processos de gestão de documentos evita a perda de documentos sensíveis e, consequentemente, evita gastos desnecessários. Além de reduzir os custos, pois documentos físicos exigem aluguel de um espaço próprio e o deslocamento de colaboradores para gerenciar esses arquivos.