Você tem ideia do prejuízo financeiro causado por uma violação de dados? Segundo o estudo “Cost of a Data Breach 2018”, conduzido pelo Instituto Ponemon, o custo de uma violação, no Brasil, chega a US$ 1,24 milhão, levando em consideração centenas de fatores relacionados a um ataque, desde investigações técnicas e recuperação até notificações, atividades legais e regulatórias, custo de perda de negócios e reputação.
E o que não falta dentro das empresas são dados críticos e os hackers estão atentos a esse aumento de volume de informações que podem ser transformadas em dinheiro. Segundo a consultoria Gartner, 2,2 milhões de terabytes de novos dados são criados todos os dias – o suficiente para armazenar 88 milhões de filmes em qualidade Blu-ray. A previsão é que até 2020 a produção diária de dados chegue a 40 trilhões de terabytes.
Então, como as empresas podem proteger os seus dados corporativos? Além de contar com soluções para segurança digital, a empresa também deve implantar políticas de governança, investindo em sistemas de gestão documental que avaliem o ciclo de vida da informação. O sistema deve visualizar o gerenciamento do ciclo de vida da informação como uma sequência, reduzindo os riscos em todas as etapas e melhorando a conformidade.
E quais são as etapas do ciclo de vida da informação?
Estágio 1 do ciclo de vida da informação: cópia impressa
Mesmo em plena era de transformação digital, documentos e cópias em papel continuam circulando. Ok, cada vez temos menos documentos em papel em setores como o de Saúde, por exemplo, que já investe pesadamente na digitalização de seus processos e no relacionamento entre médicos e pacientes, com o uso de aplicativos e dispositivos vestíveis.
Mas o que fazer com documentos antigos e aqueles que ainda são gerados em papel? A solução é contratar o serviço de armazenagem segura, que vai preservar a integridade dos documentos em ambientes e áreas especialmente projetadas e que seguem todos os requisitos de segurança para a sua guarda física, climatizadas e com sistemas contra incêndios e enchentes, entre outras proteções.
Estágio 2 do ciclo de vida da informação: governança da informação
Qualquer programa de gerenciamento de informações tem dois aspectos essenciais: a indexação e a política de retenção. Após a digitalização cada documento ganha uma identidade – a indexação – que possibilita o acesso rápido e preciso à informação. Além disso, o programa de gestão documental também deve estabelecer uma tabela de temporalidade, que vai definir por quanto tempo o documento deve permanecer disponível conforme regras estabelecidas para cada setor.
Estágio 3 do ciclo de vida da informação: descarte seguro
Ainda dentro das empresas, políticas de descarte seguro e a subsequente trituração de documentos permitem a eliminação adequada de arquivos que contenham informações críticas pessoais, financeiras, médicas ou legais.
Programas de descarte seguro são essenciais para a conformidade. Simplesmente descartar os documentos no lixo não atende as normas de segurança da informação. A melhor solução é a colocação de coletores que são transportados semanal ou mensalmente com segurança para os centros de destruição.
Estágio 4 do ciclo de vida da informação: digitalização
Após a implantação de políticas de guarda dos documentos impressos, é hora de começar a identificar quais registros/arquivos devem ser convertidos para formato digital. A digitalização garante mais segurança para os registros, que passam a ser consultados mediante políticas de acesso e senhas, e também mais agilidade, já que os mesmos podem ser recuperados rapidamente via portal All Store, disponibilizado pela Access.
Estágio 5 do ciclo de vida da informação: destruição segura
Ao contrário do descarte seguro e consequente trituração, que é a destruição de arquivos individuais, a destruição segura é um processo onde os documentos e mídias são destruídos seguindo uma programação – a tabela de temporalidade.
Como vimos anteriormente, informações e dados valem ouro nas mãos de hackers. Por isso, a segurança da informação é fundamental e, com a implantação de um eficiente sistema de gestão documental, você poderá proteger a sua organização, seus funcionários e seus clientes.
