A entrada em vigor da Fase 3 do eSocial deixou bem claro a necessidade de sanear e integrar dados que estão distribuídos por diversas áreas de uma empresa. Manualmente, talvez uma empresa com três funcionários consiga entregar os dados em conformidade com as regras. Mas, a partir daí, não existe mais a possibilidade de contar com processos manuais e documentos em papel organizados em pastas suspensas. Para atender aos desafios da implantação do eSocial, a robotização de processos do RH é a melhor estratégia.
Mas, em primeiro lugar, o que é a robotização? Segundo Juliana Trindade, Gerente de Projetos da Access Brasil, “é preciso entender o que é a robotização ou ‘quem’ é o robô. Trata-se de um software instalado em um computador que não altera a execução de processos, mas sim que executa as mesmas atividades de um profissional humano (opera o computador, usa o teclado, clica no mouse, acessa sites, faz pesquisas e, também, o ‘famoso Ctrl-C e Ctrl-V’) com mais agilidade e precisão”.
A Automação Robótica de Processos (ou RPA – Robotic Process Automation), também chamada de robotização, é um avanço na automação tradicional, quando era necessária uma supervisão constante e ação humana em caso de falhas. Já a robotização é mais avançada por causa da flexibilidade para adequação às adversidades em caso de falha processual, sem dependência da ação humana.
Os desafios do eSocial
As empresas que já estão aderindo ao eSocial – com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais – têm enfrentado problemas com a inconsistência dos dados que devem ser enviados ao ambiente do sistema. Juliana destaca que “as empresas que continuarem trabalhando com documentos em papel e criando versões digitais das informações possivelmente vão enfrentar uma série de problemas relacionados à inconsistência dos dados, com dados duplicados ou documentos com múltiplas versões divergentes, que vão dar ao RH um volume muito maior de trabalho para analisar as informações antes de submeter os dados de múltiplos departamentos ao sistema”.
Segundo Juliana, exceto pelos documentos de admissão dos funcionários, a maioria dos documentos do RH, por meio do certificado digital, já podem nascer totalmente digitais, os chamados documentos “nato digital” – textos em Microsoft Word, planilhas eletrônicas, e-mails, entre outros, segundo especialistas do Arquivo Nacional.
Dados estruturados
A maior parte das informações que deve ser inserida no ambiente do eSocial, como a folha de pagamento, tem como base dados estruturados, aqueles organizados em linhas e colunas, ao contrário dos não estruturados, que são encontrados, por exemplo, em e-mails e posts em redes sociais.
O fato de contar com dados estruturados faz com que a robotização de processos no RH seja uma tecnologia eficiente para, por exemplo, analisar cadastros e identificar se há ou não alguma informação inconsistente, uma tarefa extremamente repetitiva e que consome muito tempo quando efetuada de forma manual.
Para se ter uma ideia da agilidade proporcionada pelo uso da robotização, no sistema financeiro um robô pode analisar mais de 10 mil contratos em meia hora – semelhante à carga de trabalho de 12 pessoas nessa mesma quantidade de tempo – cenário que pode ser transportado para o RH, oferecendo a capacidade de revisar dados de cadastros e documentos criados digitalmente com muito mais rapidez e sem erros.
Mas a implantação de inovadoras tecnologias como a robotização sofre com a falta de talentos específicos para lidar com esse cenário, como apontaram 54% dos gestores de RH entrevistados pela consultoria Randstad. Por isso, é preciso contar com um parceiro que tenha comprovada expertise na área, como a Access, a segunda maior empresa no mundo no segmento de gestão de documentos e informações. Entre em contato e saiba como podemos ajudar a sua empresa a enfrentar todos os desafios na adesão ao eSocial.
