Um dos fatores que prejudicam qualquer projeto de gestão de registros, gestão da informação e governança da informação é a falta de apoio da liderança executiva da empresa. Por outro lado, de acordo com a KPMG, apenas 46% dos projetos entregues são aprovados pelos stakeholders. Assim, é importante entender que essas duas informações são complementares, afinal, um projeto que não contou com o apoio dos executivos da empresa, dificilmente será aprovado pelos stakeholders.
Exatamente por isso que é fundamental conhecer todos os percalços que serão encontrados pela frente e, principalmente, saber contorná-los ao mesmo tempo que a confiança da liderança da empresa é conquistada.
E a melhor forma para conseguir apoio é manter um fluxo de comunicação eficiente e transparente seja com a liderança da empresa, as equipes, usuários e demais stakeholders. Essa comunicação precisa ser uma via de mão dupla. Todos precisam expressar preocupações ou dar sugestões, até porque um projeto de gestão documental pode mexer em processos tradicionais e com a cultura organizacional, o que exige que todos devem estar comprometidos para o sucesso da empreitada.
Características das lideranças (patrocinadores)
Nem todos os líderes pensam da mesma forma ou têm os mesmos objetivos. Por exemplo, o líder de operações em processos de digitalização pode ser um grande defensor do projeto de gestão documental e apoiar a necessidade de uma governança de informação mais eficiente. Entretanto, ele pode deixar esse apoio de lado se o impacto em sua equipe for muito grande. Enquanto isso, o gestor da área jurídica pode ter um senso de urgência para a implementação do projeto para que possa ter acesso mais rápido a documento.
Patrocinadores de sucesso contam com algumas características básicas. Eles têm a capacidade de usar sua posição, reputação e respeito para apoiar ou não o projeto; eles têm a legitimidade necessária para oferecer o apoio; e têm a sensação de urgência que pode acelerar ou não a implementação. E, muitas vezes, o líder de projetos não tem o suficiente de um ou mais desses critérios.
Vendendo o projeto
Antes de entender o que deve ser feito, é preciso considerar por que implementar um projeto de gestão documental, afinal, quem está de fora pode não ter ideia dos benefícios que podem ser conquistados. E esse deve ser o foco na hora de vender o projeto para as lideranças que podem ajudar no sucesso do projeto. Isso envolve explicar os riscos que envolvem o projeto e o que deve ser feito para minimizá-los. Quais os impactos nas equipes e departamentos envolvidos e quais os benefícios que sua implementação também irá causar.
Definir uma visão de futuro para que as informações da empresa sejam bem administradas pode ser uma tarefa complexa, mas é um motivador poderoso para o sucesso – não apenas para conquistar patrocinadores, mas também para a implementação mais ampla do projeto. Essa visão pode ser criada usando as informações que já estão disponíveis e demonstrando como uma nova gestão documental pode melhorar a qualidade das propostas, reduzir o tempo para resolver problemas e aumentar o engajamento e a produtividade dos funcionários.
Falando a mesma língua
Embora existam muitas maneiras de definir os benefícios do projeto, a melhor maneira é aprender a língua que a liderança executiva está falando e mostrar como sua adoção pode impactar positivamente em questões críticas para a empresa. Questões que, normalmente estão entre os tópicos mais discutidos durante as reuniões, então, manter o foco nesses tópicos pode ser fundamental para o sucesso.
Se para muitos profissionais de governança da informação é mais fácil esperar que a empresa acorde para a necessidade de melhorar a gestão documental, isso, normalmente, é um evento raro. Então, se existe a necessidade de apoio para o projeto, com o respeito e os recursos esperados, é preciso assumir um lado mais ativista e buscar apoiadores em potencial que tragam as características de poder, legitimidade e urgência necessárias para o projeto e que também contribuam para que a comunicação seja eficiente e na língua que os demais executivos da empresa realmente entendam.
Conte conosco para tornar esse processo mais eficiente. A Access fornece, serviços, experiências e tecnologias transformadoras para tornar sua empresa mais eficiente.
