As equipes de RH estão sempre às voltas com mil e uma tarefas e uma das épocas que pode se transformar em um pesadelo é quando chega a hora de organizar uma auditoria para o RH. São auditorias internas e externas, e ambas requerem um planejamento prévio. A auditoria para o RH tem como principal objetivo analisar as práticas relacionadas à gestão de pessoas, avaliando como está o andamento do trabalho, apontando erros e propondo sugestões de melhorias, assim como auxiliando na prevenção de riscos trabalhistas para as empresas. Na verdade, a auditoria para RH deve sempre ter um caráter orientador e principalmente educacional, e nunca punitivo.

Os principais itens que fazem parte de uma auditoria para o RH são:

  • Análise e descrição de cargos
  • Recrutamento
  • Seleção
  • Treinamento
  • Promoções e transferências
  • Saúde e segurança
  • Controle de pessoal
  • Administração de salários
  • Acordos coletivos

Segundo a norma ISO 9001:2000 (6.2. Recursos Humanos), os funcionários só podem assumir cargos depois de possuírem todas as competências necessárias para as atividades correspondentes com base em educação, treinamento, habilidade e experiência apropriada. Os requisitos podem estar estabelecidos na descrição de competência de cada cargo, e as comprovações são individuais e podem estar comprovadas com listas de presenças, carteira de trabalho, certificados, avaliações individuais, entre outras.

O planejamento da auditoria interna

Preparar a documentação antes da auditoria para o RH pode ser uma tarefa extremamente complicada e demorada, exigindo até a contratação de terceiros ou o afastamento de parte da equipe de RH. E a situação pode ficar ainda mais complicada durante a auditoria, principalmente se os funcionários precisarem encontrar documentos em cima da hora ou fazer cópias extras.

Os objetivos do planejamento do trabalho de auditoria para o RH são:

  • Permitir a realização de um exame adequado e eficiente que facilite ao auditor alcançar seus objetivos
  • Facilitar o controle sobre o desenvolvimento do trabalho e sobre o tempo gasto
  • Estabelecer racionalmente a extensão dos diversos procedimentos de auditoria
  • Evitar sobrecarga de trabalho

E tudo pode ser agilizado e simplificado se os documentos estiverem organizados dentro de um sistema automatizado de gestão documental desenvolvido para a área de RH e customizado para atender as necessidades de cada empresa.  O software pode ajudar a reunir cada tipo de documento em segundos e avaliar se estão completos. O sistema também permite compartilhar documentos com auditores em ambientes protegidos, aumentando a segurança e eliminando a necessidade de fazer cópias.

Quando se contabiliza todo o trabalho extra envolvido na localização e organização de documentos necessários para atender a uma auditoria para o RH, fica mais do que claro que a adoção de uma plataforma de gestão documental economiza tempo e dinheiro. Para cada auditoria, sem automatização, geralmente o tempo gasto corresponde a uma semana de trabalho extra, realizado por terceiros contratados para esse fim ou por funcionários que trabalham horas extras.

Como a empresa pode se beneficiar com a auditoria para o RH

O relatório elaborado pelo auditor serve como base para a empresa avaliar práticas e processos, evitando problemas trabalhistas e identificando práticas que podem prejudicar a empresa. O acompanhamento pode ser feito por pesquisas internas e externas, observações dos processos e índice de satisfação, entre outros.

Confira algumas vantagens:

  • Acompanhar os modelos já estabelecidos para ser utilizado como comparação, com o intuito de mensurar os resultados e possíveis irregularidades
  • Estudar a melhor política de gestão de pessoas
  • Verificar o implemento das políticas de recrutamento e política de cargos e carreira
  • Treinamento e desenvolvimento de pessoas
  • Monitoramento e avaliação de desempenho profissional
  • Verificação da gestão de prevenção e controle de riscos de acidentes e segurança no trabalho
  • Averiguar as condições do ambiente interno vinculado aos aspectos de estrutura física, tecnológica, cultural e psicossocial
  • Observar a aplicação da legislação e normas trabalhistas
  • Estruturar os valores institucionais, como o estatuto, código de ética e conduta, normas operacionais e administrativas e acompanhar a sua aplicação e executadas integralmente
  • Apurar se o planejamento estratégico está alinhado ao planejamento estratégico de recursos humanos