A atual agilidade dos negócios faz com que as empresas cada vez mais estejam focadas no seu core, deixando os processos que suportam a cadeia produtiva a cargo de terceirizados, o chamado Business Process Outsourcing (BPO). Uma tarefa que faz parte dos processos de todos os departamentos de uma empresa é o manuseio de documentos. Por isso, contar com um parceiro de gestão documental é a melhor solução para garantir a eficiência, conformidade e agilidade no dia a dia.
O seu parceiro de gestão documental ideal deve reunir expertise e habilidade para ajudar todos os departamentos da sua empresa a gerenciar seus arquivos físicos e digitais mantendo a conformidade, o fácil acesso aos documentos e às suas informações e também a segurança para os tipos de arquivos durante todo o seu ciclo de vida, até chegar ao estágio de destruição segura.
Quando você começar a avaliar a melhor estratégia e também a buscar um parceiro de gestão documental, pesquise bastante sobre a solução oferecida, levando em consideração as seguintes funcionalidades:
Segundo especialistas da empresa Certisign, fornecedora de certificados digitais, a ausência de uma política que padronize e alinhe as práticas de gestão documental de todos os departamentos pode causar diversos problemas e pastas de arquivos, por exemplo, podem acabar se transformando em uma enorme pilha de difícil identificação, por conta da falta de sistematização e indexação.
Com a presença de um parceiro de gestão documental, é possível estabelecer regras para todas as equipes – caso contrário, cada setor pode implantar indexações diferentes. É preciso adotar boas práticas de digitalização e de armazenamento, levando em consideração a frequência de acessos, tempo de expiração, criticidade para o negócio, entre outros itens do seu ciclo de vida.
Com a implantação de políticas robustas de gestão documental, é possível:
O parceiro de gestão documental ideal deve oferecer a expertise e experiência para ajudar a sua empresa a implantar e manter uma estratégia de gerenciamento de arquivos físicos e digitais, com soluções de armazenamento seguro físico e on-line, mantendo a conformidade durante todo o ciclo de vida do documento. Clique aqui e saiba como a Access pode ajudar a sua empresa nessa jornada.
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