A atual agilidade dos negócios faz com que as empresas cada vez mais estejam focadas no seu core, deixando os processos que suportam a cadeia produtiva a cargo de terceirizados, o chamado Business Process Outsourcing (BPO). Uma tarefa que faz parte dos processos de todos os departamentos de uma empresa é o manuseio de documentos. Por isso, contar com um parceiro de gestão documental é a melhor solução para garantir a eficiência, conformidade e agilidade no dia a dia.
O seu parceiro de gestão documental ideal deve reunir expertise e habilidade para ajudar todos os departamentos da sua empresa a gerenciar seus arquivos físicos e digitais mantendo a conformidade, o fácil acesso aos documentos e às suas informações e também a segurança para os tipos de arquivos durante todo o seu ciclo de vida, até chegar ao estágio de destruição segura.
Quando você começar a avaliar a melhor estratégia e também a buscar um parceiro de gestão documental, pesquise bastante sobre a solução oferecida, levando em consideração as seguintes funcionalidades:
- Facilidade de implantação e de uso
- Integração com todos os sistemas existentes na empresa
- Recursos para digitalização e inserção de documentos
- Permissões e gerenciamento de acesso
- Guarda e segurança cibernética
- Prevenção e recuperação de desastres
- Nível de conformidade com as regras em vigor de cada setor
- Recursos de pesquisa
- Controle de versões
- Avaliação do ciclo de vida e tabela de temporalidade
- Fluxos de trabalho
- Armazenamento na nuvem
Benefícios de implantar uma política de gestão documental
Segundo especialistas da empresa Certisign, fornecedora de certificados digitais, a ausência de uma política que padronize e alinhe as práticas de gestão documental de todos os departamentos pode causar diversos problemas e pastas de arquivos, por exemplo, podem acabar se transformando em uma enorme pilha de difícil identificação, por conta da falta de sistematização e indexação.
Com a presença de um parceiro de gestão documental, é possível estabelecer regras para todas as equipes – caso contrário, cada setor pode implantar indexações diferentes. É preciso adotar boas práticas de digitalização e de armazenamento, levando em consideração a frequência de acessos, tempo de expiração, criticidade para o negócio, entre outros itens do seu ciclo de vida.
Com a implantação de políticas robustas de gestão documental, é possível:
- Reduzir custos operacionais
- Aumentar a produtividade dos empregados, com menos buscas e espera por documentos
- Ter maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
- Melhorar a imagem e a reputação da marca por conta da redução do impacto ambiental
- Garantir maior flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa, especialmente para quem atua de forma remota
- Implantar a gestão de vencimento/prazos
- Ter controle de descarte e solicitações de documentos
O parceiro de gestão documental ideal deve oferecer a expertise e experiência para ajudar a sua empresa a implantar e manter uma estratégia de gerenciamento de arquivos físicos e digitais, com soluções de armazenamento seguro físico e on-line, mantendo a conformidade durante todo o ciclo de vida do documento. Clique aqui e saiba como a Access pode ajudar a sua empresa nessa jornada.
