Você provavelmente já sabe que manter a gestão documental dentro da empresa pode ser uma grande dor de cabeça. Além de gerar uma série de custos com espaço e ocupar seus funcionários com o armazenamento e a retirada de papéis, a guarda documental feita internamente pode oferecer uma série de riscos, como falta de proteção contra desastres naturais e violações de dados.
Porém, como encontrar o melhor serviço de gestão documental para sua empresa? Essa tarefa pode parecer tediosa, especialmente se você já iniciou sua busca há alguns meses e ainda não sabe quais critérios considerar para seguir adiante.
Confira alguns critérios chave que você deve levar em consideração na hora de selecionar um serviço de gestão documental para sua empresa:
Atendimento
Que nível de atendimento você precisa no seu dia a dia? Para isso, você deve levar em consideração a quantidade de documentos que produz, e com que frequência precisa ter acesso a eles. O serviço de atendimento deve ser um foco importante para o seu fornecedor de serviços de gestão documental. Ele está comprometido a entregar as informações de que você precisa de maneira rápida e precisa? Garanta que o atendimento escolhido seja consistente com suas necessidades diárias.
Segurança
Especialmente se seus documentos contêm informações altamente sensíveis, empresas fornecedoras de serviços de gestão documental precisam garantir a segurança das suas informações. Afinal, isso é tão importante para você quanto para os seus clientes, sendo essencial para manter sua reputação e credibilidade e, consequentemente, a continuidade do seu negócio. Portanto, é importante que o fornecedor escolhido por você conte com planos transparentes e consistentes de como vai manter seus registros seguros em curto e longo prazo.
Tecnologia
Quais são as tecnologias e plataformas que esse fornecedor usa para armazenar seus documentos com segurança e mantê-los à sua disposição sempre que necessário? Avalie se a empresa conta com espaços exclusivos destinados ao armazenamento de documentos, quais sistemas de segurança vão garantir a integridade das informações e impedir que caiam em mãos erradas (sistemas contra incêndios, proteção contra inundações, controle de acesso, entre outros). Além disso, também garanta que as plataformas disponibilizadas por eles garantam a você o máximo de acessibilidade.
Com o fornecedor de gestão documental certo, seu negócio vai ganhar mais eficiência de uma série de maneiras, incluindo áreas como atendimento ao cliente, RH, TI e facilities.
Imagine, por exemplo, uma seguradora que recebe um e-mail de seu cliente contendo uma demanda urgente. Por meio de uma plataforma de gestão documental, é possível rapidamente obter as informações desejadas sobre apólice e outros documentos – reduzindo o tempo de atendimento e, consequentemente, reduzindo custos com contact center e aumentando os índices de satisfação do cliente.
Além disso, uma boa gestão documental segue protocolos de segurança tão restritos que seus registros vão ficar protegidos de uma série de ameaças, além de garantir o cumprimento de padrões da indústria e da legislação vigente, gerando mais agilidade na área de compliance.
Não importa se seu negócio precisa de guarda simples ou gerenciada, a Access é especialista em garantir às empresas dos mais diversos segmentos o acesso seguro e rápido às suas informações, com um serviço de guarda e gestão documental eficiente e seguro, que dispõe de salas seguras em condomínios fechados e equipados com sistemas de segurança e controle de acesso de alta tecnologia.
Saiba mais sobre o serviço de gestão documental da Access.
