Soluções para a gestão de documentos são essencialmente sistemas eletrônicos que a sua organização pode usar como base para organizar todos os documentos digitais e em papel. Qualquer cópia impressa dos documentos pode simplesmente ser carregada diretamente no sistema de gestão de documentos com um scanner. A maioria dos softwares de gerenciamento de documentos possui um mecanismo de pesquisa interno, que permite aos usuários navegar rapidamente até as bibliotecas de documentos mais amplas para acessar o arquivo apropriado, com configurações de permissão, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações privilegiadas.

Colocando dessa maneira, em princípio até pode parecer que todas as soluções para a gestão de documentos do RH são iguais. Muito pelo contrário. Eficientes soluções devem oferecer, além das funcionalidades básicas, recursos como:

  • Armazenamento de vários tipos de documentos, incluindo arquivos de processamento de texto, e-mails, PDFs e planilhas
  • Pesquisa por palavra-chave
  • Acesso permitido a determinados documentos
  • Ferramentas de monitoramento para ver quais usuários estão acessando quais documentos
  • Ferramentas de versão que rastreiem edições em documentos e recuperem versões antigas
  • Controles que regulam quando documentos desatualizados podem ser excluídos

O que buscar em uma solução para a gestão de documentos do RH

Mas ao escolher uma solução para a gestão de documentos do RH, há outros recursos importantes a serem observados. Os especialistas da Access estão prontos para discutir detalhadamente suas necessidades. Recomendamos garantir que qualquer solução para a gestão de documentos do RH que você considere inclua o seguinte:

Estrutura do arquivo: O sistema deve oferecer uma estrutura de arquivo fácil de usar que faça sentido para os usuários.

Pesquisa: O sistema deve oferecer uma ampla variedade de opções para encontrar rapidamente arquivos. Você deve poder pesquisar não apenas pelo nome do arquivo, mas também pelo conteúdo do arquivo, data em que foi modificado pela última vez, tipo de arquivo e muito mais.

Facilidade de uso: O sistema deve ser simples para os funcionários usarem. Se for muito difícil, você não receberá a adesão completa da equipe, o que interromperá as operações diárias e causará confusão.

Integração: O sistema deve integrar-se facilmente aos programas em uso no RH e também em outros departamentos da empresa.

Digitalização: A solução deve ser compatível com uma ampla variedade de scanners.

Segurança: O sistema deve permitir que você restrinja quem pode ver pastas e arquivos específicos. Você deve poder definir permissões de acesso por funcionário.

Vamos detalhar alguns recursos fundamentais:

1 – Conformidade

A conformidade com regulamentos governamentais complexos e políticas corporativas pode ser uma verdadeira dor de cabeça para os profissionais de RH e você deve avaliar se o sistema oferece de capacidade de garantir que:

  • Seus documentos estão sendo retidos de acordo com as regras e regulamentos governamentais e corporativos?
  • Cada arquivo de funcionário contém todos os documentos necessários?
  • Os documentos estão atualizados?
  • Auditorias – Você pode ser proativo e não reativo para que os problemas sejam resolvidos antes que se tornem um problema?

Certifique-se de selecionar uma solução com os recursos que ajudem a responder “Sim” a essas perguntas.

  1. Segurança

As informações que constam dos documentos dos funcionários são extremamente confidenciais e, portanto, a segurança é fundamental. A solução para a gestão de documentos do RH que você selecionar deve criptografar os dados em trânsito e em repouso. Segurança também significa controlar e limitar o acesso aos documentos. Você precisa ter certeza de que a tecnologia selecionada permita que as pessoas vejam apenas o que deveriam. Além disso, você precisa controlar o que as pessoas podem fazer com um documento. Por exemplo, você pode querer restringir funções como impressão ou envio por e-mail.

Quando os documentos precisam ser compartilhados, isso deve ser feito com um link seguro que expire, sem anexar documentos a um e-mail. Para gerenciar com segurança os documentos de RH, uma sala de revisão segura também deve fazer parte da tecnologia que você selecionar. Isso permitirá que você coloque documentos na sala digital, onde você pode conceder acesso temporário aos documentos. Essa é uma maneira muito mais segura e eficiente de permitir que auditores e advogados revisem documentos.

  1. Integração

A integração automatizada com os sistemas legados armazena todos os documentos em um repositório central seguro para que haja apenas um local para procurar documentos que devem ser mantidos como registros. A integração é um componente essencial para alcançar essa visão de 360 ​​graus do histórico de um funcionário na sua organização.

  1. Fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho combinado com as notificações por e-mail também é obrigatório. Sua solução de gestão de documentos deve ajudar a equipe de RH a ser mais eficiente. Os documentos devem ser rastreados para aprovação ou revisão automaticamente e as notificações precisam ser em tempo real, para que os problemas possam ser resolvidos imediatamente. Verifique se os fluxos de trabalho são configuráveis ​​e se você não está limitado a documentos específicos.

  1. Papel e digital

Por fim, verifique se a sua solução de gerenciamento de documentos não deixa de lado o papel. O uso de papel nas empresas diminuiu, mas ainda é um arquivo importante para a maioria das empresas. Quando pesquisamos profissionais de RH, 73% disseram que ainda dependiam do papel para gerenciar documentos e 82% responderam que os fluxos de trabalho em papel provavelmente ainda seriam necessários pelo menos na próxima década.

Isso significa que as empresas estão trabalhando em ambientes híbridos onde documentos em papel e digitais devem coexistir. Adicionar documentos à sua solução de gerenciamento de documentos digitais deve ser fácil e seguro. Essa digitalização pode ser realizada na sua empresa ou nas instalações da Access, por profissionais especializados, e a empresa não precisa adquirir nenhum software ou hardware especial.