Organizar documentos de maneira segura, com boas práticas de registro e gerenciamento de informações, para que sejam rapidamente localizados, pode até não parecer uma tarefa muito importante. Isto é, até que alguém precise acessar um documento e não conseguir encontrá-lo e, por exemplo, perder o prazo para entregar uma proposta ou assinar um contrato. Além disso, o armazenamento inadequado pode inutilizar permanentemente o documento, o que pode gerar multas e outros problemas.
Um sistema de registro de gerenciamento de informações já deixou há muito tempo de ser sinônimo de Arquivo Morto, aquele local repleto de caixas abarrotadas de papel. Organizações de todos os setores cada vez mais devem atender a normas de conformidade e, por isso, precisam contar um programa holístico de gestão documental e de governança.
Esse programa de registro e gerenciamento de informações é que vai garantir a efetividade da produção, administração, armazenamento e destinação de documentos, baseado em processos e operações definidas em políticas internas, facilitando a tomada de decisão dos gestores, a prestação de contas e possibilitando a governança de forma mais transparente.
Então, para atender a essas e outras demandas, o que você deve levar em conta no momento de firmar uma parceria para a gestão de seus documentos? Quais capacidades a solução deve oferecer? Entre elas, podemos destacar:
Conformidade
Armazenar documentos desatualizados compromete a capacidade de se defender contra litígios, reclamações trabalhistas e atender a fiscalizações. Por isso, é fundamental implantar um projeto de gestão documental que promova um diagnóstico de temporalidade, de forma a atender a validade jurídica e fiscal de cada tipo de registro, respeitando os prazos de guarda determinados em lei.
Seu parceiro na gestão de documentos deve oferecer uma solução capaz de atender as normas do seu setor, monitorando a temporalidade de cada documento e, quando findar o prazo legal para arquivamento, os enviar para a destruição segura.
Governança da informação
Uma política robusta de governança da informação é fundamental para atender a novas regras de segurança dos dados, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que entrará em vigor em 2020. A inserção de metadados (informações) de indexação nos documentos, possibilitando a sua localização, gerenciamento e preservação, é fundamental para garantir que cada arquivo esteja em conformidade com o cronograma de retenção e governança da informação.
Essa indexação deve ser automatizada, incluindo atribuir um identificador exclusivo para cada documento, reconhecer tipos de arquivo e classificá-los segundo o nível de criticidade e confidencialidade. Além disso, o sistema deve ser capaz de rastrear todo o ciclo de vida de cada documento, oferecendo uma trilha de auditoria.
Armazenagem, recuperação e destruição seguras
De nada adianta ter o melhor sistema de registro e gerenciamento de informações se os arquivos não foram armazenados de forma segura. É preciso implantar políticas de acesso e permissões, com senhas, limitando o acesso somente a usuários autorizados, e mantendo uma cadeia de custódia para auditorias.
O seu parceiro deve oferecer instalações adequadas para o armazenamento de arquivos físicos e digitais, como salas cofre, e também total segurança durante o transporte dos arquivos da empresa para o local de armazenamento. E também oferecer soluções de destruição off-site e on-site, atendendo as regras do ciclo de vida de cada documento físico ou digital, incluindo discos rígidos de computador, fotografias, disquetes, microfilmes, raios X, cartões de créditos, entre outros.
Gerenciamento de arquivos digitais
Sem políticas de acesso e de permissão, os arquivos digitais podem ser copiados ou compartilhados indevidamente. Por isso, além de incorporar os mesmos metadados da sua versão física (se houver), o que permitirá o seu rastreamento e gerenciamento, o sistema deve contar com inovadoras tecnologias de segurança digital, de forma a preservar a confidencialidade e integridade dos dados.
Mitigação de desastres
O seu parceiro no registro e gerenciamento de informações deve oferecer um local seguro para o armazenamento dos arquivos, regulamentado pelas normas nacionais e internacionais de segurança de dados. Esse ambiente deve ser provido de toda a infraestrutura necessária para o armazenamento de dados, garantindo a integridade das informações e as mantendo livres de ameaças como incêndios, campo eletromagnético, furto, roubo, acesso indevido, gases corrosivos, fumaça, poeira, umidade excessiva, entre outras.
Ao mesmo tempo seus documentos precisam ser disponibilizados digitalmente na nuvem, de modo a que sejam acessados de forma rápida e segura e com um plano de continuidade de negócios para que, em caso de acidentes, a sua empresa volte a funcionar o mais rápido possível.
De uma forma resumida, podemos dizer que uma estratégia de registro e gerenciamento de informações deve ter em conta os seguintes aspectos:
- Capturar a informação necessária a partir dos documentos
- Integrar a informação nos sistemas de software empresariais
- Disseminar os documentos para as pessoas adequadas
- Permitir o acesso rápido aos documentos
- Controlar e garantir a segurança desse acesso
- Acompanhar as alterações dos documentos
- Garantir a segurança dos documentos
- Gerir os documentos ao longo do seu ciclo de vida, incluindo a sua remoção e arquivo de forma apropriada
- Incorporar documentos em papel em workflows digitais
- Suportar o workflow em todas as partes relevantes da organização
A verdade é que a tarefa de manter políticas robustas de registro e gerenciamento de informações é cada vez mais complexa e, por isso, sua empresa precisa contar com um parceiro com a expertise necessária para atender a todas as suas demandas. Clique aqui e saiba como a Access pode ajudar a sua empresa nessa jornada.
