O processo de gestão de documentos não é uma tarefa fácil. Manter uma gestão documental dentro da sua empresa pode gerar grandes transtornos. Além de custos com espaço e funcionários que ficam presos à tarefa de armazenar e retirar documentos em papel, a guarda de arquivos feita internamente pode oferecer riscos como a falta de proteção contra desastres naturais e até mesmo violação de dados.
Porém, para buscar um serviço de gestão documental para sua empresa, é necessário considerar alguns critérios. Esses critérios são a chave para selecionar um serviço eficiente de guarda e gestão de documentos.
A seguir, alguns pontos chave a se levar em consideração antes de iniciar um projeto de gestão documental com uma empresa terceirizada:
- Atendimento – Qual a quantidade de documentos que sua empresa produz diariamente? E mensalmente? Com que frequência você precisa de acesso a esses documentos? Ao optar por um serviço de gestão de documentos terceirizado, a empresa escolhida deve oferecer um atendimento com foco nas necessidades do cliente. É importante que seu fornecedor seja comprometido com a entrega rápida e precisa das informações que você precisar, quando você precisar. Garanta que o atendimento escolhido seja consistente com suas necessidades diárias.
- Segurança – Principalmente se seus documentos contêm informações altamente sensíveis, a empresa fornecedora do serviço de gestão documental precisa estar apta a garantir a segurança das suas informações. É importante que o fornecedor escolhido conte com planos transparentes e consistentes de como vai manter seus registros seguros em curto e longo prazo.
- Tecnologia – Quais tecnologias seu fornecedor usa para armazenar seus documentos com segurança e quais plataformas ele utiliza para manter essas informações disponíveis sempre que necessário? É preciso avaliar se a empresa escolhida conta com espaços exclusivos destinados ao armazenamento de documentos e sistemas de segurança que garantem a integridade das informações tanto contra incêndios e inundações, quanto um controle de acesso eficiente. Além disso, garanta que as plataformas disponibilizadas por eles ofereçam o máximo de acessibilidade.
O fornecedor certo de gestão documental precisa garantir que seu negócio ganhe mais eficiência para crescer e expandir sem qualquer problema. Além disso, uma boa gestão de documentos precisa seguir protocolos de segurança restritos, garantindo que suas informações ficaram protegidas de ameaças. E também, garantir que a legislação vigente de cada indústria seja cumprida, evitando problemas de compliance.
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