Saiba por que escolher a Access para dar início ao seu projeto de digitalização

A gestão de documentos é um passo importante para empresas que buscam a organização do seu acervo arquivístico com o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho de todos os departamentos. Ter uma estratégia de guarda e gestão documental adequada dá ao seu negócio uma importante vantagem competitiva, e o processo de digitalização é um recurso importante para ganhar agilidade e dar mais precisão às informações compartilhadas, mas para dar início ao seu projeto de digitalização, o primeiro passo é entender como a digitalização pode ajudar a sua empresa.

O processo de digitalizar informações torna mais fácil a preservação, o acesso e o compartilhamento de documentos importantes. Um documento original, por exemplo, pode ser disponibilizado para seus colaboradores em qualquer lugar.

A digitalização de documentos pode trazer melhorias significativas para o seu negócio como:

• A redução de custos com manipulação e impressão de documentos;
• Maior segurança para as informações;
• Facilidade no compartilhamento de documentos e aumento na colaboração entre profissionais com atuação remota;
• Melhora na produtividade da equipe;
• Maior controle na qualidade dos dados por meio da tecnologia;
• Auditorias mais eficientes.

Escolher um parceiro confiável para realizar um projeto de digitalização na sua empresa é o primeiro passo para dar início a essa nova empreitada.

Escolha um parceiro de negócios confiável

A Access é a segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações por meio do serviço de guarda e gestão documental. Com profissionais altamente qualificados e uma tecnologia de última geração, a Access é capaz de transformar informações originalmente criadas em papel, microfilme e microficha em arquivos digitais, possibilitando o armazenamento de grandes volumes de documento em um ambiente seguro e facilmente acessível.

No processo de preparação, os documentos são preparados para se tornarem aptos para a digitalização. Nesse primeiro momento, atividades como retirada de grampos, clipes ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner são removidos.

Em seguida, os documentos são colocados no scanner e a imagem digital é gerada, sendo posteriormente disponibilizada para pesquisa.

A terceira etapa é a indexação. Depois que o documento já foi digitalizado ele ganha uma identidade que possibilita um acesso rápido e preciso, por meio do portal All Store.

Com o portal All Store, você pode gerenciar os documentos que estão sob custódia da Access. A solução permite importar, classificar, disponibilizar imagens digitalizadas, fazer anotações nas imagens, adicionar índice de textos e processar automaticamente todo tipo de documento.

E, por último, um controle de qualidade rigoroso por amostragem avalia se as imagens geradas a partir do processo de digitalização estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto.

No processo de digitalização são utilizadas várias tecnologias como:

• Uso de assinatura digital padrão ICP-Brasil;
• OCR (Optical Character Recognition) – reconhecimento de caracteres a partir de um arquivo de imagem;
• ICR (Intelligent Character Recognition) – reconhecimento de caracteres manuscritos;
• OMR (Optical Mark Recognition) – reconhecimento de marcas;
• Barcode (Código de Barras) – permite converter informações contidas em um código de barras;
• Digitação – entrada manual de dados.

O documento físico é armazenado pela Access de acordo com os níveis de serviço acordado: Guarda Simples ou Guarda Gerenciada. Conheça mais sobre como a Access pode ajudar a sua empresa e dar início ao seu projeto de digitalização.