A gestão de documentos é um passo importante para empresas que buscam a organização do seu acervo arquivístico com o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho de todos os departamentos. Ter uma estratégia de guarda e gestão documental adequada dá ao seu negócio uma importante vantagem competitiva, e o processo de digitalização é um recurso importante para ganhar agilidade e dar mais precisão às informações compartilhadas, mas para dar início ao seu projeto de digitalização, o primeiro passo é entender como a digitalização pode ajudar a sua empresa.
O processo de digitalizar informações torna mais fácil a preservação, o acesso e o compartilhamento de documentos importantes. Um documento original, por exemplo, pode ser disponibilizado para seus colaboradores em qualquer lugar.
A digitalização de documentos pode trazer melhorias significativas para o seu negócio como:
- A redução de custos com manipulação e impressão de documentos;
- Maior segurança para as informações;
- Facilidade no compartilhamento de documentos e aumento na colaboração entre profissionais com atuação remota;
- Melhora na produtividade da equipe;
- Maior controle na qualidade dos dados por meio da tecnologia;
- Auditorias mais eficientes.
Escolher um parceiro confiável para realizar um projeto de digitalização na sua empresa é o primeiro passo para dar início a essa nova empreitada.
Escolha um parceiro de negócios confiável
A Access é a segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações por meio do serviço de guarda e gestão documental. Com profissionais altamente qualificados e uma tecnologia de última geração, a Access é capaz de transformar informações originalmente criadas em papel, microfilme e microficha em arquivos digitais, possibilitando o armazenamento de grandes volumes de documento em um ambiente seguro e facilmente acessível.
No processo de preparação, os documentos são preparados para se tornarem aptos para a digitalização. Nesse primeiro momento, atividades como retirada de grampos, clipes ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner são removidos.
Em seguida, os documentos são colocados no scanner e a imagem digital é gerada, sendo posteriormente disponibilizada para pesquisa.
A terceira etapa é a indexação. Depois que o documento já foi digitalizado ele ganha uma identidade que possibilita um acesso rápido e preciso, por meio do portal All Store.
Com o portal All Store, você pode gerenciar os documentos que estão sob custódia da Access. A solução permite importar, classificar, disponibilizar imagens digitalizadas, fazer anotações nas imagens, adicionar índice de textos e processar automaticamente todo tipo de documento.
E, por último, um controle de qualidade rigoroso por amostragem avalia se as imagens geradas a partir do processo de digitalização estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto.
No processo de digitalização são utilizadas várias tecnologias como:
- Uso de assinatura digital padrão ICP-Brasil;
- OCR (Optical Character Recognition) – reconhecimento de caracteres a partir de um arquivo de imagem;
- ICR (Intelligent Character Recognition) – reconhecimento de caracteres manuscritos;
- OMR (Optical Mark Recognition) – reconhecimento de marcas;
- Barcode (Código de Barras) – permite converter informações contidas em um código de barras;
- Digitação – entrada manual de dados.
O documento físico é armazenado pela Access de acordo com os níveis de serviço acordado: Guarda Simples ou Guarda Gerenciada. Conheça mais sobre como a Access pode ajudar a sua empresa e dar início ao seu projeto de digitalização.
