Para tirar maior proveito de seu tempo e obter maior custo benefício, as empresas precisam considerar a terceirização de algumas de suas tarefas, e a gestão de documentos corporativos é uma delas. Quando é feita internamente, a guarda e a gestão de documentos requerem uma grande quantidade de espaço físico e um investimento significativo de tempo dos funcionários.
Para algumas organizações, é mais fácil terceirizar a gestão de documentos, mas outras se mantêm céticas, especialmente porque não estão familiarizadas com os serviços oferecidos por fornecedores especializados na gestão de informações.
É nesse ponto que setores como o financeiro e o de TI agem na busca por soluções para dar maior eficiência aos negócios, especialmente no caso de indústrias como a de seguros, a financeira e a de saúde, que enfrentam uma série de obstáculos relacionados a compliance no armazenamento de documentos.
Confira alguns dos principais obstáculos na guarda e na gestão de documentos corporativos que a TI pode ajudar a resolver:
Os documentos estão em vários locais diferentes
A maioria das empresas não tem um planejamento para a gestão de documentos ou tem um planejamento que não seguem. Muitas têm documentos espalhados em uma série de plataformas, como Sharepoint, Dropbox, servidores, além das salas isoladas com centenas de caixas repletas de papéis.
Com o crescimento da empresa, o volume de informações e as dores associadas à gestão de documentos também crescem. Quando as empresas se fundem ou os departamentos se integram uns com os outros, as políticas de gerenciamento de documentos se cruzam e se tornam muito difíceis de gerenciar.
Documentos perdidos ou incompletos
Uma gestão de documentos problemática dificulta o acesso às informações, tornando os processos mais lentos e podendo gerar uma série de problemas relacionados a compliance, quando determinada informação está incompleta ou simplesmente some.
Empresas que mantêm a guarda e a gestão de documentos internamente precisam dedicar espaço e uma equipe dedicada à organização das informações e, ainda assim, caso essa tarefa seja mal executada, é preciso dedicar ainda mais funcionários para encontrar uma documentação necessária, levando a incontáveis horas de busca e perda de produtividade.
Integração do software de gestão com o ambiente atual da empresa
As empresas hoje contam com uma série de aplicações para realizar tarefas específicas, e ninguém quer ficar buscando informações em várias telas diferentes. Portanto, integrar sistemas distintos é uma tarefa importante da área de TI em relação à gestão de documentos.
Por isso, os melhores fornecedores de serviços de guarda e gestão de documentos trabalham junto com a empresa e seus executivos para entender as exigências de compliance e fornecer um sistema de armazenamento que garanta aos negócios acesso a informações críticas com agilidade quando são necessárias, mantendo, ao mesmo tempo, a segurança das informações sensíveis.
Empresas fornecedoras de serviços de guarda e gestão de documentos corporativos também ajudam a garantir a continuidade do negócio e a proteção contra a perda de informações – uma das principais ameaças às empresas.
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