O setor de Recursos Humanos (RH) da empresa lida com uma diversidade enorme de documentos que se acumulam ao longo dos anos. Oferecer aos funcionários ferramentas para o gerenciamento correto desses documentos ajuda a aumentar a produtividade, e reduz os riscos de perder documentos importantes, além de reduzir custos relacionados à impressão e armazenamento de documentos.
Um serviço de gestão e guarda de documentos eficiente aumenta a produtividade do RH, pois além de não precisar mais se preocupar com documentos perdidos ou no lugar errado, também dá aos funcionários mais tempo para focar em operações voltadas ao objetivo principal do seu negócio. Isso evita que os funcionários percam tempo buscando documentos.
Maior facilidade na gestão e guarda de arquivos
O investimento em serviços de gestão e guarda documental pode parecer desnecessário quando a empresa destina um local próprio para seus arquivos, mas transferir a guarda dos documentos para um local seguro fora da empresa e passar a gestão para um serviço especializado – que saiba lidar com a grande quantidade de documentos produzida pelo RH – ajuda a poupar recursos valiosos. Tanto o espaço quanto a mão de obra, antes destinados a essa tarefa, passam a ser melhor aproveitados.
A gestão documental também ajuda na manutenção de compliance, permitindo que informações consideradas sensíveis sejam armazenadas em pastas separadas, garantindo que somente pessoas com autorização tenham acesso. Documentos digitalizados podem ser consolidados em um local único e reduzir consideravelmente as dificuldades da gestão de documentos.
Auditorias mais rápidas e fáceis
A simples menção a uma auditoria deixa os profissionais de qualquer departamento com os níveis de estresse elevados. O departamento de RH, que precisa lidar com arquivos de funcionários de toda a empresa, é um dos que mais sente esse período.
Em muitas empresas, os documentos ainda são apenas arquivados em papel e o controle de quanto tempo é preciso manter cada documento, ou quais precisam ser destruídos, é feito em uma planilha. Apesar de ser uma maneira eficiente de manter o controle, com um volume crescente de funcionários e documentos, essa alternativa começa a se tornar insustentável.
A armazenagem eletrônica de documentos permite que o RH mantenha um sistema de informações centralizado, facilitando a visualização de relatórios que demonstrem quais documentos estão faltando e quais precisam ser renovados. Com esse tipo de sistema de gestão é possível organizar os documentos por categorias que facilitam a busca, como por exemplo, número do registro, nome, departamento, tipo de documento e data de expiração. Também fica mais fácil identificar processos problemáticos e irregularidades.
Recursos humanos direcionados para o que realmente importa
Com a gestão correta dos documentos, o departamento de recursos humanos ajuda a aumentar a produtividade do RH e garante segurança dos arquivos e facilita o acesso as informações necessárias.
Além da redução de custos, a gestão de documentos melhora o processo de trabalho das pessoas, que podem ser direcionadas para atividades mais relevantes.
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