Conforme as empresas analisam diferentes modelos de trabalho, elas estão percebendo a importância de digitalizar documentos e entendendo que muitos dos funcionários não estão prontos para um retorno em tempo integral ao escritório, e a maioria dessas empresas acredita que o ambiente de trabalho híbrido será o caminho para o progresso dos negócios.
Na verdade, de acordo com uma pesquisa recente da McKinsey com 100 executivos sobre o futuro do trabalho híbrido, “no futuro pós-pandemia, nove entre dez empresas estarão combinando trabalho remoto e local”.
Os detalhes de como criar uma força de trabalho híbrida produtiva e eficaz ainda são um tanto nebulosos, mas o que está claro é que o acesso remoto às informações será essencial. Para os setores mais tradicionais, como empresas de óleo e gás e outras no setor de energia, é crucial começar, e acelerar, a adoção de uma estratégia para digitalizar documentos.
Embora cada empresa de energia seja única e esteja em um estágio diferente em sua jornada de digitalização, existem etapas fundamentais que podem ajudar a avançar neste caminho.
Quer sua empresa já tenha começado a digitalização ou esteja apenas no inicio da construção de um caso de negócios para fazer a transição, saber o verdadeiro custo do seu sistema existente é o melhor lugar para começar.
A pandemia ensinou que o planejamento de continuidade de negócios é essencial para a produtividade e as informações estatísticas coletadas durante esta fase podem ajudar na construção de um caso de negócios para digitalizar documentos que não será facilmente destruído.
Os custos que devem ser considerados:
Quais os custos para gerenciar um novo documento físico em comparação com um documento digital? Quando os documentos estão na forma física impressa, existem custos como pastas de arquivo, etiquetas e a mão de obra necessária para criar e armazenar esses documentos.
O custo para armazenar arquivos físicos pode ser considerável, especialmente se a empresa não estiver gerenciando esses documentos de maneira eficiente. À medida que as necessidades de armazenamento aumentam, também aumentam os custos com armazenamento. A segurança desses documentos também deve ser considerada nos custos para armazená-los.
Os custos para acessar os documentos físicos precisam ser considerados. Há custos de hardware e software associados à solicitação, recuperação e retorno de arquivos físicos. Além disso, arquivos digitais são compartilhados com muito mais facilidade em comparação com a tarefa de imprimir, empacotar e enviar grandes grupos de arquivos para outros funcionários e clientes.
Em um setor altamente regulamentado, a integridade dos dados é crítica. Os arquivos físicos oferecem desafios em termos de rastreamento do documento original, processos de fluxo de trabalho e circulação.
Se os procedimentos de descarte estiverem sendo seguidos diligentemente, há custos tangíveis e indiretos que precisam ser considerados. A destruição física de arquivos exige uma grande quantidade de mão de obra, seja o descarte realizado internamente ou por um parceiro terceirizado.
A Access entende a complexidade da gestão de informações no setor de energia e pode ajudar sua empresa a digitalizar documentos independentemente de onde estiver em sua jornada de digitalização.
Confira nosso manual para digitalizar documentos para empresas de energia e tenha acesso a um roadmap que detalha cada passo dessa jornada. No manual, também disponibilizamos uma calculadora de custos para ajudar a entender os custos do gerenciamento de arquivos físicos e o valor de digitalizar documentos.
Nas próximas semanas voltaremos a falar sobre o assunto, acompanhe nosso blog e não perca.
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