Conforme as empresas analisam diferentes modelos de trabalho, elas estão percebendo a importância de digitalizar documentos e entendendo que muitos dos funcionários não estão prontos para um retorno em tempo integral ao escritório, e a maioria dessas empresas acredita que o ambiente de trabalho híbrido será o caminho para o progresso dos negócios.
Na verdade, de acordo com uma pesquisa recente da McKinsey com 100 executivos sobre o futuro do trabalho híbrido, “no futuro pós-pandemia, nove entre dez empresas estarão combinando trabalho remoto e local”.
Os detalhes de como criar uma força de trabalho híbrida produtiva e eficaz ainda são um tanto nebulosos, mas o que está claro é que o acesso remoto às informações será essencial. Para os setores mais tradicionais, como empresas de óleo e gás e outras no setor de energia, é crucial começar, e acelerar, a adoção de uma estratégia para digitalizar documentos.
Embora cada empresa de energia seja única e esteja em um estágio diferente em sua jornada de digitalização, existem etapas fundamentais que podem ajudar a avançar neste caminho.
Conheça os custos para digitalizar documentos
Quer sua empresa já tenha começado a digitalização ou esteja apenas no inicio da construção de um caso de negócios para fazer a transição, saber o verdadeiro custo do seu sistema existente é o melhor lugar para começar.
A pandemia ensinou que o planejamento de continuidade de negócios é essencial para a produtividade e as informações estatísticas coletadas durante esta fase podem ajudar na construção de um caso de negócios para digitalizar documentos que não será facilmente destruído.
Os custos que devem ser considerados:
Captura
Quais os custos para gerenciar um novo documento físico em comparação com um documento digital? Quando os documentos estão na forma física impressa, existem custos como pastas de arquivo, etiquetas e a mão de obra necessária para criar e armazenar esses documentos.
Armazenamento
O custo para armazenar arquivos físicos pode ser considerável, especialmente se a empresa não estiver gerenciando esses documentos de maneira eficiente. À medida que as necessidades de armazenamento aumentam, também aumentam os custos com armazenamento. A segurança desses documentos também deve ser considerada nos custos para armazená-los.
Acessibilidade
Os custos para acessar os documentos físicos precisam ser considerados. Há custos de hardware e software associados à solicitação, recuperação e retorno de arquivos físicos. Além disso, arquivos digitais são compartilhados com muito mais facilidade em comparação com a tarefa de imprimir, empacotar e enviar grandes grupos de arquivos para outros funcionários e clientes.
Manutenção
Em um setor altamente regulamentado, a integridade dos dados é crítica. Os arquivos físicos oferecem desafios em termos de rastreamento do documento original, processos de fluxo de trabalho e circulação.
Descarte
Se os procedimentos de descarte estiverem sendo seguidos diligentemente, há custos tangíveis e indiretos que precisam ser considerados. A destruição física de arquivos exige uma grande quantidade de mão de obra, seja o descarte realizado internamente ou por um parceiro terceirizado.
A Access entende a complexidade da gestão de informações no setor de energia e pode ajudar sua empresa a digitalizar documentos independentemente de onde estiver em sua jornada de digitalização.
Confira nosso manual para digitalizar documentos para empresas de energia e tenha acesso a um roadmap que detalha cada passo dessa jornada. No manual, também disponibilizamos uma calculadora de custos para ajudar a entender os custos do gerenciamento de arquivos físicos e o valor de digitalizar documentos.
Nas próximas semanas voltaremos a falar sobre o assunto, acompanhe nosso blog e não perca.
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