Nesta segunda parte de nossa série sobre digitalização de documentos no setor de energia, iremos explorar como construir um case de negócios sólido para obter o suporte de gerenciamento de documentos necessário para que sua empresa possa avançar neste projeto.
Também abordaremos a importância de configurar um teste piloto e como essa etapa irá ajudar a ajustar a abordagem estratégia e eficaz para a digitalização de documentos.
Um case de negócios bem construído demonstra como as melhorias no sistema de gerenciamento de arquivos podem resultar em economia de custos para a empresa, apoiando futuras tomadas de decisão e ajudando a monitorar o desempenho.
Ao explorar opções alternativas e os benefícios, custos e riscos de cada decisão, você pode justificar a solução recomendada e gerar suporte crucial para o programa de digitalização.
É provável que as pessoas que terão acesso ao case de negócios não sejam especialistas na gestão de informações, então, para obter aprovação para o financiamento e os recursos para apoiar o programa é preciso que a comunicação dos impactos dos custos e da economia sejam claros e objetivos.
A primeira etapa para a criação de um case de negócios sólido é identificar as necessidades que impulsionam a necessidade de digitalizar documentos. Procure analisar as melhores oportunidades para reduzir custos e para que sua empresa se mantenha competitiva. Será que os custos de mão de obra e materiais serão reduzidos? Essa mudança irá melhorar a colaboração e a produtividade? Encontrar essas respostas é fundamental para o sucesso do programa.
No nosso primeiro post sobre o assunto, mostramos como calcular os custos do sistema de arquivos em uso na empresa. No case de negócios, é preciso comparar soluções alternativas para ilustrar qual será a economia de custos. Considere todos os custos envolvidos e seja transparente com as informações. Alguns custos não são tão óbvios, como os que envolvem a atualização de software e equipamentos.
A análise completa das opções de solução é crítica para apoiar o programa de digitalização. Nessa etapa é necessário mostrar como a solução irá atender as necessidades do negócio, se ela terá impacto nos resultados da empresa, se afetará a forma com que as pessoas trabalham e se aumentará a segurança das informações.
Compartilhe detalhes sobre como administrar a solução escolhida. Essa etapa deve incluir informações sobre:
Seu case de negócio atua como um roteiro que orienta a jornada de digitalização. Para garantir o sucesso, é possível testar as estratégias e ideias em um projeto piloto.
Realizar um projeto piloto dentro de um conjunto de registros definidos antes de prosseguir com a implementação completa ajuda a testar a tecnologia e fortalecer os planos de implementação, incluindo procedimentos e fluxos de trabalho.
Algumas perguntas, então, devem ser feitas:
O projeto piloto é projetado para ajudar na abordagem estratégica e entregar um plano de gestão de arquivos digitais que atenda às necessidades da empresa.
Isso tornará seu case mais forte e com maior credibilidade para obter o suporte que ele precisa para seguir em frente. A Access entende a complexidade das informações no setor de energia e pode ajudar sua empresa a planejar a digitalização de documentos, independentemente de onde ela estiver em sua jornada de transformação digital. Entre em contato e saiba mais.
Share