Nesta segunda parte de nossa série sobre digitalização de documentos no setor de energia, iremos explorar como construir um case de negócios sólido para obter o suporte de gerenciamento de documentos necessário para que sua empresa possa avançar neste projeto.
Também abordaremos a importância de configurar um teste piloto e como essa etapa irá ajudar a ajustar a abordagem estratégia e eficaz para a digitalização de documentos.
Etapas de um case de negócios de um programa de digitalização
Um case de negócios bem construído demonstra como as melhorias no sistema de gerenciamento de arquivos podem resultar em economia de custos para a empresa, apoiando futuras tomadas de decisão e ajudando a monitorar o desempenho.
Ao explorar opções alternativas e os benefícios, custos e riscos de cada decisão, você pode justificar a solução recomendada e gerar suporte crucial para o programa de digitalização.
É provável que as pessoas que terão acesso ao case de negócios não sejam especialistas na gestão de informações, então, para obter aprovação para o financiamento e os recursos para apoiar o programa é preciso que a comunicação dos impactos dos custos e da economia sejam claros e objetivos.
Passo 1 – Identificar a necessidade dos negócios
A primeira etapa para a criação de um case de negócios sólido é identificar as necessidades que impulsionam a necessidade de digitalizar documentos. Procure analisar as melhores oportunidades para reduzir custos e para que sua empresa se mantenha competitiva. Será que os custos de mão de obra e materiais serão reduzidos? Essa mudança irá melhorar a colaboração e a produtividade? Encontrar essas respostas é fundamental para o sucesso do programa.
Passo 2 – Opções de solução
No nosso primeiro post sobre o assunto, mostramos como calcular os custos do sistema de arquivos em uso na empresa. No case de negócios, é preciso comparar soluções alternativas para ilustrar qual será a economia de custos. Considere todos os custos envolvidos e seja transparente com as informações. Alguns custos não são tão óbvios, como os que envolvem a atualização de software e equipamentos.
Passo 3 – Recomendar uma solução
A análise completa das opções de solução é crítica para apoiar o programa de digitalização. Nessa etapa é necessário mostrar como a solução irá atender as necessidades do negócio, se ela terá impacto nos resultados da empresa, se afetará a forma com que as pessoas trabalham e se aumentará a segurança das informações.
Passo 4 – Apresentação do plano
Compartilhe detalhes sobre como administrar a solução escolhida. Essa etapa deve incluir informações sobre:
- Despesas
- Quanto custa a solução
- Quais os recursos tecnológicos e de pessoal são necessários
- Qual o suporte de hardware e software necessário
- Cronograma
- Tempo estimado de implementação
- Quais as fases da implementação
- Como será a comunicação e monitoramento
- Como o progresso será monitorado e mensurado
Seu case de negócio atua como um roteiro que orienta a jornada de digitalização. Para garantir o sucesso, é possível testar as estratégias e ideias em um projeto piloto.
O projeto piloto
Realizar um projeto piloto dentro de um conjunto de registros definidos antes de prosseguir com a implementação completa ajuda a testar a tecnologia e fortalecer os planos de implementação, incluindo procedimentos e fluxos de trabalho.
Algumas perguntas, então, devem ser feitas:
- O novo processo de fluxo de trabalho é intuitivo?
- A equipe está “comprando” e usando o novo processo?
- Os recursos de pessoal são suficientes? É necessário mais treinamento?
- A produtividade aumentou com o acesso mais fácil?
- O novo sistema está alinhado com métricas de desempenho?
- Mudanças são necessárias nos processos?
O projeto piloto é projetado para ajudar na abordagem estratégica e entregar um plano de gestão de arquivos digitais que atenda às necessidades da empresa.
Isso tornará seu case mais forte e com maior credibilidade para obter o suporte que ele precisa para seguir em frente. A Access entende a complexidade das informações no setor de energia e pode ajudar sua empresa a planejar a digitalização de documentos, independentemente de onde ela estiver em sua jornada de transformação digital. Entre em contato e saiba mais.
