Todas as empresas geram uma enormidade de informações diariamente, mas controlar esses dados sem um sistema de gerenciamento de documentos eficiente pode se tornar um desafio sem tamanho. Além disso, repensar o espaço utilizado para armazenar documentos em papel e processos de negócios, principalmente em relação ao acesso à informação, se tornou urgente para manter a rentabilidade e relevância no mercado.
Não importa se os documentos sejam físicos ou digitais, mantê-los organizados, em segurança e acessíveis é fundamental para tornar o fluxo de trabalho mais produtivo e ágil, mas como fazer isso sem prejudicar a operação ou a eficiência das equipes?
É aí que um sistema de gerenciamento de documentos mostra sua importância, pois facilita a pesquisa e recuperação de informações no momento em que elas são necessárias.
Atualmente, muitas empresas estão optando por armazenar seus documentos físicos externamente, enquanto os arquivos digitais são enviados para a nuvem. Isso reduz a possibilidade de ocorrer violações de segurança, como um usuário não autorizado acessando informações indevidamente.
Além disso, há alguns fatores que contribuem para a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos, como a utilização de sistemas diferentes para armazenar e gerenciar documentos em cada setor da empresa, bancos de dados desorganizados e até mesmo a insatisfação das equipes com os sistemas de armazenamento utilizados e a proliferação de silos de dados.
Resolver esses problemas só é possível com um sistema de gerenciamento de documentos que torne o controle do ciclo de vida das informações mais eficiente, desde a criação e retenção até sua destruição. Esse sistema permite a criação de uma estrutura que torne o fluxo das informações por toda a organização mais simples, permitindo que equipes compartilhem dados mais facilmente, o que também contribua para aumentar a produtividade.
Apesar de ser possível implementar um sistema de gerenciamento de documentos no local, um sistema baseado na nuvem, como o Portal All Store, permite que os documentos digitalizados da empresa sejam armazenados na nuvem e acessados facilmente pelo sistema. Isso oferece maior agilidade no acesso a informações importantes e uma significativa redução nos custos de armazenamento, além de garantir a escalabilidade e flexibilidade exigidas por um negócio em crescimento.
O portal All Store fornece uma solução completa para o gerenciamento de documentos, fornecendo diversos recursos para agilizar os processos de negócios. Pelo portal, é possível importar, classificar, pesquisar e armazenar arquivos digitais, adicionar anotações, índices de texto e processar documentos automaticamente. Mas não apenas isso:
No portal All Store, a gestão e armazenamento de documentos são mais simples, tornando a organização de informações e recuperação mais fácil e ágil.
Com acesso fácil de qualquer lugar, os usuários podem colaborar em tempo real, realizando edições, compartilhando informações e monitorando alterações facilmente.
Com a substituição do uso de documentos em papel, os processos se tornam mais eficientes, contribuindo para um ROI mais rápido, melhor organização das informações e proteção ao meio ambiente.
O portal All Store fornece recursos de criptografia, autenticação, controles de acesso e a indexação de informações em um banco de dados monitorado e protegido contra possíveis ataques e vulnerabilidades.
Como permite registrar o que cada usuário fez com os documentos, o portal All Store garante acesso sempre à versão mais atualizada dos arquivos.
Um sistema de gerenciamento de documentos reduz problemas relacionados ao manuseio de documentos em papel, que pode significar perda, extravios ou problemas de conformidade que podem impactar nos negócios.
Pesquisar e recuperar informações em documentos físicos é uma tarefa cansativa e demorada. Um sistema de gerenciamento de documentos torna esses processos automáticos, melhorando a eficiência e precisão dos processos.
O portal All Store é facilmente integrado aos demais sistemas em uso pela empresa, tornando a experiência do usuário aprimorada e os fluxos de trabalho mais precisos.
O portal All Store oferece a melhor experiência possível ao usuário. Com uma interface amigável e intuitiva, o ciclo de aprendizado é reduzido, permitindo que os usuários tenham acesso às informações que precisam facilmente.
A Access oferece uma solução de gerenciamento de documentos escalável e flexível e que se adapta rapidamente aos requisitos dos negócios da empresa, atendendo a mudanças no fluxo de documentos e reduzindo o impacto no desempenho da operação.
Mais que um simples “storage”, o portal All Store torna o gerenciamento de documentos da empresa mais seguro, ágil e eficiente. Com ele, os usuários podem solicitar serviços e acessar relatórios com os controles necessários para transformar a produtividade e a agilidade da operação.
Com o portal All Store é possível:
A Access procura contribuir com o sucesso do seu negócio, fornecendo um sistema customizado para atender aos requisitos de cada cliente e às normas de conformidade do segmento de atuação.
Os servidores da Access possuem certificados de segurança que garantem que as informações trafeguem criptografadas. Além disso, conta com um storage de última geração que replica as informações automaticamente para uma unidade de contingência equipada com no-breaks’s e geradores que garantem a continuidade do processamento no caso de algum incidente.
Com a Access, sua empresa não precisa se preocupar com investimentos para manter uma estrutura física, hardware e servidores para armazenar seus documentos. Todos os dados, imagens digitalizadas e arquivos digitais são armazenados com segurança e disponibilizados pelo portal All Store. Entre em contato e conheça nossa solução.
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