Grande parte dos departamentos das corporações, incluindo o gerenciamento de documentos, está usando de 40 a 60 aplicativos diferentes para gerenciar suas atividades diárias.
De acordo com uma pesquisa do Gartner, nos próximos 4 anos, veremos uma mudança dramática do uso de vários aplicativos de software como serviço (SaaS), para o uso de menos aplicativos e que centralizam o gerenciamento de atividades.
A combinação do aumento de custos de armazenamento em nuvem e a diminuição dos orçamentos em geral, devido a uma variedade de influências, torna a escolha e o investimento na tecnologia certa uma proposta de risco muito maior do que há alguns anos.
Por isso, exploraremos como construir um business case (caso de negócios) para a adoção de uma plataforma centralizada de gerenciamento de documentos e que se integre com demais plataformas que a corporação já utiliza. Acompanhe.
Passo l: Identifique o problema de negócios
O primeiro passo de um business case destina-se a resolver um determinado problema ou conjunto de problemas. Entender o desafio é o primeiro passo para encontrar a melhor solução, antes de qualquer investimento.
O que grande parte das corporações acaba fazendo é: comprar, implementar e descobrir que têm instalações de tecnologia com falha e, muitas vezes, são extremamente caras.
Um exemplo de empresa que enfrentou seus desafios de forma lógica e bem-sucedida foi a Eclaro. A Eclaro, uma organização global de recursos humanos, estava lidando com um processo intensivo de papel que não era escalável.
As equipes que atuavam de forma remotas da Eclaro não tinham acesso fácil e seguro aos documentos. Isso fez com que o trabalho fosse atrasado e prejudicou a produtividade. Além disso, os próprios processos eram trabalhosos e aumentavam as chances de perda ou manuseio incorreto da papelada.
A corporação identificou completamente seus problemas e perceberam que precisavam de uma solução de gerenciamento de documentos que se integrasse aos seus outros programas, para que pudessem atender os clientes de forma mais rápida, eficiente e com maior grau de precisão.
Passo ll – Desenvolva o business case
Ao elaborar o caso de negócios para investir em um software de gerenciamento de documentos, você deve se concentrar em benefícios concretos para toda a organização, não apenas para departamentos individuais. Por exemplo, um software de gerenciamento de documentos centralizado pode ajudar a organização da seguinte forma:
Economia de custos: ao reduzir o número de funcionários necessários para concluir tarefas manuais, o software de gerenciamento de documentos reduz os custos associados à contratação de novos membros da equipe;
Maior produtividade: a automação permite que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor, liberando tempo para trabalhar em projetos que exigem atenção humana;
Maior eficiência: com processos automatizados, os funcionários gastam menos tempo pesquisando arquivos em papel e inserindo dados manualmente em bancos de dados. Isso os libera para fazer um trabalho mais produtivo e de maior valor.
Passo lll – Avalie as soluções de software de gerenciamento de documentos
Toda tecnologia possui vantagens e desvantagens, com riscos e desafios constantes. Equilibrar esses riscos com as necessidades que você está tentando atender não é uma tarefa fácil.
Portanto, o melhor conselho que você pode seguir é simples:
Você não deve investir em nenhuma tecnologia antes de fazer um planejamento significativo e entender quais problemas você precisa resolver e como eles podem ser resolvidos por um software de gerenciamento de documentos. Isso torna ainda mais importante gastar tempo durante o Passo l, avaliando o problema exato que você está tentando resolver com o software.
Passo lV – Implementação e manutenção
As duas etapas finais, implementar a solução de software e mantê-la, provavelmente será o maior investimento e a parte mais demorada do seu processo, pois ele tende a se estender por um longo período.
Por isso, separamos algumas maneiras de tornar o processo de implementação e manutenção mais simples:
Mantenha a equipe unida: durante o processo de criação do business case, sem dúvida, você envolverá várias partes interessadas no processo. Mantenha essa equipe reunida regularmente para verificar o que está funcionando e o que não está para garantir a implementação mais tranquila possível;
Treine e treine novamente: pesquisas mostram que “uma empresa média tem 254 aplicativos, mas o uso regular entre os funcionários continua baixo”. Treinar regularmente e incorporar seu novo processo nas atividades diárias dos funcionários pode maximizar as taxas de adoção do software de gerenciamento de documentos;
Comunique suas vitórias: ao passar pelo processo de implementação, você provavelmente obterá algumas vitórias rápidas e melhorias que acontecerão rapidamente. Certifique-se de comemorar essas vitórias com toda a equipe, mesmo que demore um pouco para reconhecer os resultados completos.
A Access é especialista no segmento de gerenciamento de documentos e pode trabalhar junto com sua empresa neste processo, entre em contato e solicite uma cotação com nossos especialistas.
