A sua solução de HCM (Human Capital Management, ou Gestão do Capital Humano) provavelmente é ótima, mas certamente suas funcionalidades não oferecem muito mais do que o arquivamento de seus documentos. Muitas soluções de HCM afirmam fazer tudo: folha de pagamento, administração de benefícios, integração e manutenção de dados dos funcionários. Mas se sua organização passou recentemente por uma auditoria interna ou externa, você certamente aprendeu com a experiência que há uma coisa que o HCM não faz: uma eficiente gestão de documentos. E a verdade é que você precisa de uma solução mais eficiente.

A inclusão de uma solução de gestão de documentos como parte dos seus ativos de tecnologia de RH melhora a eficiência, permitindo que o RH se concentre em iniciativas estratégicas de negócios, e também ajuda a economizar tempo, dinheiro e energia de sua organização, e focar em iniciativas estratégicas.

Certamente sua solução de HCM pode armazenar documentos de RH como anexos de arquivo, mas “reter” não é o mesmo que “gerenciar”. Provavelmente seus documentos críticos são mantidos em vários sistemas e locais e em vários tipos de formulários, tanto em papel quanto eletrônicos. Na hora de uma auditoria, isso pode fazer com que a coleta de documentos – de forma manual -, seja um grande pesadelo. E quando você finalmente os reunir, pode ser difícil compartilhar com segurança. Já uma boa solução de gestão de documentos permite que somente usuários autorizados acessem e compartilhem facilmente documentos em papel e digitais de forma segura.

E, pior ainda, com o HCM não há uma maneira fácil de saber se os documentos estão completos e atualizados.

Local único e organizado

Documentos e informações são a base de qualquer empresa, desempenhando um papel central no sucesso de qualquer negócio. Na verdade, não há uma empresa sequer na face da Terra que passe um dia sem visualizar e compartilhar documentos. Isso inclui folhetos de marketing, propostas de projetos, documentos técnicos, diretrizes de RH e materiais de treinamento, apenas para citar alguns. Sim. Documentos no local de trabalho são indispensáveis.

O problema é que, quanto mais criamos documentos para o trabalho, mais crítico se torna a existência de sistemas para gerenciar os documentos em sua empresa, já que cada vez é mais difícil localizar um arquivo específico no momento necessário.

É aqui que uma solução única e integrada de gestão de documentos ganha ainda mais importância. Um sistema de gestão de documentos permite armazenar e pesquisar seus documentos em um repositório único.

Pense na solução como um ponto focal do documento: um único local para organizar, manter e encontrar todos os seus documentos de RH. Você pode digitalizar documentos em papel diretamente no sistema, que se integra ao seu sistema HCM e outras soluções de tecnologia de RH para indexar e armazenar todos os documentos relacionados aos funcionários. O sistema aplica automaticamente os metadados, para que sua equipe possa gastar menos tempo em tarefas repetitivas e mais tempo em tarefas de alto valor agregado.

Mas isso é apenas o começo da história. Quando seus documentos estão no sistema, eles podem ser facilmente compartilhados, interna e externamente, sem comprometer a segurança. É possível limitar o acesso por função, tipo de documento e outros critérios configuráveis, além de definir uma data de validade para qualquer documento que você compartilhar, e até restringir a impressão, o download ou o envio por e-mail. Enquanto isso, o sistema mantém uma trilha de auditoria completa de todas as ações executadas em cada documento.

Um eficiente sistema de gestão de documentos também pode ajudar a garantir que os arquivos dos funcionários permaneçam completos e atualizados para reduzir riscos de conformidade. Com a automatização, o sistema pode enviar alertas automáticos aos funcionários para que sejam inseridos documentos ausentes e enviar avisos preventivos de que um documento, como uma licença ou certificação, está chegando à data de renovação.

Por fim, um sistema único de gestão de documentos no RH pode ajudar a implantar uma política de retenção. Você pode definir períodos de retenção para diferentes tipos de documentos, atendendo a todas as normas das Leis Trabalhistas, e até dentro de jurisdições diferentes, para garantir que os documentos sejam mantidos pelo tempo necessário – e nem um minuto a mais.

Essa é uma funcionalidade que ganha ainda mais destaque quando sabemos que em breve entrará em vigor a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) que, entre outras normas, exige que os dados pessoais só sejam mantidos pelas empresas enquanto forem necessários para os negócios.

Com um sistema de gestão de documentos, como o oferecido pela Access, que pode ser customizado para atender as suas necessidades e normas do setor, a sua equipe de RH pode fazer mais em menos tempo e com menos recursos, e cuidar melhor das pessoas.