Tendências em Digitalização de documentos para 2023

As tendências em digitalização de documentos e gerenciamento de documentos mostram que as empresas estão cada vez mais preocupadas em buscar meios de tornar seus processos mais eficientes e ágeis, além de aumentar a produtividade das equipes aprimorando o gerenciamento completo do ciclo de vida desses documentos. 

Inteligência artificial (IA), blockchain, classificação automatizada dos documentos e pesquisa federada aparecem entre as tendências em digitalização de documentos para 2023, tendências que se mostram críticas para que as empresas mantenham sua gestão de documentos atualizada. Entretanto, isso não quer dizer unicamente que a empresa está atenta às mais novas tecnologias e práticas, mas que busca tornar seu ambiente de trabalho mais eficiente, ágil e produtivo, tornando seus fluxos de trabalho mais simples e reduzindo custos e o tempo gasto pelos trabalhadores pra realizarem suas tarefas. 

Do desenvolvimento de produtos ao atendimento ao cliente, as tendências em digitalização de documentos permitem que as organizações conquistem uma vantagem competitiva ao tornarem seus processos de gerenciamento de documentos e automação mais eficientes. 

Tendências em digitalização de documentos 

Apesar de ser um desafio, a digitalização de documentos é um passo importante para transformar a gestão de documentos em uma empresa, otimizando processos e facilitando o acesso e compartilhamento de informações. Exatamente por esses motivos, acompanhar as tendências em digitalização de documentos é essencial para maximizar o desempenho organizacional. 

Armazenagem em nuvem 

Entre os avanços tecnológicos, a maneira com que as informações são armazenadas e acessadas está mudando a maneira com que as empresas lidam com seus documentos. O armazenamento na nuvem está se tornando cada vez mais popular e é uma forma segura e conveniente de armazenar as informações digitalizadas. Com isso, os funcionários têm acesso aos documentos no momento que desejarem e de qualquer lugar. 

Adoção da IA 

A inteligência artificial está alcançando um papel fundamental na captura e gerenciamento de documentos, tornando o acesso às informações mais inteligente e fácil. Softwares OCR e sistemas de processamento de documentos são integrados a soluções baseadas em IA e aprendizado de máquina para aumentar a precisão das informações capturadas, tornando o entendimento de documentos não estruturados mais eficiente e automatizando a classificação das informações. 

Blockchain para proteção e documentos 

O uso do blockchain está se tornando comum na proteção de documentos. Como tem o formato de um livro razão digital, pode armazenar qualquer tipo de dados, não permitindo sua alteração ou adulteração. Alguns sistemas de digitalização e gestão de documentos já trazem a tecnologia integrada para oferecer um ambiente mais seguro e acessível. 

Classificação automatizada de documentos 

Uma das tendências em digitalização de documentos que traz mais benefícios é a classificação automatizada de documentos, que reduz consideravelmente o tempo de classificação, reduz erros e permite que as informações sejam armazenadas corretamente. Com base em IA e aprendizado de máquina, automatizar o processo torna a categorização de documentos mais precisa. 

Pesquisa federada 

As empresas, muitas vezes, utilizam sistemas diferentes para digitalizar e gerenciar seus documentos, o que pode adicionar etapas a mais para que os funcionários realizem uma busca por informações específicas. A pesquisa federada permite que os silos de informações sejam facilmente superados, centralizando as informações e permitindo uma rápida resposta, não importando o local onde os dados estiverem armazenados. 

Automação de processos de negócios 

A época atual exige que as empresas embarquem em uma jornada de digitalização e reduzam a dependência de documentos em papel para seus processos de negócios. A adoção de uma solução de digitalização e gestão de documentos permite automatizar processos de negócios e tornar o fluxo de trabalho mais eficiente. 

Tecnologia RPA 

Robôs podem ser usados para automatizar a captura de informações e permitir que os funcionários se dediquem a tarefas com maior valor agregado. O uso de robôs é uma das tendências em digitalização de documentos que permite aumentar a eficiência da captura de dados e fazê-lo em curto espaço de tempo, otimizando processos. 

Colaboração facilitada 

A digitalização de documentos permite agilizar o fluxo de documentos dentro da empresa, tornando os processos mais eficientes. Com o crescimento do trabalho remoto, isso se tornou essencial para permitir que os funcionários pudessem ter acesso facilitado aos documentos necessários para que realizassem suas tarefas normalmente. 

Eliminação dos silos de informação 

Armazenar dados isoladamente dentro de uma empresa é totalmente ineficiente. Com a digitalização de documentos e um sistema de gestão de documentos eficiente, essas informações são capturadas e armazenadas em um repositório central para facilitar o acesso e compartilhamento de dados. Com o uso da IA, informações vindas das mais diversas fontes são agregadas e apresentadas ao usuário de maneira coerente, facilitando a busca e análise de dados. 

Melhor experiência para o usuário 

Melhorar a experiência do usuário é uma das tendências de digitalização de documentos mais importante para as empresas. Ao facilitar a gestão de documentos, tornando a busca, edição e compartilhamento de informações mais fácil e simples, a digitalização transforma a experiência do usuário, que não precisa mais dispor de muito tempo para encontrar os dados que precisa para seu trabalho, se tornando mais produtivo e satisfeito. 

Criando processos de negócios sem papel 

A digitalização de documentos, aliada a uma gestão de documentos eficiente, reduz a necessidade de processos baseados em papel e os riscos inerentes a esses processos, como dados incorretos ou ausentes. Ao adotar uma abordagem zero paper, as empresas conseguem gerenciar com maior eficiência seus documentos, facilitando acesso às informações e reduzindo riscos de vazamento de dados. 

Uma estratégia de negócios sem papel oferece maior conveniência, segurança e acessibilidade aos documentos por meio de uma solução de gestão de documentos na nuvem, reduzindo custos com armazenamento e eliminando fluxos de trabalho ineficientes. 

Não importa o porte da empresa e a quantidade de documentos criados diariamente ou o tempo que esses documentos precisam ser armazenados antes de serem destruídos, contar com uma solução de gestão de documentos como a oferecida pela Access permite maior flexibilidade de armazenamento dos documentos digitalizados, criação de backups seguros e confiáveis e localização fácil das informações, no momento que o funcionário precisar, não importando o local em que ele estiver. 

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