Em escritórios tradicionais, cada funcionário utiliza em média 10 mil folhas de papel por ano, e aproximadamente 25% do tempo de trabalho pode ser desperdiçado na busca por documentos físicos. Esse dado impressionante ilustra o grande desafio que o armazenamento físico de documentos representa para as empresas.
Diante disso, surge uma questão fundamental: vale a pena manter internamente um arquivo de documentos físicos ou é mais eficiente terceirizar essa guarda de documentos físicos para um fornecedor especializado?
O modelo de armazenamento interno de documentos – isto é, manter toda a documentação arquivada dentro da própria empresa – pode parecer sob controle à primeira vista. No entanto, essa abordagem esconde diversos riscos, custos ocultos e ineficiências operacionais. As informações em papel tendem a se perder em meio a pilhas de pastas, e localizar um documento específico pode demorar mais do que se imagina. Pesquisas indicam que colaboradores chegam a gastar, em média, duas horas por dia procurando documentos perdidos ou extraviados, como contratos e notas fiscais.
E esse problema não afeta apenas a produtividade – gerando retrabalho e atrasos – como também pode impactar a tomada de decisões e a transparência em auditorias. Não surpreende que um estudo global estime em 19,5% a queda de produtividade decorrente de processos documentais ineficientes.
As empresas também subestimam o custo imobiliário de manter extensos arquivos em suas instalações. Cada metro quadrado ocupado por estantes e caixas de documentos é um espaço a menos para atividades produtivas. Em grandes centros urbanos, o aluguel de escritórios é caro: em São Paulo, o valor médio passa de R$54/m², e escritórios de alto padrão chegam a R$224/m².
Isso significa que uma sala de arquivo de 20 m² pode custar entre R$13 mil e R$54 mil por ano apenas em aluguel do espaço físico. Além do aluguel, há gastos com mobiliário (armários, pastas, caixas), climatização e seguros contra incêndio ou danos. Todos esses custos permanecem “escondidos” no orçamento, acumulando-se ano a ano em um arquivo próprio.
Gerir um arquivo físico interno exige também atenção constante às políticas de retenção e às normas legais. A empresa precisa definir procedimentos de classificação, tempo de guarda e descarte seguro para cada tipo de documento – dos contratos e documentos fiscais a prontuários trabalhistas – em conformidade com diversas regulamentações. Sem um controle rigoroso, é fácil conservar documentos além do prazo necessário (ocupando espaço e recursos indevidamente) ou, pior, eliminar algo importante antes do prazo legal. Essa falta de conformidade pode acarretar penalidades: caso documentos obrigatórios não sejam apresentados em uma fiscalização, a empresa fica sujeita a multas do Fisco. Com a vigência da LGPD, a preocupação aumenta, pois um vazamento ou descarte incorreto de dados pessoais em papel também pode gerar sanções severas.
Aliás, não é apenas uma hipótese teórica: em 2024, um grande banco foi flagrado descartando fichas de clientes em sacos de lixo na calçada, expondo dados pessoais e violando a LGPD. Incidentes assim demonstram que a guarda interna, quando feita sem procedimentos adequados, pode resultar em danos à reputação e multas de até 2% do faturamento, limitadas a R$50 milhões por infração.
Outro risco inerente ao arquivo interno é a fragilidade da infraestrutura e da segurança. Escritórios comuns dificilmente dispõem de recursos avançados de proteção para documentos: dificilmente há controles de temperatura e umidade para evitar a degradação do papel ao longo do tempo, nem sistemas robustos de prevenção a incêndios ou inundações dedicados a arquivos.
Também é mais difícil restringir totalmente o acesso a arquivos físicos dentro da empresa – muitas vezes qualquer pessoa pode entrar na sala de arquivo ou manusear pastas, aumentando o risco de acessos não autorizados ou extravio. Em suma, manter todo o acervo documental “em casa” significa assumir integralmente riscos operacionais e de segurança que fogem do core business da empresa.
A terceirização do armazenamento de documentos físicos traz, de imediato, economia de custos e otimização do uso do espaço. Em vez de alugar metros quadrados caros para abrigar arquivos, a empresa contrata um fornecedor que guarda as caixas em instalações próprias, muitas vezes localizadas em regiões onde o custo imobiliário é menor.
Esse fornecedor consegue otimizar a ocupação – galpões com estantes altas e sistemas de armazenagem compacta – diluindo o custo por caixa armazenada. Assim, a empresa passa a pagar apenas pelo volume de documentos que efetivamente está guardando, geralmente a um custo muito inferior ao de manter um arquivo interno.
Na prática, a despesa de armazenar cada caixa ou pasta torna-se previsível e proporcional à demanda, substituindo gastos fixos elevados por um modelo variável mais enxuto. Além da economia direta, terceirizar libera espaço valioso dentro da empresa. Áreas antes tomadas por arquivos podem ser convertidas em estações de trabalho para novas equipes, salas de reunião ou outros usos estratégicos.
Em vez de conviver com caixas e armários abarrotados, os funcionários passam a desfrutar de um ambiente de trabalho mais organizado e até esteticamente mais agradável, o que contribui para a produtividade. Vale lembrar que, no contexto geral da terceirização, a redução de custos é a principal motivação para 88,9% das empresas que adotam esse modelo– e com a guarda de documentos físicos não é diferente. Ao terceirizar, eliminam-se gastos ocultos com espaço, mobiliário e manutenção de arquivo, convertendo esse valor em investimento no negócio principal.
Manter um arquivo físico organizado significa ter arquivistas dedicados ou deslocar colaboradores de outras áreas para essa função– de qualquer forma, há um custo significativo envolvido, seja em salários, seja em perda de produtividade do time. Com a terceirização, a empresa elimina essa necessidade de alocar pessoal internamente para gerir papéis. O fornecedor especializado se encarrega de toda a administração do acervo – desde a indexação e organização até as solicitações de retirada ou devolução de caixas.
Isso diminui despesas trabalhistas e também libera os colaboradores para se concentrarem em atividades estratégicas, em vez de consumirem tempo com tarefas administrativas de baixo valor agregado. Em outras palavras, terceirizar ajuda a direcionar o foco da equipe para o core business, enquanto especialistas cuidam do trabalho operacional de arquivo. Não por acaso, 80% das companhias brasileiras já terceirizam algum tipo de serviço em suas operações, comprovando que delegar funções de apoio é uma estratégia amplamente adotada para ganhar eficiência.
Empresas especializadas em guarda de documentos físicos investem pesadamente em segurança e infraestrutura – algo difícil de replicar internamente sem custos proibitivos. Os centros de armazenamento terceirizados contam com controle de acesso rigoroso (somente pessoal autorizado entra nas áreas de arquivo), vigilância 24×7 por câmeras e alarmes, e sistemas avançados de prevenção de incêndio, como sensores de fumaça, sprinklers adequados para papel, detectores de umidade, entre outros.
Além disso, mantêm condições ambientais controladas: temperatura e umidade ideais para preservar o papel, evitando mofo, degradação ou perda de legibilidade ao longo dos anos. Esses ambientes são projetados especificamente para arquivos, atendendo a todos os requisitos de segurança e preservação da integridade dos documentos– um nível de cuidado impossível de ser reproduzido em um escritório comum.
Tudo isso garante que os documentos fiquem protegidos contra sinistros e agentes de deterioração, reduzindo drasticamente o risco de perdas por causas físicas. No quesito conformidade, a terceirização também traz vantagens claras. Provedores de armazenamento documental estão familiarizados com as leis e normas de retenção aplicáveis a cada tipo de documento, desde a legislação tributária – que define prazos de guarda de notas fiscais, livros contábeis – até regulações específicas de setores como saúde, financeiro ou construção civil.
Especialistas de fornecedores terceirizados ajudam a implementar cronogramas de guarda e descarte adequados, garantindo que nada seja eliminado antes do tempo ou mantido além do necessário. Isso significa que a empresa estará sempre preparada para auditorias e fiscalizações: se um auditor solicitar um documento de cinco anos atrás, o parceiro terceirizado consegue localizá-lo e disponibilizá-lo com agilidade, junto com todo o histórico de armazenamento.
Em relação à proteção de dados, a terceirização oferece apoio importante no cumprimento da LGPD. Vale lembrar que a LGPD se aplica igualmente a dados pessoais em documentos físicos, exigindo medidas de segurança independentemente do suporte. Empresas especializadas seguem protocolos rígidos de confidencialidade e segurança da informação, evitando acesso não autorizado aos arquivos. Elas também oferecem serviços de descarte seguro, destruindo documentos confidenciais de forma certificada ao final de seu ciclo de vida.
Dessa forma, a empresa se resguarda de violações que poderiam gerar multas e danos reputacionais. No caso citado anteriormente do banco que violou a LGPD ao descartar papéis indevidamente, é pouco provável que ocorresse sob a gestão de um provedor qualificado – estes parceiros sabem lidar corretamente com documentos sensíveis, desde o armazenamento até a destinação final, justamente para assegurar conformidade legal.
Um benefício muito importante da terceirização é a rastreabilidade total do acervo documental. Cada caixa ou documento armazenado recebe uma identificação única (código de barras ou até etiquetas com chip RFID) e é registrado em um sistema informatizado de gestão. Assim, a empresa sabe exatamente o que está guardado, em qual localidade e por quanto tempo.
Sistemas avançados permitem buscar um documento específico em segundos no catálogo digital e solicitar sua retirada ou digitalização de forma simples. Provedores modernos já empregam tecnologias como RFID para localizar caixas instantaneamente dentro dos galpões, conferindo rapidez e precisão ao gerenciamento. Isso elimina a “caixa preta” dos arquivos internos – no modelo terceirizado, você tem visibilidade e controle sobre cada item arquivado, com informações atualizadas em tempo real via portal ou relatórios fornecidos pelo prestador.
O controle sobre quem pode acessar cada informação também é maior quando se trata de um fornecedor. Diferentemente de um arquivo interno, onde documentos sensíveis podem circular sem registro formal, na terceirização existem protocolos bem definidos para requisição e manuseio de documentos. Somente pessoas autorizadas pela empresa podem solicitar a retirada de um dossiê ou a entrega de uma caixa, e cada movimentação fica registrada no sistema. Isso confere um nível de auditabilidade e segurança de acesso muito superior. A organização pode verificar quem solicitou determinado documento, em que data e com qual finalidade, criando uma trilha de auditoria completa. Em áreas como jurídico, RH ou compliance, essa rastreabilidade reforçada é fundamental para garantir confidencialidade e manter um histórico de custódia dos documentos.
Caso surja uma disputa legal ou uma investigação interna, é possível demonstrar exatamente como os arquivos foram tratados, reforçando a credibilidade da empresa diante de auditorias e órgãos reguladores. Apesar de os documentos ficarem fora do site da empresa, sua disponibilidade tende a aumentar com a terceirização.
Os contratos de guarda externa normalmente preveem SLAs (acordos de nível de serviço) rigorosos, assegurando que um documento solicitado será entregue em prazo curto – muitas vezes, no próximo dia útil, ou até em poucas horas em casos urgentes. Vários fornecedores oferecem, inclusive, digitalização sob demanda: ao requisitar um documento, em vez de recebê-lo fisicamente, o cliente pode optar por receber um arquivo digitalizado seguro, via portal ou e-mail, acelerando o acesso à informação. Isso significa que os gestores não ficam mais reféns de buscas demoradas em arquivos físicos; ao contrário, a informação necessária está acessível quando se precisa dela, sustentando a agilidade dos processos de negócio.
Além disso, ao manter os arquivos em instalações externas seguras, a empresa adiciona uma camada de proteção ao seu plano de continuidade de negócios: mesmo que ocorra um desastre na sede (incêndio, alagamento, furtos), os documentos armazenados fora do local permanecerão intactos e poderão ser recuperados, evitando perda permanente de arquivos essenciais.
Terceirizar o armazenamento físico de documentos se mostra uma decisão estratégica acertada para empresas de grande porte. O mercado brasileiro de gestão documental está em alta, reflexo da procura cada vez maior por soluções terceirizadas de arquivamento.
Ao remover os entraves e custos ocultos da gestão interna de arquivos, a organização ganha em eficiência, reduz despesas e mitiga riscos, ao mesmo tempo em que direciona seus recursos e pessoal para atividades-fim. Diante de todas as evidências apresentadas, contar com um parceiro especializado em gestão documental não é apenas uma questão de conveniência, mas de vantagem competitiva e segurança operacional.
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