A terceirização de processos de negócios (BPO) é uma tática que as empresas utilizam para que determinados processos sejam realizados por fornecedores externos especializados. Com isso, elas conseguem otimizar suas operações, reduzir custos e manter o foco em competências essenciais para o sucesso da estratégia de negócios.
O BPO facilita que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor agregado, ao mesmo tempo em que aproveitam a experiência de fornecedores terceirizados para funções importantes, mas que fogem do core business da empresa, como o armazenamento e gestão de documentos.
Isso é vital para a sobrevivência das empresas em um ambiente empresarial em constante transformação, no qual agilidade e eficiência são fundamentais para se destacar frente a concorrência.
A terceirização de processos de negócios ocorre quando uma empresa contrata um fornecedor especializado para realizar determinadas tarefas não essenciais. O principal objetivo do BPO é liberar o tempo dos funcionários para que se dediquem aos negócios, delegando processos lentos, demorados e rotineiros para o prestador de serviços.
Ao terceirizar esses processos, como digitalização e gestão de documentos, serviços de TI, suporte ao cliente, entre outros, a organização tem acesso a habilidades especializadas que melhoram a eficiência operacional e tornam seus funcionários mais produtivos.
O BPO também permite uma melhor utilização dos recursos internos. Isso reflete em produtos e serviços de maior qualidade e na otimização do desempenho geral da empresa. Além disso, a terceirização de processos de negócios garante maior precisão, agilidade e eficiência na execução dos processos.
A adoção do BPO está crescendo em empresas de todos os setores, principalmente por agregar uma vantagem competitiva significante no dia a dia das operações. Entretanto, as principais razões para adotar a terceirização de processos de negócios são outras:
A agilidade empresarial permite que a organização responda mais facilmente a mudanças no mercado e identifique oportunidades de negócios e também diz respeito à capacidade da empresa em se tornar competitiva e tornar seus processos mais eficientes. E a terceirização de processos de negócios torna essa transformação possível.
A terceirização de processos de negócios contribui para reduzir custos indiretos com equipamentos de escritório, alugueis, treinamento, entre outros. Com isso, o BPO se torna uma opção atraente para que o trabalho seja realizado com eficiência ao mesmo tempo em que os custos são melhore gerenciados.
O BPO permite que as empresas tenham acesso às mais novas tecnologias para tornar os processos mais eficazes. Tecnologias baseadas na nuvem, inteligência artificial e automação oferecem recursos vitais para a otimização das operações, acelerando a geração de KPIs, sem impactar significativamente nos custos das organizações.
Os provedores de BPO são focados no setor que atuam e contam com pessoal especializado e com as habilidades necessárias para realizar determinadas tarefas. Essa experiência garante a eficiência e agilidade na realização de processos ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos.
Com o acesso facilitado a profissionais com as habilidades necessárias e novas tecnologias, o BPO torna os processos de negócios mais eficientes, cortando custos e aumentando a produtividade. Além disso, a terceirização de processos de negócios permite a alocação de tempo e recursos para tornar o planejamento estratégico e inovação mais efetivos e voltados para atender às necessidades dos clientes.
Muitas empresas enfrentam problemas para expandir suas operações para acompanhar o crescimento dos negócios. O BPO fornece uma solução flexível e escalável para atender às necessidades da empresa, seja para acompanhar esse crescimento ou reduzir os recursos em épocas de retração.
A terceirização de processos de negócios elimina a necessidade de os funcionários lidarem com processos que não têm conexão direta com os negócios. Como não desperdiçam tempo e recursos com esses processos, eles podem direcionar esforços para tarefas mais importantes. Além disso, o BPO contribui para reduzir a carga de trabalho dos funcionários, permitindo que eles se dediquem a tarefas mais importantes.
Como navegar com sucesso por estruturas de conformidade complexas, principalmente quando a empresa resolve avançar para novos mercados? Esse desafio pode ser facilmente enfrentado com o apoio de um parceiro de BPO, que se mantém atualizado em relação aos regulamentos e normas de conformidade que regem o mercado. Dessa forma, a empresa pode operar com tranquilidade por saber que riscos em potencial são mitigados.
Provedores de BPO priorizam a segurança e privacidade de dados, investindo em tecnologias inovadoras para garantir a proteção de processos e o acesso às ferramentas. Entre os recursos adotados, os provedores empregam criptografia, firewalls, autenticação multifator, auditorias de segurança e ambientes físicos protegidos contra desastres e acesso indevido.
A Access é especialista na gestão de documentos físicos e digitais. Por meio de tecnologias de ponta, a solução oferece uma solução completa para a guarda e gestão dos documentos de empresas dos mais diversos setores. Com soluções flexíveis e personalizadas, a Access atende às necessidades e características específicas de cada cliente.
Para isso, oferece 350 mil m³ de área de armazenagem em São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais e Paraná para manter os documentos físicos das empresas em segurança. Também conta com soluções para digitalizar documentos, organizar e armazenar arquivos digitais e físicos e destruir documentos com segurança. Além de garantir acesso às informações por meio do portal All Store, plataforma que fornece um ambiente com recursos projetados para agilizar processos de gestão de documentos.
O portal permite que os usuários importem, classifiquem, pesquisem e armazenem arquivos digitais, garantindo a segurança, agilidade e eficiência para que as informações da empresa estejam à disposição no momento correto. A solução oferece maior segurança na manipulação de documentos sensíveis, facilita o compartilhamento de dados e a troca de informações entre usuários, agilizando processos e tornando o fluxo de trabalho mais ágil e eficaz.
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