Com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), em 2001, documentos digitais passaram a ter validade jurídica em todo o Brasil e, assim, também são uma opção para substituir totalmente os documentos em papel, desde que assinados digitalmente. Apesar disso, o uso efetivo da assinatura digital ainda é muito pequeno nas relações comerciais – e mais ainda entre pessoas físicas.
Um dos entraves para sua utilização é a obrigatoriedade do Certificado Digital, que é uma identidade eletrônica concedida por instituições autorizadas, chamadas Autoridades Certificadoras – que, obviamente, cobram pelo serviço, com validade de 1 a 3 anos, para atestar a identificação do usuário, seja uma empresa ou pessoa física.
Como solicitar um Certificado Digital? O primeiro passo é escolher o certificado ideal para o negócio, escolher uma Autoridade Certificadora e efetuar o pagamento. Depois, é preciso agendar um horário junto à Autoridade de Registro da sua região e comparecer com os documentos necessários para o processo.
Com esse documento em mãos é possível obter uma assinatura digital, imprimir a autenticação nos documentos e formulários eletrônicos e, com isso, não precisar mais reconhecer firma em cartório.
De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia e Informação, a assinatura digital possui presunção de autenticidade e integridade, no sentido de que o documento não sofreu alteração em seu teor. Ou seja, é impossível alterar ou falsificar uma assinatura em um documento assinado digitalmente, além disso, a validade jurídica é garantida pela MP 2200-2 de 2001.
Nem todas as assinaturas precisam desse certificado, mas, para as empresas, no caso de emissão de NF-e, é necessária sua validação – para as MEIs, isso pode variar de estado para estado. O certificado também é necessário para que as empresas enviem informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais ao governo.
Já para profissionais liberais, o recurso é necessário para realizar algumas transações, como assinaturas de contratos, procurações digitais, acesso ao site da Receita Federal, escriturações contáveis e fiscais, entre outras. Para rendimentos acima de R$ 10 milhões, o Certificado Digital também é exigido para a declaração de imposto de renda. Abaixo dessa faixa de renda, apesar de não ser obrigatório, traz vantagens, como a visualização da declaração pré-preenchida com as informações que já estão na base de dados da Receita, evitando, assim, erros com preenchimento manual.
Para que serve a assinatura digital?
Basicamente, a assinatura digital serve para qualquer tipo de documento digital. Como não é preciso estar fisicamente presente para fazer a assinatura, é possível fechar contratos a partir de qualquer local, reduzindo custos, uso de papel e burocracias. Apesar disso, ela é mais utilizada em funções específicas, como na emissão de notas fiscais eletrônicas, devido ao custo envolvido para sua manutenção.
Assinatura simplificada
Enquanto a assinatura digital exige um Certificado Digital para sua autenticidade, a assinatura eletrônica é válida quando há um acordo entre as partes envolvidas, que reconhecem e validam seu uso, que passa a ser aceito juridicamente. Dessa forma, em transações de baixo risco e relevância, ela pode ser utilizada sem a exigência do certificado ICP-Brasil.
Essa simplificação se tornou essencial durante a pandemia, quando diversos serviços migraram para o atendimento à distância. Assim, formalizações de contratos de crédito, seguros, financiamentos, por exemplo, podem ser concluídos remotamente, com o uso de plataformas especializadas que obedecem às exigências legais para cada transação, sem que o usuário precise estar presente para que o procedimento seja finalizado.
Por se basear em um acordo entre as partes envolvidas no negócio, para ser válida a assinatura eletrônica precisa de evidências desse acordo. Isso varia desde uma cláusula no contrato até um e-mail ou mensagem atestando que o documento pode ser assinado dessa forma.
É importante que informações de data e local da assinatura e nome de quem assinou constem no documento, mas também é possível agregar informações de geolocalização, biometria, IP da máquina usada etc., para garantir a validade do documento.
Áreas que podem se beneficiar
A assinatura eletrônica ou a assinatura digital podem beneficiar diversos setores da economia e ajudá-los a ganhar mais agilidade e eficiência na efetivação de transações, além de reduzir custos.
Escolas e universidades também encontram nessa modalidade a chance de melhorar seus processos de inscrição e matrícula/rematrícula de alunos em seus contratos de prestação de serviços, inclusive com seus fornecedores.
A assinatura eletrônica ou a assinatura digital também é muito útil para assinatura de diversos documentos, nos mais diferentes setores da economia tornando a transação mais segura e ágil, como contratos dos mais diferentes fins, acordos de confidencialidade, entre outros.
As opções foram significativamente ampliadas com o maior uso dos serviços terceirizados de digitalização e processamento de documentos, que permitiram a captura e digitalização de qualquer documento físico, de maneira autenticada e verificada, com reconhecimento de caracteres, marcas e códigos de barra, garantindo a segurança desses documentos e uso de assinatura digital padrão ICP-Brasil.
Assinatura digitalizada
Como o nome já diz, é apenas uma versão digitalizada do documento, uma cópia sem validade jurídica, já que não é possível confirmar sua autenticidade.
Ao contrário da versão digitalizada, a assinatura eletrônica e digital já se provaram seguras, além de possuírem os mesmos valores jurídicos que a assinatura manuscrita com firma reconhecida. Seu uso, aliado à Lei de Digitalização de Documentos e Serviços Especializados de Gestão e Guarda Segura de Arquivos, busca reduzir a quantidade de documentos físicos que ainda circulam dentro das empresas e que exigem diversas assinaturas, além de reduzir riscos de vazamento de informações e garantir a privacidade e proteção de dados pessoais e informações críticas da empresa.
