O pensamento de eliminar os papéis do escritório não é algo novo. Em 1975, o artigo “O escritório do futuro, publicado na revista Business Week, já falava sobre o assunto. Se há 45 anos isso era apenas uma visão futurista, hoje, em 2020, um escritório sem papéis já é possível, mas a realidade mostra que ainda há um caminho razoável a ser percorrido.
Mesmo com todos os avanços tecnológicos na última década, o uso de papel continua crescendo. Estudo da consultoria Statista afirma que o uso deve aumentar em meio por cento em 2021.
Entretanto, com o crescimento do trabalho remoto, com cada vez mais pessoas trabalhando fora do escritório, garantir o acesso rápido e seguro aos documentos necessários para que esses profissionais possam realizar suas tarefas com eficiência passou a estar no foco de boa parte das empresas brasileiras.
Um funcionário sem acesso aos arquivos necessários para tirar uma dúvida de algum cliente pode impossibilitar um negócio e até perder o cliente. Ou seja, ele se torna improdutivo e ineficiente. Para contornar esse problema, as empresas precisam se esforçar para que eles tenham o mesmo acesso aos documentos que teriam se estivessem no escritório.
Um ambiente de trabalho remoto
A empresas têm em mãos diversas tecnologias que permitem que sua força de trabalho remota realize boa parte de suas tarefas normalmente. Ferramentas de videoconferência mudaram a forma com que reuniões acontecem, aplicativos de troca de mensagens também transformaram o compartilhamento de informações entre colegas de trabalho para que tirem dúvidas rápidas e até para conversar outros assuntos que não dizem respeito ao trabalho.
Mas são as soluções de gestão de documentos que entregam aos funcionários o acesso necessário a documentos importantes para o trabalho diário.
Então, a resposta para criar um ambiente de trabalho remoto é simples: digitalizar. E o primeiro passo, talvez o mais importante, é analisar todas as tarefas que usem papel, quais os processos e departamentos responsáveis pela maior parte das impressões e armazenamento físico. Feito isso, já é possível começar a buscar uma solução que auxilie a empresa a se tornar livre de papel.
Alguns passos para tornar o trabalho remoto livre de papéis
Soluções baseadas na nuvem garantem acesso rápido e fácil em qualquer lugar, basta estar conectado à internet. Isso é essencial para que a força de trabalho remota tenha acesso a todas as ferramentas e aos documentos necessários para trabalhar. É preciso garantir que toda a equipe remota tenha os recursos necessários para se conectar aos demais colegas e poder compartilhar arquivos e colaborar em projetos.
Da mesma forma, ferramentas de assinatura digital eliminam a necessidade de impressão, assinatura e digitalização de documentos. O processo de assinatura em folhas de papel é extremamente lento e sujeito a erros, então, implementar uma solução de assinatura digital agiliza o tempo de resposta e cria fluxos de trabalho automatizados, com notificações por e-mail, atribuição de tarefas, atualização automática de dados e integração com os sistemas de CRM e de contabilidade. Isso permite que os contratos assinados digitalmente sejam armazenados automaticamente, liberando a equipe para que se dedique a tarefas mais importantes.
Não usar papel aumenta a eficiência da empresa e da força de trabalho, torna as tarefas mais simples e reduz custos. Estimativas da Forrester Research mostraram que as empresas perdem entre 11% e 25% de suas receitas com o gerenciamento ineficiente de documentos.
E, com a crescente necessidade de investir em uma força de trabalho remota, as empresas são obrigadas a adotarem novas tecnologias que garantam maior eficiência na gestão de documentos. A Access ajuda sua empresa a eliminar papéis e tornar o trabalho remoto mais eficiente. Entre em contato e conheça nossos serviços.
