Três práticas para deixar a gestão de documentos mais eficiente

A gestão de documentos envolve o manuseio de documentos para criar, organizar, armazenar e compartilhar informações e arquivos, facilitando seu acesso e exclusão quando necessário. Apesar disso, um problema muito comum em várias empresas é armazenar um número cada vez maior de documentos digitais – ou em papel – em vários locais.

À medida que a quantidade de informações cresce, é essencial deixar a gestão de documentos mais eficiente, para evitar o desperdício de recursos e tempo na busca pelo documento correto, tornando o processo mais rápido e menos fadado a erros.

Embora Sistemas de Gerenciamento de Documentos desempenhem um papel importante para melhorar a gestão e a colaboração entre funcionários, muitas vezes sua implementação causa frustração. Projetos mal feitos, expectativas exageradas, abordagens incorretas, os motivos são vários.

Práticas recomendadas

Uma solução de gestão de documentos oferece vários benefícios para a empresa. Entretanto, para tornar a implementação bem-sucedida, algumas práticas podem ajudar:

1. Identifique as necessidades da empresa

   Uma solução de gestão de documentos contribui para que a empresa invista em uma estratégia de redução do uso de papeis. Entretanto, antes de escolher a solução, deve-se analisar as necessidades da empresa em relação ao gerenciamento de documentos e quais os recursos para isso. Usar como base o preço ou a robustez da solução não significa que a solução seja a mais adequada. De qualquer forma, alguns recursos são essenciais:- Segurança e recuperação de desastres
   – Escalabilidade e recursos avançados
   – Usabilidade
   – Colaboração e integração

   Analisar a fundo as necessidades da empresa evita que uma solução muito simples ou muito complexa seja implementada e que, por esse motivo deixe os funcionários frustrados por não conseguirem realizar o trabalho com eficiência. Qualquer solução tecnológica precisa facilitar e tornar o trabalho mais produtivo.

2. Mantenha foco nos processos e na automação

   Mapear processos é essencial para saber quais devem ser automatizados prioritariamente. Normalmente, tarefas repetitivas e de baixo valor agregado são as primeiras escolhas. Depois de saber quais processos serão automatizados, é importante melhorar o fluxo de trabalho e integrar a captura dessas informações com bancos de dados e outras soluções utilizadas pela empresa, tornando esse fluxo mais inteligente.Esse também pode ser o melhor momento para rever, melhorar e eliminar processos desnecessários e burocráticos. Um fluxo de trabalho digital otimiza os processos e reduz o número de etapas e o tempo necessário para realizar o trabalho.

3. Gerencie mudanças

   A implementação de novas tecnologias, normalmente, envolve mudanças de processos e até culturais dentro de uma empresa. O receio de ser trocado por uma máquina, não conseguir usar o novo sistema ou simplesmente já estar acostumado com os processos e achar que uma solução de gestão de documentos é perda de tempo são alguns dos problemas enfrentados. Essas situações precisam ser analisadas e a melhor forma de evitar problemas é envolver todos os funcionários no processo de transformação desde o começo.É essencial manter toda a equipe informada sobre as mudanças, oferecer treinamentos para o usuário final, explicar as razões da implementação de um novo sistema, os benefícios para o próprio funcionário e empresa e permitir que o funcionário opine e dê sugestões sobre como melhorar processos. Ou seja, é fundamental que todos se sintam parte do projeto.

Contar com um fornecedor experiente e que tenha as habilidades necessárias para a implementação de uma solução de gestão de documentos pode facilitar todo o processo de transformação que a empresa irá enfrentar. O melhor fornecedor é aquele se preocupa com o negócio da empresa, não em apenas vender uma solução, que invista no sucesso em longo prazo dos negócios e que esteja disponível para sanar dúvidas rapidamente e para garantir que os processos continuem funcionando de maneira eficiente.

A Access tem a experiência comprovada para ajudar a alavancar seus ativos de informação e tornar seus processos de gestão de documentos eficientes. Fale com a gente e saiba como podemos ajudar sua empresa.