A gestão de documentos envolve o manuseio de documentos para criar, organizar, armazenar e compartilhar informações e arquivos, facilitando seu acesso e exclusão quando necessário. Apesar disso, um problema muito comum em várias empresas é armazenar um número cada vez maior de documentos digitais – ou em papel – em vários locais.
À medida que a quantidade de informações cresce, é essencial deixar a gestão de documentos mais eficiente, para evitar o desperdício de recursos e tempo na busca pelo documento correto, tornando o processo mais rápido e menos fadado a erros.
Embora Sistemas de Gerenciamento de Documentos desempenhem um papel importante para melhorar a gestão e a colaboração entre funcionários, muitas vezes sua implementação causa frustração. Projetos mal feitos, expectativas exageradas, abordagens incorretas, os motivos são vários.
Uma solução de gestão de documentos oferece vários benefícios para a empresa. Entretanto, para tornar a implementação bem-sucedida, algumas práticas podem ajudar:
Uma solução de gestão de documentos contribui para que a empresa invista em uma estratégia de redução do uso de papeis. Entretanto, antes de escolher a solução, deve-se analisar as necessidades da empresa em relação ao gerenciamento de documentos e quais os recursos para isso. Usar como base o preço ou a robustez da solução não significa que a solução seja a mais adequada. De qualquer forma, alguns recursos são essenciais:- Segurança e recuperação de desastres
– Escalabilidade e recursos avançados
– Usabilidade
– Colaboração e integração
Analisar a fundo as necessidades da empresa evita que uma solução muito simples ou muito complexa seja implementada e que, por esse motivo deixe os funcionários frustrados por não conseguirem realizar o trabalho com eficiência. Qualquer solução tecnológica precisa facilitar e tornar o trabalho mais produtivo.
Mapear processos é essencial para saber quais devem ser automatizados prioritariamente. Normalmente, tarefas repetitivas e de baixo valor agregado são as primeiras escolhas. Depois de saber quais processos serão automatizados, é importante melhorar o fluxo de trabalho e integrar a captura dessas informações com bancos de dados e outras soluções utilizadas pela empresa, tornando esse fluxo mais inteligente.Esse também pode ser o melhor momento para rever, melhorar e eliminar processos desnecessários e burocráticos. Um fluxo de trabalho digital otimiza os processos e reduz o número de etapas e o tempo necessário para realizar o trabalho.
A implementação de novas tecnologias, normalmente, envolve mudanças de processos e até culturais dentro de uma empresa. O receio de ser trocado por uma máquina, não conseguir usar o novo sistema ou simplesmente já estar acostumado com os processos e achar que uma solução de gestão de documentos é perda de tempo são alguns dos problemas enfrentados. Essas situações precisam ser analisadas e a melhor forma de evitar problemas é envolver todos os funcionários no processo de transformação desde o começo.É essencial manter toda a equipe informada sobre as mudanças, oferecer treinamentos para o usuário final, explicar as razões da implementação de um novo sistema, os benefícios para o próprio funcionário e empresa e permitir que o funcionário opine e dê sugestões sobre como melhorar processos. Ou seja, é fundamental que todos se sintam parte do projeto.
Contar com um fornecedor experiente e que tenha as habilidades necessárias para a implementação de uma solução de gestão de documentos pode facilitar todo o processo de transformação que a empresa irá enfrentar. O melhor fornecedor é aquele se preocupa com o negócio da empresa, não em apenas vender uma solução, que invista no sucesso em longo prazo dos negócios e que esteja disponível para sanar dúvidas rapidamente e para garantir que os processos continuem funcionando de maneira eficiente.
A Access tem a experiência comprovada para ajudar a alavancar seus ativos de informação e tornar seus processos de gestão de documentos eficientes. Fale com a gente e saiba como podemos ajudar sua empresa.
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