De acordo com a pesquisa Governança da Informação, da AIIM, 79% das empresas sabem que precisam tornar seus negócios realmente digitais se quiserem sobreviver. Dessa forma, houve uma mudança na importância atribuída a uma governança da informação eficaz. E, à medida que o volume e variedade de informações continuam a crescer, também aumenta a necessidade de contar com estratégias e abordagens mais inteligentes para o gerenciamento do ciclo de vida dos dados.
Risco e oportunidade
A informação é a força vital das empresas. Considerada o petróleo do futuro, gerenciar e administrar adequadamente a captura de dados e seu uso é essencial para os negócios. As informações também trazem riscos – segurança de dados, privacidade, conformidade são apenas alguns dos fatores que devem orientar as políticas e procedimentos para controlar registos e dados corporativos.
Mas, também, traz uma oportunidade, muitas vezes esquecida, de usar essas informações para melhorar o desempenho da empresa – melhorando a experiência do cliente, os processos e criando novas formas de trabalhar digitalmente. Tudo depende do uso mais estratégico dessas informações.
Governança e estratégia
Como resultado, um novo paradigma aparece: como criar uma conexão entre a governança das informações com a estratégia de negócios?
Na verdade, o valor real da governança da informação pode ser encontrado por meio da construção de recursos que se concentram no aumento de oportunidades estratégicas e desempenho de negócios, não apenas para evitar riscos e manter a segurança dos dados.
As empresas podem fazer mais com os dados que têm em mãos. Podem melhorar processos e produtos, aumentar a satisfação do cliente e permitir decisões de negócios mais eficazes e estratégicas, e esses são apenas alguns dos benefícios e práticas para adotar uma nova abordagem para o gerenciamento do ciclo de vida da informação.
Gestão do ciclo de vida da informação
Mas, por onde começar? Uma forma é adotar uma linha mais agressiva em relação ao gerenciamento do ciclo de vida dos dados. De acordo com o Gartner, o gerenciamento do ciclo de vida das informações é uma abordagem que entende que o valor das informações muda ao longo do tempo e que isso precisa ser gerenciado de acordo, buscando classificar as informações de acordo com seu valor atual para os negócios e estabelecendo políticas para migrar e armazenar esses dados da maneira adequada.
Melhores práticas
E o que isso significa para a gestão da informação atualmente? Que é necessário contar com um plano para o gerenciamento do ciclo de vida das informações, e algumas práticas devem ser consideradas:
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Auditoria das informações
O primeiro passo é entender quais informações a empresa tem em seu poder, quanta são e onde estão localizadas. Afinal, sem saber o que se tem, é impossível administrar. Isso se torna ainda mais importante à medida que a quantidade de informações cresce. A pesquisa da AIIM afirma que, em média, as empresas esperam que o volume de informações que são coletadas cresça 4,2 vezes nos próximos dois anos. Além disso, mais de 60% desses dados não é estruturado, portando, torna-se ainda mais importante auditar completamente todos os dados.
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Fim de informações redundantes
Uma forma de evitar duplicidades é eliminar as informações redundantes, obsoletas e triviais que uma empresa continua coletando, mesmo que elas não tenham valor comercial ou legal contínuo. Essas informações podem ser encontradas em diversos dispositivos, em redes, em servidores SharePoint, na nuvem, etc. Todas essas informações inúteis afetam a empresa, aumentando o risco de perder ou ignorar informações confidenciais e relevantes.
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Políticas de governança automatizadas
O gerenciamento eficaz do ciclo de vida das informações requer uma abordagem focada em políticas e procedimentos formais de governança. Durante todo esse ciclo, um planejamento estratégico é essencial. Os esforços para a transformação de processos devem incluir uma equipe multifuncional que, junto com a TI, inclua departamentos e stakeholders com tenham interesse em saber como as informações são armazenadas, usadas e gerenciadas. A adoção de tecnologias e soluções para automatizar o processo de governança deve ampliar o valor e a eficácia das informações para impulsionar o desempenho da empresa.
Para onde ir?
Práticas e metodologias de gerenciamento inteligente de informações são essenciais para o sucesso da transformação digital. O uso dessas práticas ajuda a mapear as estratégias e ações para realizar o melhor gerenciamento do ciclo de vida das informações. Contar com fornecedores e parceiros que combinem experiência, capacidade e visão pode ajudar sua empresa a aproveitar ao máximo seus esforços. Converse com um dos nossos especialistas e saiba como a Access pode ajudar sua empresa a lidar de forma eficaz com o ciclo de vida dos seus documentos.
