Cada vez mais os bancos estão investindo em tecnologias que proporcionem ao cliente uma melhor experiência com as soluções e produtos bancários – o que envolve segurança e capacidade de processamento. Nesse contexto, os dados são a base para qualquer estratégia de negócios, entregando informações, insights e hábitos que podem apoiar a tomada de decisão das instituições financeiras.
E onde podem ser coletados esses dados que serão transformados em inteligência de negócios? Nos milhares de documentos distribuídos pelos diversos setores de um banco. Então, como pensar em inteligência sem soluções de gestão digital de documentos, que entregam a capacidade de armazenar ativos físicos e digitais, de digitalização e indexação de arquivos e rápida recuperação das informações, entre outras funcionalidades?
Com a gestão digital de documentos, cada um deles ganha uma identidade – a indexação, que organiza os arquivos através de índices – o que permite o acesso rápido e preciso à informação, de forma intuitiva.
Entre as inúmeras vantagens de utilizar a guarda e gestão digital de documentos no setor bancário, podemos destacar:
- Segurança da informação
- Centralização e integração de dados e históricos
- Facilidade de acesso e de distribuição de arquivos
- Pesquisas rápidas e feitas a distância
- Consultas simultâneas aos registros
- Compartilhamento seguro de informações com gestores e colaboradores
- Agilidade para atividades que demandam consultas a vários documentos
- Automação de processos
- Contenção de fraudes e desvios
- Fortalecimento das práticas de governança e de compliance
Boas práticas de compliance
A regulação do mercado financeiro está sempre em evolução e, após a crise internacional de 2007-2009, novas regulamentações internacionais têm sido implementadas para oferecer mais transparência aos processos e melhoria da qualidade da relação entre as instituições e seus clientes e investidores.
No Brasil, também foram publicadas novas leis e regulamentações reforçando a necessidade de maior governança das instituições financeiras, o que vem exigindo padrões éticos cada vez mais altos. E boas práticas de compliance contribuem para a prevenção e mitigação de exposição a riscos regulatórios locais e internacionais.
Uma das práticas adotadas pelas instituições bancárias é a implantação de um Sistema de Segurança da Informação, que visa assegurar a implantação de “sistema que permita o acesso restrito e controlado a informações sensíveis, estabelecendo um fluxo de aprovação capaz de verificar as solicitações de acesso e o adequado acesso compatível com as funções dos colaboradores e garantindo a confidencialidade das informações sigilosas e a inexistência de conflito de interesses”.
Para atender aos requisitos de compliance, soluções de gestão digital de documentos contam com robustas políticas e sistemas de segurança que atendem todo o ciclo de vida dos arquivos, garantindo que as informações só serão acessadas por pessoas autorizadas, rastreando todas as alterações e também evitando ataques de hackers.
Outra forma de garantir a segurança no gerenciamento de dados é manter armazenadas somente as informações necessárias para o dia a dia dos negócios ou pelo tempo determinado por lei, o que também reduz os custos com armazenamento e infraestrutura. Soluções de gestão documental identificam a temporalidade de cada documento, mantendo acessíveis os necessários para o dia a dia dos negócios e aqueles que podem gerar insights para melhorar operações e mais vantagem competitiva. Quando não são mais necessários, os documentos passam por procedimentos de destruição segura, em conformidade com as normas do setor.
Vantagens da gestão digital de documentos de contratos de crédito
Dados da Febraban (Federação Brasileira de Bancos) indicam que o total de contratos de financiamento de carros e motos fechados por pessoas físicas nos bancos cresceu 3,5% no primeiro trimestre de 2019 na comparação com o mesmo período do ano anterior: de 620.337 para 642.003. O volume de recursos relacionados a esses contratos aumentou de R$ 15,6 bilhões para R$ 17,2 bilhões, uma evolução de 10,5% em relação a 2018.
Mas imagine se os bancos não contassem com sistemas automatizados de formalização de contratos de diversas modalidades de crédito? Certamente seria impossível atingir esse volume.
A resposta para prestar esse serviço ao cliente com eficiência e transparência está na implantação do serviço de BPO de gestão de documentos de contratos de crédito, que utiliza softwares para realizar tarefas repetitivas e automatizar processos que envolvem grandes volumes de atividades manuais, incluindo entrada de dados e relatórios, como formalização de contratos e processos como procure-to-pay e order-to-cash, entregando mais velocidade, menos custos e maior precisão.
Para se ter uma ideia da eficiência proporcionada pela implantação de soluções de Automação Robótica de Processos (ou RPA – Robotic Process Automation) um estudo da Deloitte aponta a experiência de um grande banco que implementou a automação com base em RPA, usando 100 robôs para executar 18 processos e lidar com mais de 85 mil solicitações por semana. A consultoria apurou que a capacidade de produção fornecida pelos robôs foi equivalente à de aproximadamente 230 profissionais, mas com apenas 30% do custo de pessoal. Ao mesmo tempo, duas das cinco principais falhas de qualidade foram eliminadas após a introdução dos robôs.
O serviço de BPO de gestão de contratos pode ter as suas regras ajustadas de acordo com as regras internas de cada negócio, como também seguindo exigências legais, avaliando os dados históricos de cada cliente.
Essa avaliação é que vai definir o percentual mínimo de pagamento de cada fatura, de acordo com o perfil e histórico de cada cliente, seguindo as regras e políticas de crédito de cada instituição bancária, incluídas nos parâmetros de avaliação na formalização de contratos.
A opção pela terceirização do serviço de formalização de contratos, com a oferta do BPO de gestão de documentos de contratos, aumenta a segurança na transação e as probabilidades de um bom negócio tanto para as instituições, que melhoram a chance de recebimento da dívida, quanto para o cliente, que arca com uma parcela que cabe no seu bolso.
