A transformação digital no RH está bem encaminhada, com muitas organizações escolhendo sistemas da informação e outras soluções capazes de agilizar processos, como opções de integração e self-service.
Enquanto registros digitais são certamente uma melhoria em comparação aos registros em papel, esses sistemas pouco ajudam para evitar a proliferação de documentos espalhados em diversos locais, sejam físicos ou virtuais.
Os arquivos antigos em papel se escondem em gabinetes, enquanto as versões digitais estão em aplicativos como o Sharepoint e o Dropbox, isolados em vários sistemas que não compartilham dados, ou ainda armazenados em discos rígidos locais ou dispositivos móveis.
Ao mesmo tempo, os departamentos de RH são desafiados a cumprir regulamentos e políticas internas de governança. Você deve cumprir prazos de conformidade, seguir cronogramas de retenção, compartilhar documentos com as pessoas certas sem abrir mão da segurança e garantir que os arquivos relacionados aos funcionários estão completos e atualizados.
Quando a gestão documental não é centralizada, departamentos de RH perdem tempo e dinheiro procurando papéis importantes, atualizando-os quando necessário e tentando manter os dados de acordo com a integração dos funcionários, finalizando ou movendo as informações de uma filial à outra quando ocorrem demissões ou reestruturações internas.
Um sistema de gestão documental robusto pode resolver esses problemas, liberando sua equipe de RH para atividades estratégicas voltadas ao alcance das metas da empresa, como recrutamento e retenção de talentos.
A solução que você escolher para cuidar da gestão documental deve beneficiar a organização em quatro aspectos:
- integração com os sistemas atuais;
- assistência à conformidade;
- compartilhamento seguro;
- controle de registros.
Integração perfeita
Sua solução de gestão documental deve servir como um ponto de ligação entre diferentes sistemas de RH, unidades de rede e arquivos físicos em papel. Este repositório central, que possibilita acesso remoto, vai facilitar a busca e garantir que os arquivos estão seguros e em conformidade com as exigências federais e estaduais.
Para alcançar isso, seu sistema de gestão documental no RH deve estar integrado com outras plataformas, permitindo o acesso aos dados independentemente de maneira remota. Essa automação pode garantir que os registros estão completos, acessíveis, protegidos e não duplicados.
O sistema também deve ser capaz de reconhecer os tipos de documentos, para que você consiga realizar buscas mais rápidas dentro de uma variedade de formatos e extensões.
Automação de conformidade
Um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas é garantir a conformidade com a legislação e com as políticas corporativas em relação à gestão documental no RH. Os profissionais envolvidos devem garantir que os registros dos funcionários estão completos, assim como a inclusão de cópias de atualizadas de documentos pessoais e certificações.
A automação pode tornar esses processos mais transparentes e eficientes. Por meio dela, você consegue se certificar que todos os dados necessários estão incluídos na pasta de cada funcionário. Quando um documento estiver próximo de expirar, o sistema pode ser programado para solicitar uma atualização para o colaborador, sem a necessidade da intervenção direta do RH.
Compartilhamento seguro
Outra preocupação é o compartilhamento seguro de dados com equipes envolvidas em alguns processos, como auditores internos e externos que acompanham processos trabalhistas.
Em vez de enviar por e-mail ou imprimir documentos para atender solicitações, você pode contar com um sistema de gestão documental no RH que conceda acesso aos dados, sem precisar retirar uma cópia física.
Esse acesso pode limitar o número de impressões, cópias ou downloads e contar com um prazo de expiração que vai funcionar de acordo com o andamento do processo ou durante o tempo em que o RH julgar que os envolvidos devem consultar esses arquivos.
Além disso, é importante que a solução escolhida forneça uma trilha de auditoria completa que registre todos os acessos e ações executadas em um documento.
A transformação digital em Recursos Humanos não está completa sem uma boa solução de gestão documental no RH, que otimize o trabalho e permita uma ação estratégica do departamento.
A Access Corp pode ajudar nesse processo, fornecendo uma gestão segura de arquivos e mídias e facilitando a rotina na sua empresa.
