A transformação digital está se tornando um fator de sobrevivência para empresas de todos os portes, de todas as verticais. Mas quando falamos em serviços de gestão documental, o passado, o presente e o futuro caminham lado a lado. Documentos em papel ainda precisam ser preservados, ao mesmo tempo em que devem estar digitalizados e arquivados de forma a permitirem fácil acesso, com segurança física e digital, atender a requisitos legais e outras demandas. Já outros documentos nascem de forma digital e também têm suas próprias normas de conformidade.
Então, na hora de selecionar o seu parceiro de serviços de gestão documental, os responsáveis pelo projeto devem estar atentos aos seguintes aspectos para que o processo seja um sucesso.
Segurança física
Qual deve ser o nível de segurança oferecido pelo parceiro de serviços de gestão documental? Total, tanto físico quanto digital. No caso dos arquivos físicos, é preciso contar com monitoramento 24/7, controle climático – fundamental para a conservação de microfilmes, que se deterioram rapidamente se expostos a luz solar, umidade e mudança brusca de temperatura.
Para documentos considerados sensíveis, que garantem a continuidade dos negócios, deve-se pensar no armazenamento em uma sala cofre. Esse é um espaço de altíssima segurança, projetado e provido de toda a infraestrutura necessária para guarda de arquivos físicos e digitais, com gerenciamento via web, que mantém os documentos livres de ameaças como incêndios, campo eletromagnético, furto, roubo, acesso indevido, gases corrosivos, fumaça, poeira, umidade excessiva, entre outros fatores que podem interferir na integridade dos documentos.
Combate a incêndio
O seu parceiro de serviços de gestão documental deve oferecer áreas especialmente projetadas, que sigam todos os requisitos de segurança para a guarda física da sua documentação, em condições adequadas para a preservação de sua integridade.
As instalações oferecidas pela Access para a guarda de documentos e arquivos contam com diversas medidas de proteção, como o sistema Veda para detecção antecipada de fumaça sistema de combate a incêndio com gás FM200 e salas cofre com paredes resistentes a 1000ºC por 6 horas.
Acesso aos arquivos
Tenha certeza de que o seu fornecedor de serviços de gestão documental oferece acesso on-line 24/07, inclusive em aplicativos móveis. Além do acesso, é preciso verificar como será realizada a indexação dos documentos, permitindo que eles sejam fácil e rapidamente identificados.
Normas e regulamentos
Para cada tipo de documento, existem normas e regulamentos que determinam o seu tempo de guarda e níveis de segurança em relação à sua destruição. Garanta que o seu parceiro de serviços de gestão documental tenha capacidade de acompanhar o ciclo de vida de cada documento, enviando alertas quando for a hora de destruir documentos, com planos personalizados de destruição segura, com serviços offsite e onsite.
Entrega de documentos
Tenha certeza de que o seu parceiro será capaz de entregar rapidamente no escritório os documentos armazenados em suas instalações e também como será realizada essa solicitação. O ideal é que o pedido seja feito de forma digital via portal. Verifique se ele conta com serviço de entrega, seja de uma caixa ou de um único documento, e qual o prazo necessário para o serviço.
Como estabelecer uma relação ganha-ganha
Além de focar nos aspectos técnicos dos serviços de gestão documental, na hora de lidar com fornecedores, que devem, na verdade, ser parceiros, é preciso estabelecer uma relação ganha-ganha, onde a negociação e o relacionamento entre a empresa e o fornecedor tenham uma característica em comum: ninguém perde, todos ganham.
Analistas do Sebrae indicam que o planejamento é fundamental para estabelecer uma relação ganha-ganha entre o cliente e a empresa de serviços de gestão documental selecionada como parceira. E eles apontam o passo a passo para o sucesso dessa relação:
- Forme uma equipe de colaboradores que tenha uma influência direta com seus fornecedores para trabalhar aspectos da relação ganha-ganha com eles
- É interessante convidar pessoas envolvidas em diversos processos internos que tenham influência direta na qualidade dos produtos e serviços dos fornecedores. Assim, os critérios, os requisitos e as especificações ficarão próximos de um melhor resultado
- A seleção de fornecedores precisa seguir regras. Crie em conjunto com os colaboradores um documento que defina critérios, requisitos e especificações do fornecimento de serviços de gestão documental
- Planeje como compartilhar esse documento com os fornecedores para que juntos possam definir, diante das suas demandas, como todos os requisitos serão atendidos
- Para executar os itens 2 e 3, é interessante conversar e chegar a um consenso interno antes de procurar um parceiro. Lembre-se de mostrar aos potenciais fornecedores a sua importância para a empresa e para a otimização dos processos, e os faça se sentirem como um stakeholder da empresa
- Execute o planejamento e finalize a seleção e a avaliação, marcando a data para o início
- Execute o padrão estabelecido pelas duas partes
Os itens 4 e 5 requerem muita disciplina e organização dos envolvidos, pois são eles que vão dar início a uma prática que até então não existia na empresa.
A Access oferece diversos planos de serviços de gestão documental, com soluções seguras e eficientes, desenvolvidas para atender a necessidade de cada empresa.
