Os desafios e a cobrança enfrentados pelas equipes de RH estão cada vez maiores. A exigência de que atuem de forma mais estratégica dentro das empresas e adequação a novas regulamentações trabalhistas e de segurança de dados – além das atividades diárias -, faz com que não se possa mais perder tempo com tarefas burocráticas. Uma estratégia de gestão documental é fundamental para agilizar e garantir a conformidade de processos, mas será que o seu sistema está oferecendo todos os benefícios possíveis?
Confira se a sua empresa enfrenta alguns dos problemas abaixo e saiba como resolvê-los:
1 – Sua equipe de RH está tão envolvida em atividades administrativas que não tem tempo para pensar estrategicamente
O papel do RH cada vez mais está deixando de ser um back-office administrativo para se firmar como um player estratégico no nível organizacional. Mas, segundo uma pesquisa conduzida pela Access, cerca de 60% do tempo das equipes são gastos com atividades administrativas e burocráticas, enquanto iniciativas estratégicas, muito mais importantes para o desenvolvimento sustentável do negócio, ocupam apenas 10%.
Então, como “desburocratizar” um departamento que precisa lidar diariamente com dezenas ou centenas de documentos, mantendo registros completos e atualizados dos funcionários? Uma estratégia de gestão documental, quando implantada de forma eficiente com a parceria de um provedor reconhecido pelo mercado, permite reunir todos os registros em um repositório único, onde os documentos são facilmente recuperados e compartilhados com os sistemas de RH.
Assim, as equipes de RH gastam menos tempo procurando documentos e podem focar na busca, desenvolvimento e retenção de talentos que vão gerar vantagem competitiva.
2 – Os gastos com ações trabalhistas são muito altos
Ações trabalhistas movidas por ex-funcionários, que na maioria das vezes não têm fundamento, podem ser uma dor de cabeça para o departamento de RH. Muitos empregados decidem mover ações sem fundamento legal, apesar da mudança na legislação implementada durante a reforma trabalhista, aprovada em 2017, que prevê que, caso o trabalhador perca a ação, pode ser obrigado a pagar os honorários de sucumbência – indenização para pagar os custos da parte vencedora com advogados.
Quando a empresa é notificada da ação, geralmente a equipe de RH precisa apresentar a documentação completa rapidamente e, caso não consiga entregar todas as informações no prazo determinado pela Justiça, os custos podem ser altos.
Mas quando a equipe conta com uma estratégia de gestão documental fim a fim, reunindo todos os documentos, desde a admissão até o desligamento da empresa, em um repositório único, mesmo que o empregado tenha mudado de função ou de local durante a sua permanência na organização, é muito mais fácil contestar ações sem fundamento.
3 – Quando uma auditoria interrompe todas as outras atividades
Responder a solicitações de uma auditoria interna ou externa pode ser mais complicado do que contestar ações trabalhistas. Um auditor pode solicitar, por exemplo, os documentos referentes ao último exame médico periódico de todos os empregados. Será que a equipe de RH conseguirá acessar com facilidade esses documentos? Se as fichas de todos os empregados estiverem reunidas em um repositório único, indexadas da forma correta como prevê uma eficiente estratégia de gestão documental, certamente será fácil reunir esses dados, independentemente do seu formato – em papel ou digital.
4 – Os processos de guarda e de destruição segura de documentos não atendem aos requisitos de conformidade
A lei trabalhista determina o tempo de guarda e o prazo de atualização de cada documento que faz parte da ficha do empregado. Manter a conformidade com todas as regras é uma tarefa complicada, que pode ser ainda mais desafiante quando a empresa está geograficamente distribuída. Então, como ter certeza de que a ficha está completa e atualizada, evitando multas? Um sistema automatizado de gerenciamento de documentos com reconhecimento de conteúdo pode sinalizar falhas e até enviar solicitações aos funcionários para que eles atualizem os documentos antes do prazo expirar.
5 – O sistema não está pronto para atender a políticas de segurança da informação
Uma pesquisa realizada pela empresa de cibersegurança Varonis, intitulada Data Risk Report, indica que 47% das empresas de todo o mundo têm mais de mil arquivos sensíveis que ficam expostos a todos os funcionários, enquanto 22% das empresas têm mais de 12 mil arquivos nessa mesma situação. Além disso, 59% não empregam um programa de proteção de acesso aos dados, 62% têm acesso a dados corporativos que não deveriam ser vistos publicamente e 62% não fazem auditoria sobre o uso dos dados e nem têm alertas sobre abuso.
Não é possível precisar quantos desses arquivos fazem parte do acervo do RH, mas podemos afirmar que os riscos de vazamento de informação, em qualquer setor, podem levar a grandes prejuízos financeiros e afetar a reputação da marca.
Para se ter uma dimensão da seriedade desse problema, desde maio de 2018 todas as empresas localizadas no Brasil, nacionais ou multinacionais, que lidam com dados de qualquer um dos 28 países da União Europeia têm a obrigação de se adequar à GDPR (General Data Protection Regulation), estando sujeitas a multas de até 4% do seu faturamento global anual ou € 20 milhões em caso de não cumprimento, identificando dados sensíveis armazenados no ambiente corporativo e definindo a estratégia de proteção dessas informações.
Além disso, no Brasil, o Projeto de Lei 53, que disciplina a proteção de dados pessoais e define as situações em que estes podem ser coletados e tratados tanto por empresas quanto pelo Poder Público está aguardando sanção presidencial para entrar em vigor prevendo, no caso de ser constatada qualquer irregularidade, uma série de sanções, entre as quais multa de até 2% do faturamento da empresa, com limite de R$ 50 milhões.
Assim, independentemente do local de operação, a sua empresa deve contar com uma estratégia de gestão de documentos que mantenha os dados em segurança e em conformidade com regulamentações governamentais e requisitos de governança corporativa.
A solução para esses e outros problemas relacionados à estratégia de gestão de documentos está na parceria com um provedor como a Access, capaz de oferecer serviços de guarda, gestão, destruição e armazenagem seguras desenvolvidos na medida para atender as necessidades de empresas de todos os portes e segmentos de negócio.
