A digitalização nas instituições de ensino certamente é um dos drivers do crescimento do EAD (Ensino a Distância) no Brasil. Esse é o modelo de ensino que vem apresentando o maior crescimento e segundo o Censo da Educação Superior de 2016, realizado pelo Inep, instituto vinculado ao Ministério da Educação, enquanto o ensino presencial teve queda de 0,08% nas matrículas, o EAD teve expansão de 7,2%.
E as vantagens da digitalização nas instituições de ensino vão além da administração dos cursos de EAD, e as escolas “tradicionais” também ganham muito mais qualidade educacional e vantagem competitiva com o uso de soluções de gestão documental. Além disso, a digitalização do acervo acadêmico agora é lei.
Mas deixando por enquanto a lei de lado, vamos conferir algumas das vantagens da adoção da digitalização nas instituições de ensino:
Administração escolar
Como qualquer negócio, as instituições educacionais produzem uma grande quantidade de documentos que, se forem gerados e mantidos em papel, certamente irão precisar de várias cópias e de local para armazenamento, além de terem maior risco de serem extraviados quando forem compartilhados ou mesmo terem o seu original perdido. Com a digitalização nas instituições de ensino, os processos passam a ser digitais, acabando com esses e outros problemas.
Admissão de alunos
A admissão de novos alunos é um processo complexo, que requer uma série de documentos que vão desde certidão de nascimento, certificado de conclusão, histórico escolar, cartas de recomendação até comprovante de pagamento de matrícula, entre outros. O uso de sistemas de gestão documental, inicialmente convertendo arquivos de papel em arquivos digitais, facilita a consolidação e análise das informações de matrícula. Com a adoção de um repositório central de dados as informações estarão seguras e facilmente acessíveis. O resultado é um arquivo digital mais seguro e que vai integrando novas informações sobre o desempenho escolar e itens administrativos de cada aluno, conferindo mais agilidade na tomada de decisões.
Pesquisa acadêmica
Professores universitários precisam administrar um grande volume de documentos como TCCs (Trabalho de Conclusão de Curso), artigos, teses de mestrado e de doutorado e, também, as suas próprias pesquisas. O controle de todo esse acervo acadêmico, em suas diversas versões, se gerado e mantido em papel, é um grande desafio. Além disso, sem a digitalização, o compartilhamento de pesquisas em equipes distribuídas geograficamente é extremamente complicado e ineficiente, já que os trabalhos certamente demorarão muito mais tempo para serem concluídos.
Manutenção da conformidade
Desde dezembro de 2017 a digitalização nas instituições de ensino não é mais uma opção, é uma obrigação legal. A partir do Decreto no. 9.235, o Ministério da Educação fixou o prazo de 24 meses para que todas as IES (Instituições de Ensino Superior) façam a conversão de documentos para o meio digital. Além da obrigatoriedade legal, a digitalização também oferece uma maior segurança para as informações, que passam a fazer parte de um arquivo central com políticas de acesso, garantindo que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos.
Materiais educativos
A maior parte dos materiais educativos é protegida por direitos autorais e a sua cópia indiscriminada, principalmente por meio reprográfico, apesar de comum não deixa de ser um crime. Com a sua digitalização, esse material passa a ter a sua distribuição controlada com benefícios para todos os envolvidos. Para o autor, é a garantia do volume de exemplares vendidos da sua obra. Para a IES, a possiblidade de adquirir materiais educacionais mais relevantes, já que passam a contar com a confiança de autores e editoras. E, para os alunos, a garantia de que sempre terão acesso à mais nova versão da obra.
Saiba como a Access pode ajudar a sua instituição de ensino a digitalizar e gerenciar todo o seu acervo acadêmico, mantendo a conformidade com a nova legislação e oferecendo uma educação de maior qualidade.
