Será que é possível mensurar os danos à reputação de uma pessoa causados pela divulgação dos seus dados médicos? Ou os prejuízos financeiros para uma instituição de saúde quando seus prontuários são hackeados ou quando funcionários desatentos jogam na lixeira formulários em papel ou arquivados em mídias eletrônicas? Por conta desses riscos o controle de documentos no setor de saúde é extremamente rígido e, no Brasil, a Constituição Federal de 1988 garante a todas as pessoas a inviolabilidade de sua honra, imagem, intimidade e vida privada.

Além disso, o Conselho Federal de Medicina proíbe ao médico “Revelar fato de que tenha conhecimento em virtude do exercício de sua profissão, salvo por justa causa, dever legal ou autorização expressa do paciente” e, também, preconiza que “o médico não pode, sem o consentimento do paciente, revelar o conteúdo do seu prontuário ou ficha médica”.

Na forma de lei, o controle de documentos no setor de saúde parece ser simples, baseado na relação de confiança entre médico e paciente. Mas, na realidade, com milhares de prontuários médicos sendo compartilhados eletronicamente, manter a segurança das informações é uma tarefa bem mais complicada.

No Brasil, a produção e guarda de prontuários médicos – físicos e eletrônicos – também é regulamentada pelo Conselho Federal de Medicina. Os documentos no setor de saúde em suporte de papel devem ser arquivados por tempo não inferior a 20 anos, a partir da data do último registro do paciente. Já quando o prontuário estiver digitalizado ou tiver sido produzido em meio eletrônico desde a sua origem, a sua guarda deve ser permanente.

As normas do Conselho Federal de Medicina acerca da digitalização de documentos determinam que a digitalização dos prontuários dos pacientes está autorizada, desde que o modo de armazenamento siga as seguintes regras:

  1. Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações dos documentos originais
  2. Os arquivos digitais oriundos da digitalização dos documentos do prontuário do paciente deverão ser controlados por sistema especializado (GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que possua, minimamente, as seguintes características:
  3. Capacidade de utilizar base de dados adequada para o armazenamento dos arquivos digitalizados
  4. Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa de maneira simples e eficiente

As soluções de gestão de documentos no setor de saúde desenvolvidas pela Access vão muito além dessas regras, oferecendo:

  • Guarda de registros médicos
  • Digitalização sob demanda
  • Conversões digitais de documentos radiológicos
  • Indexação de arquivos
  • Rápida recuperação de documentos
  • Armazenagem de mídias
  • Reciclagem e eliminação de registros médicos
  • Serviços de consultoria

 

Desafio vencido

Manter a confidencialidade dos dados médicos e ao mesmo tempo permitir o acesso às informações para pessoas autorizadas era o desafio do HUMC (Hackensack University Medical Center), uma das maiores instituições de saúde de Nova Jersey, nos Estados Unidos.

Revisando seus processos, a instituição começou a procurar maneiras para melhorar o gerenciamento de documentos e, também, para manter as normas de conformidade de privacidade exigidas pelo HIPPA (Health Insurance Portability and Accountability Act).

O sistema então em uso não atendia essas demandas e não possuía escalabilidade. Após pesquisa no mercado, a instituição optou pela solução da Access que oferece indexação e rastreamento por código de barra, fluxos de trabalho e sistemas de gerenciamento de registros, suportando todos os requisitos de gerenciamento de documentos. Isso inclui a coleta e entrega de registros, arquivamento, recuperação, re-arquivamento, registros de manutenção, destruição segura de documentos e relatórios personalizados.

Além disso, a Access também realocou fisicamente mais de 1,2 milhão de registros de pacientes e migrou os registros de banco de dados para mais de 75 departamentos da instituição. Barbara Siegel, Diretora da área de Health Information Management do HUMC destacou que “agora temos um parceiro que atende não apenas as nossas atuais necessidades, mas que nos pode oferecer a tecnologia que vai garantir a qualidade de nossos serviços no futuro”.