A maneira como sua empresa lida com os documentos pode ter impacto considerável na receita do seu negócio e até mesmo na cultura organizacional. A produtividade pode desaparecer facilmente quando se está diante de um mar de caixas de documentos cheias de papéis empoeirados.
Contar com boas práticas de guarda e gestão de documentos bem difundidas entre funcionários, gerentes, diretores e diferentes equipes pode fazer a diferença nos seus resultados de negócio, gerando mais eficiência sem aumentar os custos.
Veja a seguir como algumas boas práticas de gestão documental podem impactar a produtividade da organização:
Evite os gargalos
Contar com procedimentos completos e bem definidos do caminho que um documento deve percorrer quando começa a fazer parte de algum processo crítico pode aumentar consideravelmente a produtividade, especialmente se, durante os procedimentos os funcionários tenham de usar múltiplas plataformas.
Um checklist simples, por exemplo, pode ajudar a garantir que todos estão cumprindo com as tarefas necessárias para garantir a integridade do documento na medida em que o processo avança, incluindo estágios de escaneamento, edição, execução e assinatura. Depois de algumas semanas, é possível fazer uma avaliação mais aprofundada para identificar gargalos ou estágios em que os documentos ficam retidos por mais tempo.
Evite a perda e a duplicação de informações
Documentos duplicados podem até parecer algo bom, mas são, na verdade, um desastre iminente. Se um funcionário está trabalhando em uma cópia, enquanto outro, de outro departamento, está trabalhando em outra versão do mesmo documento, a empresa vai acabar com duas ou mais versões totalmente diferentes da mesma informação.
Especialmente no caso de informações financeiras, isso pode gerar um grande problema não apenas de ineficiência, mas de compliance, gerando uma série de prejuízos junto aos investidores.
Treine sua equipe
Treinar todos os membros do seu time para lidar com os documentos de maneira apropriada é essencial para aumentar a produtividade. Todos devem saber onde e como está armazenada cada informação necessária, do contrário, pode haver falta de precisão e erros de informação.
Os treinamentos precisam garantir o conhecimento de protocolos e podem contar com o auxílio de especialistas em gestão documental.
Proteja-se contra desastres
Documentos sempre acessíveis não significam apenas aumento na produtividade, mas também uma preocupação maior com suas vulnerabilidades. É essencial armazenar documentos em uma sala segura, vigiada 24 horas, e com controle de acesso rígido para garantir a integridade das informações.
Sistemas de monitoramento e planos de recuperação de desastres são essenciais, independente do fato de você armazenar suas informações em papel ou em cópias digitais. Manter backups atualizados em mídias como fitas, CDs e DVDs também ajudam a garantir o rápido restabelecimento dos processos de negócio nos casos de violação de dados, falhas técnicas ou humanas e desastres naturais.
Um serviço de guarda e gestão de documentos pode facilitar tudo
Um serviço de guarda e gestão documental livra sua empresa da necessidade de armazenar documentos internamente, liberando espaço para expandir o negócio, e de ocupar seus funcionários com tarefas de armazenamento e busca de informações. Por meio de um controle rígido dos dados armazenados e de uma equipe especializada em gestão documental, os serviços de guarda e gestão documental também ajudam a garantir a integridade dos dados, evitando perda e duplicação de documentos.
Além de permitir que sua empresa economize espaços e recursos valiosos, a Access conta com mais de 160 mil metros cúbicos de edificações distribuídos em São Paulo, Rio de Janeiro e Itupeva em condomínios fechados e equipados com sistemas de segurança de alta tecnologia para proteger seus dados contra violações e desastres naturais. Conheça o serviço de guarda e gestão documental.
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