Você pode trabalhar em uma grande ou pequena empresa, mas certamente tem de lidar com um enorme volume de informações e documentos diariamente. Essa grande quantidade pode gerar desorganização, que tende a aumentar, e atrapalhar a produtividade. Infelizmente, sua empresa perde mais ainda enquanto você está procurando e organizando documentos, veja como:

Tempo

As horas perdidas procurando um documento é o primeiro sintoma de problemas na gestão. De acordo com uma pesquisa recente feita pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), o profissional brasileiro perde em média 2 horas diárias para encontrar papéis importantes. No exterior, o cálculo é de 6 horas semanais gastas nessa localização. Em grandes empresas, um documento é perdido a cada 12 segundos, e o gasto para repô-lo pode chegar a US$ 120.

Dinheiro

Os gastos não se resumem apenas à localização de um arquivo. O tempo que os funcionários perdem procurando arquivos e papéis poderiam ser melhor empregados em projetos ou funções. Não raro, esses profissionais não dão conta de suas tarefas e há a necessidade de contratar outras pessoas para ajudarem na execução do trabalho. Em outras palavras, você pode estar pagando horas trabalhadas para empregados que estão sendo desperdiçadas graças à desorganização.

Produtividade

Ainda como consequência da falta de ordem no armazenamento da papelada, os profissionais têm uma produtividade menor, o que reflete diretamente nos resultados da empresa para o período. O funcionário fica subutilizado, gastando os recursos da empresa e deixando de produzir o quanto deveria enquanto está procurando e organizando documentos, o que é prejudicial ao crescimento do negócio.

Espaço

Sem uma gestão de documentos, muitas vezes a empresa precisa reservar um espaço físico para acomodar esses arquivos, que pode ser uma área grande dependendo do volume de informações armazenado. A manutenção desses papéis também é cara, com o excesso de cópias, impressões, pastas e armários para manter esses arquivos físicos.

Informações importantes

Ao tentar organizar todos os documentos, muitas informações acabam se perdendo. E algumas delas são importantes na tomada de decisões da empresa. Em diversas situações esses dados poderiam ser usados para melhorar os investimentos, atualizar processos, promover mudanças na organização, entre outras ações.

Alguns papéis também sofrem com as condições ruins de armazenamento, sofrendo desgastes da ação do tempo ou de insetos, ou até mesmo pelo manuseio errado. Com isso, muitas informações se perdem o que não aconteceria se tivessem sido guardados corretamente em vez de ficarem sob responsabilidade de funcionários designados para outras funções.

Manutenção de dados inúteis

Já abordamos no tópico anterior que o custo de manutenção desses documentos pode ser alto. O grande volume de papéis pode provar um problema ainda pior, que é o armazenamento desnecessário de dados obsoletos que poderiam ser descartados. Ao tentar organizar internamente sua documentação, é natural que a empresa acabe esquecendo relatórios que não são utilizados com frequência. Essas informações facilmente se tornam ultrapassadas, mas continuam ocupando espaço dentro da organização.

Para evitar todos esses problemas, conte com a ajuda da Access, que tem as melhores soluções evitando as perdas que a sua empresa enfrenta quando os funcionários estão procurando e organizando documentos.