Controlar o tempo de guarda de cada documento pode ser uma tarefa extremamente complicada, já que os prazos são bem variados. Mas uma boa estratégia para ajudar nessa tarefa é o uso de uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD), organizando todas as informações sobre cada documento de uma forma prática e fácil de ser visualizada, em um único documento.
No setor de Recursos Humanos, a Tabela de Temporalidade Documental serve para identificar separadamente cada um dos documentos que fazem parte da ficha pessoal do trabalhador e destacar informações sobre o seu ciclo de vida, tempo de guarda, frequência de uso até a sua destinação final. Outras informações podem ser adicionadas à Tabela de Temporalidade Documental, de acordo com as necessidades de cada tipo de negócio.
Veja abaixo um exemplo de como montar uma Tabela de Temporalidade Documental:
Vamos agora analisar cada uma das colunas da tabela.
A primeira – Ciclo de Vida – analisa a fase do documento, desde a sua produção até o seu destino final. Esse Ciclo de Vida é dividido em três idades: corrente, intermediária e permanente.
Os itens documentais da primeira idade – correntes – são aqueles vigentes, frequentemente consultados.
Os da segunda idade – intermediários – são os que já terminaram sua vigência e aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; são raramente consultados e aguardam uma destinação final: eliminação ou guarda permanente.
Já os de terceira idade – permanentes – são os que mesmo perdendo a vigência administrativa são providos de valor secundário informativo, probatório ou histórico-cultural.
Já na Frequência de Uso de cada Item Documental os inseridos na fase “alta” são compostos pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico, como no caso do Cartão de Ponto, cujas informações servem como base para a composição do salário.
Já os categorizados como “média” são aqueles consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
Finalmente, os documentos “baixo” são os com valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.
O prazo de guarda de cada documento que faz parte da ficha pessoal do trabalhador é determinado por lei, que pode sofrer modificações ao longo do tempo. Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas.
Já a destinação final será definida pelo prazo de guarda.
Mantenha a Tabela de Temporalidade Documental sempre atualizada
Segundo o glossário de termos arquivísticos, a Tabela de Temporalidade Documental é definida como “Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos”. E esses prazos devem ser avaliados com frequência.
Além de estar atento ao atual prazo de vigência, a equipe responsável pela manutenção da Tabela de Temporalidade Documental deve manter as informações sempre atualizadas, com base na data de inserção de cada item documental na tabela, assim como na situação do trabalhador.
Todo o processo de guarda e destinação final dos documentos pode ficar a cargo de um parceiro, liberando a equipe de Recursos Humanos para tarefas que realmente façam a diferença nos negócios. A Access, além de atuar na guarda e gestão documental, também oferece o serviço de destruição segura de documentos, com planos personalizados para atender as necessidades de sua empresa.
