Revolução na Digitalização em Larga Escala

OS DESAFIOS:

  • Digitalizar maior número de páginas em menor espaço de tempo – 17 milhões/mês
  • Preparação e cuidado com documentos antigos
  • Planejamento e controle da produção
  • Disponibilizar grande número de pessoas em curto espaço de tempo

A SOLUÇÃO:

Serviço de digitalização da Access com OCR.

OS RESULTADOS:

  • 170 milhões de páginas digitalizadas
  • 430 mil processos digitalizados

SOBRE O CLIENTE:

Setor: Jurídico
Tamanho da empresa: Maior tribunal trabalhista do país em termos de estrutura e de volume processual
Localização: São Paulo – Brasil

170
milhões

de páginas digitalizadas em menor espaço de tempo.

Desafio

O desafio proposto foi digitalizar o maior número possível de páginas em um período de tempo reduzido, com uma meta ambiciosa de 17 milhões de páginas por mês. Para alcançar essa meta, enfrentamos e superamos diversos obstáculos.

1. Preparação e Cuidado com Documentos Antigos
A digitalização de documentos antigos exigiu uma preparação meticulosa. Esses documentos, frequentemente frágeis e deteriorados, precisaram ser manuseados com extremo cuidado para evitar danos durante o processo de digitalização. Implementamos técnicas e ferramentas adequadas para preservar a integridade dos documentos e garantir que a digitalização produzisse imagens claras e legíveis.

2. Planejamento e Controle da Produção
Um planejamento eficiente foi fundamental para a execução bem-sucedida do desafio. Desenvolvemos um cronograma detalhado que levou em conta o volume de páginas a serem digitalizadas, os recursos disponíveis e os prazos. O controle rigoroso da produção foi necessário para monitorar o progresso, identificar e resolver problemas rapidamente, e garantir que os objetivos fossem cumpridos dentro dos parâmetros estabelecidos.

3. Disponibilização de Grande Número de Pessoas em Curto Espaço de Tempo
Para alcançar a meta de 17 milhões de páginas por mês, foi necessário mobilizar um grande número de pessoas de forma rápida. Isso envolveu o recrutamento e treinamento de pessoal qualificado, assim como a alocação eficiente de recursos humanos. A coordenação eficaz entre as equipes de trabalho foi essencial para garantir que todos os aspectos do processo de digitalização ocorressem de maneira sincronizada e eficiente.

Esse desafio exigiu uma combinação de preparação cuidadosa, planejamento estratégico e gerenciamento eficiente de recursos para ser bem-sucedido. Ao enfrentar esses desafios de frente, não apenas alcançamos a meta de digitalização, mas também estabelecemos um padrão elevado para futuros projetos de digitalização em grande escala.

Solução

Para superar esse desafio, implementamos a digitalização com OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Essa tecnologia permitiu a conversão eficiente de documentos em texto digital, facilitando a indexação e a busca de informações. A utilização do OCR foi crucial para lidar com o volume massivo de dados e garantir a qualidade das digitalizações.

Resultado

Graças à abordagem adotada, alcançamos resultados impressionantes. Digitalizamos um total de 170 milhões de páginas e 430 mil processos. Esses resultados não só atenderam à meta estabelecida, mas também demonstraram a eficácia da solução implementada, estabelecendo um novo padrão para projetos futuros de digitalização em larga escala.

Veja como enfrentamos o desafio de digitalização em grande escala. Acesse o estudo de caso:

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