Access proporciona una solución poderosa de administración de registros basada en la nube que permite a las organizaciones acceder, proteger y controlar justificablemente tanto los documentos físicos como digitales. Y los administradores de registros pueden utilizar cualquier dispositivo conectado a Internet para averiguar qué documentos poseen, dónde están ubicados y cuánto tiempo se debe conservar cada uno. Este entorno seguro y de datos centralizados permite a las organizaciones implementar políticas de clasificación, retención y desechado coherentes, las ayuda a cumplir con las normas y las protege contra litigios.
Soluciones de Gobierno de la Información
El IG o Políticas del Gobierno de la Información tiene cada vez más prioridad en las organizaciones de todos los tamaños, en todos los sectores. Conozca los procesos que Access Costa Rica le puede ayudar a implementar para garantizar el cumplimiento de esta política.
Producción de Información
La producción de información, ya sea personal, de propiedad exclusiva o benigna, ha estado creciendo exponencialmente; solo en los últimos dos años, se han creado más datos que en toda la historia de la raza humana hasta ese momento. Si pensamos en la información médica confidencial (PHI), los formularios legales, los secretos empresariales comerciales y la infinidad de tipos de documentos financieros que existen, no es ninguna sorpresa que el gobierno de esta información se haya convertido en un tema principal y una prioridad cada vez mayor para las empresas y organizaciones de todos los sectores. En especial, por los estudios que estiman que un tercio de todos esos datos pasarán por la nube para el 2020, lo que expondrá problemas de confidencialidad, y que las sanciones legales promedio son de USD 8,5 millones para aquellos que no produzcan datos de almacenamiento electrónico.
ECM (Gestión de Contenido Empresarial):
La Gestión de Contenido Empresarial (ECM) habilita el ahorro de tiempo y dinero en su organización al hacer eficiente la gestión de documentos. El uso de esa tecnología robusta de vanguardia permite que la información estructurada se defina con facilidad y se comparta a través de múltiples departamentos o equipos.Funciones principales:
- Administración de imágenes digitalizada
- Administración de documentos en su formato nativo
- Integración con Microsoft Office y Microsoft Outlook
- Control de versiones de documentos
- Búsqueda por palabras claves y por texto completo
- Control por expediente y/o documento
- Seguridad por grupos y usuarios, integrado con Active Directory
- Permisos por carpeta, documento e inclusive áreas específicas dentro del documento
- Anotaciones: subrayado, cuadro de texto, mano libre, sellos entre otros.
¿Cómo le podemos ayudar?
En el entorno litigioso y sumamente regulado actual, los profesionales de administración de registros se enfrentan a desafíos para implementar políticas cada vez más complejas. Es necesario poder ocuparse tanto de los documentos digitales, ya sean originalmente digitales o creados digitalmente, como de los registros en papel en toda la organización; independientemente de si se mantienen in situ o fuera de las instalaciones con un proveedor de administración de registros. Necesita una solución que ayude a su organización a cumplir con las leyes y normas actuales, a mitigar los riesgos de cumplimiento y a incrementar la eficiencia operativa a través de la automatización de procesos comerciales y el desechado oportuno y justificable de registros caducados.Access proporciona dos soluciones poderosas de Gobierno de la Información y Tecnología de Administración de Registros.
Access Gobernanza
- Las características innovadoras de la plataforma incluyen las siguientes:
- Tableros en tiempo real
- Flujos de trabajo incorporados para preservar la cadena de custodia
- Retenciones legales integrales
- Códigos de barra inteligentes
- Envíos combinados
- Integración de transacciones con proveedores de almacenamiento de registros externo populares
- Análisis para transformar datos operativos en información estratégica
La información es su activo más valioso. Es nuestra pasión.
¿Está listo para tomar el control del ciclo de vida de su información? Manejamos documentos para más de 30,000 negocios en Norteamérica. Permítanos ayudarlo a manejar el suyo.