El último eslabón de la gestión documental es el descarte de documentos. Los archivos físicos pierden utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Cuando los documentos pierden su valor histórico o funcional, es el momento de eliminarlos.
Para evitar que el material se acumule descontroladamente en cajones de oficinas o departamentos gubernamentales, debemos programar el descarte de manera sistemática. Los documentos que se identifican como obsoletos deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado. Es importante proceder según a la normatividad de la organización.
Estos son algunos de los beneficios de la destrucción segura de documentos:
Garantizar la confidencialidad
La destrucción profesional de documentos procura que la información sensible sea tratada con seguridad hasta el final de su vida útil. Todos los documentos que contengan datos personales, información financiera, número de la seguridad social, o similares deben descartarse apropiadamente.
En el caso de organizaciones que quieren minimizar los riesgos de espionaje industrial, sus documentos deben ser manipulados con cuidado, incluso hasta en el momento de su eliminación.
Por lo tanto, la prevención es una gran manera de evitar que esta información caiga en manos de personas malintencionadas. Así que nunca deseche en la basura cualquier documento.
Ahorro de espacio y tiempo
Mantenga a la mano la documentación vigente. De esta manera, no solo ahorrará espacio de almacenamiento físico, sino que el tiempo de búsqueda y recuperación de documentos es más eficiente cuando se mantiene la documentación bien organizada, indexada y actualizada. Con un buen proceso de descarte evitará las montañas de papeles que entorpecen los procesos operativos de su organización.
Eliminar contribuye al orden
Mantener los documentos organizados y en período de validez es una forma práctica para evitar problemas y dolores de cabeza que pueden surgir. Por ejemplo, la recolección de los pagos que ya se han hecho y juicios.
Reciclaje del material
Si tiene documentación por eliminar, recuerde también el tema ambiental. Se puede utilizar una trituradora de papel para destruir la información contenida en los documentos, y luego, se puede reciclar. ¡Su papel tendrá una segunda vida! De esta forma, además de su preservar su seguridad, también colabora con el planeta.
Dada la creciente necesidad de una adecuada gestión de la información, surgen en el mercado empresas especializadas en almacenamiento de información y su eliminación segura. En Retrievex somos expertos en la destrucción segura de documentos. Contáctenos para administrar su gestión documental.
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