Ciclo de Vida de los Documentos: Evolución de la Gestión Documental

El ciclo completo del manejo de un documento sigue en constante evolución. Hoy tenemos que considerar una serie de formatos, procesos y novedades que nos exige la velocidad en la que nos movemos en la nueva era digital y el uso de tecnologías de AI o inteligencia artificial dentro de todas las operaciones de negocio y los reglamentos gubernamentales. A continuación, algunos estados del ciclo de vida de los documentos:

1. Creación de Datos y Documentos:

• • El documento se crea en formato digital o físico.
  • Se define el tipo de documento, su propósito y la audiencia.
  • Se asigna un nombre y una ubicación al documento.

2. Almacenaje de Datos y Documentos:

• • El documento se guarda en un sistema de almacenamiento físico o digital.
  • Se establecen permisos de acceso al documento.
  • Se realizan copias de seguridad del documento.

3. Uso de Datos y Documentos:

• • El documento se consulta, se comparte y se modifica según sea necesario.
  • Se registra el historial de uso del documento.
  • Se realizan actualizaciones y correcciones al documento.

4. Archivo de Datos y Documentos:

• • El documento se archiva cuando ya no se usa con frecuencia.
  • Se determina el período de retención del documento.
  • Se selecciona el método de archivo (físico o digital).

5. Eliminación de Datos y Documentos:

• • El documento se elimina al final de su período de retención.
  • Se realiza la eliminación de forma segura para proteger la información confidencial.

El ciclo de vida de un documento puede variar según el tipo de documento, la organización y las regulaciones aplicables. Algunos documentos pueden tener un ciclo de vida más corto o largo que otros. Algunos documentos pueden ser eliminados de forma inmediata, mientras que otros deben conservarse permanentemente.

Tecnologías Para la Gestión del Ciclo de Vida de los Documentos

Los sistemas como: Sistemas de gestión documental (DMS), Repositorios de contenido o el Software de análisis de datos le ayudaran a obtener un manejo eficiente y eficaz de sus datos.

Sistemas de Gestión Documental (DMS)

Un sistema o software de gestión documental DMS (siglas en inglés, Document Management System) permite almacenar, archivar, organizar y buscar rápidamente grandes cantidades de documentos. El DMS se instala en los servidores de la empresa o en la nube. A continuación, algunos factores que se deben considerar para la buena implementación de un DMS:

1. Según su ubicación:

• • DMS on-premise: Se instala en los servidores de la empresa.
  • DMS en la nube: Se accede a través de internet.
  • DMS híbrido: Combina las características de los DMS on-premise y en la nube.

2. Según su tamaño:

• • DMS para pequeñas empresas: Diseñados para empresas con menos de 50 usuarios.
  • DMS para medianas empresas: Diseñados para empresas con 50 a 250 usuarios.
  • DMS para grandes empresas: Diseñados para empresas con más de 250 usuarios.

3. Según su funcionalidad:

• • DMS básicos: Ofrecen funciones básicas de almacenamiento, organización y control de versiones de documentos.
  • DMS avanzados: Ofrecen funciones más avanzadas, como colaboración, flujos de trabajo, integración con otras aplicaciones y análisis de datos.

4. Según su sector:

• • DMS para sector salud: Diseñados para las necesidades específicas del sector salud, como el almacenamiento de registros médicos electrónicos.
  • DMS para sector financiero: Diseñados para las necesidades específicas del sector financiero, como el almacenamiento de documentos legales y financieros.
  • DMS para sector legal: Diseñados para las necesidades específicas del sector legal, como el almacenamiento de expedientes judiciales.

Repositorios de Contenido

Un repositorio de contenido es un sistema que permite almacenar, organizar, compartir y acceder el contenido digital. El contenido puede incluir documentos, imágenes, videos, audio, código fuente, y otros tipos de archivos.

Tipos de repositorios de contenido:

• Repositorios institucionales: Son creados por instituciones como universidades, bibliotecas o centros de investigación para almacenar y difundir su producción científica y académica. Ejemplo de repositorio universitario: Repositorio Digital de la Universidad Complutense de Madrid: https://eprints.ucm.es/
• Repositorios temáticos: Se especializan en un tema o área de conocimiento específica.
• Repositorios de datos: Almacenan y gestionan grandes conjuntos de datos para su análisis y reutilización.
• Repositorios de código: Se utilizan para almacenar y gestionar código fuente de software.

Los sistemas de repositorios suelen integrarse con otros sistemas y aplicaciones de la web.​ Asimismo, los repositorios cumplen un rol importante en la educación universitaria​ y también en la preservación del patrimonio cultural.

En algunos países, se han promulgado leyes de acceso abierto que promueven la implementación y uso de los repositorios los mismos deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Apoyo a los diferentes formatos de archivo, escalabilidad, extensibilidad y mantenimiento del sistema.
• Aceptación de estándares de metadatos, descriptivos, de conservación, administrativos.
• Inter operatividad: cumplir con los principales protocolos de intercambio de registros de información ( OAI-PMH, Z39.50, SWORD).
• Localización permanente de los documentos.
• Aplicaciones de búsqueda y visualización de metadatos.
• Interfaz de búsqueda a texto completo.
• Autenticación y autorización de usuarios.
• Personalización del software (API).

Existen diversos sistemas de repositorios corporativos en el mercado, por lo que es importante evaluar las características de cada uno antes de tomar una decisión. A continuación, ejemplos de repositorios de contenido públicos: Naciones Unidas: https://www.un.org/ruleoflaw/knowledge-resources/document-repository/,  eDOCS: https://www.fcc.gov/edocs

Software de Archivo Electrónico

El software de archivo electrónico es un sistema informático que permite la gestión y el almacenaje de documentos digitales a lo largo de su ciclo de vida. Es importante considerar algunos aspectos importantes antes de elegir un gestor documental para asegurarse de que la herramienta se ajuste a las necesidades de la empresa.

La funcionalidad del sistema de archivo electrónico es una parte importante al momento de adoptar su sistema de gestión documental electrónico o digital. La clasificación y categorización de documentos la indexación al momento de escanear sus documentos físicos le facilitara su búsqueda. El gestor documental debe orientar y facilitar el indexar los documentos de la empresa para que puedan ser encontrados de forma rápida y sencilla. El controlar las diferentes versiones de un mismo documento agilizara su integración de su nueva herramienta a sus operaciones diarias. Se debe permitir controlar el acceso a los documentos y establecer permisos de usuario. En adición, se debe adaptar o integrar con otras aplicaciones de la empresa, como el correo electrónico o el sistema ERP. Una interfaz intuitiva y fácil de usar facilitara el uso para que todos los empleados puedan utilizarlo sin problemas. La capacitación y soporte técnico ayudara a los usuarios a utilizar la herramienta de manera rápida y segura.

El sistema o software de archivo electrónico debe tener la capacidad de almacenar una pequeña, mediana o gran cantidad de documentos que maneja la empresa. Su gestor documental debe ser capaz de procesar grandes volúmenes de documentos sin afectar el rendimiento del sistema. La protección de los datos confidenciales mediante el uso de medidas de seguridad como el control de acceso, la encriptación y las copias de seguridad son parte fundamental del manejo de los registros digitales. Por último, el gestor documental debe ayudar a la empresa a cumplir con las normas y regulaciones aplicables al almacenaje de documentos en su jurisdicción. Es importante elegir un proveedor de gestores documentales con una buena reputación y experiencia en el mercado. El proveedor debe ofrecer un buen servicio de soporte técnico para ayudar a los usuarios a resolver cualquier problema que puedan tener con el gestor o software documental.

Es vital mantener la seguridad y cumplimiento durante el ciclo de vida de los documentos. Un buen manejo de los datos protege la información confidencial y cumple con las normas y regulaciones aplicables. Se reduce el riesgo de fugas de datos y se evita la posibilidad de sanciones.

El análisis de los datos dentro de un software de archivos puede ayudar a tomar decisiones más informadas y estratégicas. Se identifican tendencias y patrones que permiten mejorar los procesos y la eficiencia. Un buen manejo de los datos dentro del sistema permite ofrecer un mejor servicio al cliente. Se reduce el tiempo de espera y se mejora la calidad de la atención al cliente. La tecnología disponible ayuda al manejo eficiente de los datos ya sea en menor o mayor escala.

En resumen, el buen manejo de los registros de documentos en un software de archivos ofrece una serie de beneficios que pueden mejorar significativamente la eficiencia, la productividad, la seguridad y la sostenibilidad de las empresas y organizaciones.

En Access tenemos una amplia variedad de softwares o sistemas de archivos que se ajustan a las necesidades de nuestros clientes. Con vasta experiencia en la implementación, migración y conversión de documentos y data dentro de Estados Unidos y varios países de América Latina contamos con la infraestructura para manejar el ciclo completo de la gestión documental para una amplia gama de negocios ajustados a las reglamentaciones y cumplimiento de su industria.

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• Evaluación que se ajuste a sus necesidades: Analizamos tus necesidades y te ofrecemos una propuesta personalizada.
• Digitalización de documentos: Convertimos tus documentos físicos en archivos digitales de alta calidad.
• Software de gestión documental: Una vez convertidos los documentos de papel a digital ofrecemos una amplia gama de soluciones digitales e implementamos un sistema que permite organizar, buscar y compartir los archivos de forma segura y eficiente.
• Capacitación: Te capacitamos a ti y a tu equipo en el uso del sistema de gestión documental.
• Soporte técnico: Te brindamos asistencia técnica permanente para asegurar el correcto funcionamiento del sistema.

Para obtener más información sobre la transformación del manejo de registros corporativos por medio de un proveedor o socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa

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